Jak ustanowić prokurę

Ponieważ udzielenie prokury stanowi czynność z zakresu reprezentacji spółki, do której jest uprawniony każdy wspólnik, to ograniczenie o którym mowa w zdaniu wcześniejszym ma znaczenie jedynie w relacjach wewnętrznych spółki (tj. między jej wspólnikami). Udzielenie prokury przez wspólnika bez zgody pozostałych wspólników będzie skuteczne. Wspólnik ustanawiający prokurę bez zgody pozostałych wspólników może jednak ponosić odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną w ten sposób innym.

Czytaj także:

Udzielenie prokury ułatwia przedsiębiorcom życie

Prokura: kto ma szansę zostać prokurentem

Jak ewidencjonować wynagrodzenie prokurenta

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej, zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych, do ustanowienia prokury wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu. Również tutaj wymóg ten odnosi się jedynie do stosunków wewnętrznych w spółce. W sytuacji, gdy prokurent zostanie ustanowione zgodnie z zasadami reprezentacji spółki (np. przez dwóch członków zarządu), to mimo braku zgody pozostałych członków zarządu, prokura zostanie udzielona skutecznie. Inaczej mówiąc, podmioty trzecie będą mogły dokonać ważnej czynności prawnej ze spółką za pośrednictwem tak ustanowionego prokurenta (np. będą mogły zawrzeć ważną umowę).

W przypadku wszystkich spółek osobowych oraz kapitałowych, niedopuszczalne jest ustanowienie prokury w okresie likwidacji spółki.

Brak ustawowej regulacji

Przepisy nie regulują treści dokumentu udzielającego prokury, do tego stopnia, że brak jest wymogu, aby dokument ten zawierał słowo „prokura" lub słowo równoznaczne. Z tego względu, w interesie przedsiębiorcy jest, aby dokument prokury był sporządzony w sposób jednoznaczny i nie pozostawiający wątpliwości, że jego zamiarem było udzielenie prokury, a nie pełnomocnictwa ogólnego.

Dane dotyczące prokurentów oraz rodzaju prokury zamieszcza się w dziale 2 rejestru przedsiębiorców. Zobowiązanym do zgłoszenia prokury do rejestru przedsiębiorców albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest przedsiębiorca, nie prokurent.

Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że prokura jest ważna, mimo braku jej zgłoszenia do rejestru lub ewidencji. Wpis do rejestru albo ewidencji ma jednak istotne znaczenie z punktu widzenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego. Po pierwsze, łączy się z nim domniemanie ważności udzielenia prokury. Po drugie, prokurent uzyskuje możliwość skutecznego wylegitymowania się odpisem lub wyciągiem z rejestru/ewidencji. Dotyczy to zarówno udziału prokurenta w obrocie gospodarczym, jak i w postępowaniu sądowym. Odpis z rejestru/ewidencji zastępuje wymagane od pełnomocnika pełnomocnictwo. Tym samym, przedsiębiorca dbający o swoje interesy w sytuacji, gdy kontrahenta reprezentuje prokurent, powinien zawsze upewnić się, że dana osoba figuruje w rejestrze/ewidencji jako prokurent.

Czy zawsze sam

Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że prokurent musi być pełnoletni i nie może być ubezwłasnowolniony nawet częściowo.

Prokurentem może zostać również pracownik przedsiębiorcy. Odpowiedzialność prokurenta-pracownika nie jest ograniczona przepisami Kodeksu Pracy. Uważa się, że stosunek pracy i stosunek prokury są niezależne. W rezultacie, jeśli prokurent-pracownik wyrządzi szkodę mocodawcy, to odpowiada za nią bez ograniczeń. Pracownik, który zgodzi się zostać prokurentem wyłącza ograniczenie swojej odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie Pracy w zakresie czynności podejmowanych jako prokurent.

Zgodnie z uzasadnieniem do uchwały Sądu Najwyższego z 2006 i 2014 roku dopuszczalne jest łączenie funkcji członka zarządu spółki i jej prokurenta. Dopuszczalne jest również, aby funkcje prokurenta objął wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcjonariusz, o ile nie są oni członkami organów spółki (np. zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej). Niedopuszczalne jednak jest łącznie funkcji prokurenta z funkcją członka rady nadzorczej w spółce kapitałowej lub komisji rewizyjnej w spółce z ograniczona odpowiedzialnością.

Sąd Najwyższy, w jednym ze swoich wyroków, uznał, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będąca komplementariuszem w spółce komandytowej, może składać oświadczenia woli w imieniu spółki komandytowej przez prokurenta lub ustanowionego przez niego pełnomocnika.

Ustawodawca pozostawił przedsiębiorcy swobodę, co do tego, ilu prokurentów ustanowi oraz w jaki sposób ukształtuje relacje między nimi.

Przedsiębiorca może ustanowić kilku prokurentów, gdzie część z nich będzie mogła działać w imieniu przedsiębiorcy samodzielnie (prokura samoistna), a część tylko łącznie z innym prokurentem (prokura łączna).

Swoboda przedsiębiorcy w kształtowaniu relacji między prokurentami nie dotyczy zakresu czynności, jakie prokurenci mogą podejmować. Wydaje się to absolutnie uzasadnione, biorąc pod uwagę charakter prokury. Gdyby swoboda przedsiębiorcy szła aż tak daleko, to zmniejszałoby to pewność prokury w obrocie. Na przykład druga strona umowy musiałaby za każdym razem upewniać się, jaki jest zakres umocowania prokurenta. Ponieważ prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, to należy uznać, że ta zasada ogranicza swobodę, o której tutaj mowa.

Wyjątkiem od zakazu ograniczenia prokury ze skutkiem dla osób trzecich jest możliwość ustanowienia prokury łącznej. Ustawodawca zagwarantował pewność obrotu przy dopuszczeniu tego rodzaju prokury poprzez wymóg, że udzielenia prokury łącznej jednoznacznie wynikał z dokumentu umocowania. Jeśli dokument nie zawiera wzmianki o rodzaju prokury, to znaczy, że została udzielona prokura samoistna, a nie łączna.

Dodatkowo art. 39 pkt. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga wskazania rodzaju prokury (czyli czy jest to prokura łączna, czy samoistna). Jeśli ani z rejestru, ani z dokumentu umocowania nie wynika, że jest to prokura łączna, należy taką prokurę traktować jako samoistną. Oznacza to, że taki prokurent będzie mógł zawrzeć umowę jednoosobowo i umowa ta będzie wiązać przedsiębiorcę, w imieniu którego ten prokurent działa, a druga strona nie będzie mogła się powoływać na niewłaściwą reprezentację strony.

Wreszcie możliwość udzielenia prokury łącznej została ograniczona do czynności reprezentacji, czyli czynności „wychodzących" od przedsiębiorcy (np. do zawierania umów w jego imieniu, składania oświadczeń o odstąpieniu od umowy, wezwań do zapłaty itp.). Przy takich oświadczeniach konieczne jest działanie prokurenta łącznie z innym prokurentem lub członkiem zarządu. Oświadczenie woli przedsiębiorcy zostaje złożone dopiero, kiedy wszyscy prokurenci mający działać razem złożą przedmiotowe oświadczenie (np. podpiszą umowę). Dopiero oświadczenie ostatniego z nich pozwoli uznać, że przedsiębiorca złożył przedmiotowe oświadczenie.

Sytuacja wygląda inaczej przy oświadczeniach woli kierowanych do przedsiębiorcy, który ustanowił prokurę łączną. Ustawodawca zastrzegł, że nawet w przypadku prokury łącznej oświadczenia kierowane do przedsiębiorcy (na przykład wypowiedzenie zawartej z nim umowy) mogą zostać dokonane wobec jednego z prokurentów łącznych. Ta sama zasada odnosi się do doręczania przedsiębiorcy pism.

Od prokury łącznej należy odróżnić reprezentację mieszaną i prokurę łączną niewłaściwą.