Decyzja o przyznaniu dofinansowania jest zawsze poprzedzona oceną projektu zgłaszanego przez przedsiębiorcę. Na tę składa się zwykle weryfikacja kryteriów formalnych i merytorycznych. Te pierwsze muszą być spełnione, drugie zaś mogą mieć zarówno charakter obligatoryjny, jak i fakultatywny. Te ostatnie służą rozstrzygnięciu, które wnioski w szczególności zasługują na wsparcie, jeżeli do oceny trafiło ich dużo i wiadomo, że dla wszystkich chętnych pieniędzy na dotacje nie starczy. Dlatego wiele kryteriów fakultatywnych nie opiera się na ocenie zerojedynkowej (tak/nie), jak to jest przy kryteriach formalnych lub obligatoryjnych, ale zakłada pewien przedział punktowy (np. wniosek może otrzymać od 0 do 5 punktów w zależności od stopnia spełnienia danego kryterium). W ten sposób kryteria te pozwalają stworzyć listę rankingową projektów: od tych najwyżej ocenionych do tych, które punktów zdobyły nieco mniej.
W zależności od rodzaju programu (np. „Inteligentny rozwój", „Polska wschodnia", program regionalny województwa pomorskiego) i konkretnego działania (np. 3.2.1 „Badania na rynek" programu „IR", 1.4 „Internacjonalizacja MSP" programu „PW") wykaz kryteriów będzie nieco inny, tak aby pomóc w wyłonieniu tych projektów, które w największym stopniu przystają do jego celów i zakładanych rezultatów.
Liczne dążenia
Wynika z tego, że każdy projekt unijny nie tylko ma realizować własne cele, założenia, przyczyniać się do rozwoju konkretnej firmy, ale także wpisywać się w cele i założenia danego działania (z którego środków jest akurat finansowany, którego dotyczy konkurs, w którym staruje przedsiębiorca). W związku z tym nie powinno dziwić, że zawsze można się spotkać z kryterium o takiej lub podobnej treści: wskaźniki projektu są obiektywnie weryfikowalne i odzwierciedlają założone cele projektu. W praktyce przy ocenie tego kryterium pod uwagę brane są następujące elementy:
- cele projektu są wyrażone poprzez zadeklarowane i uzasadnione we wniosku wskaźniki (wskaźniki muszą odzwierciedlać specyfikę projektu i jego rezultaty – muszą być adekwatne do założeń projektu),
- poprawność konstrukcji wskaźników (czy są one tak skonstruowane , aby na podstawie danych można było obiektywnie określić ich poziom wyjściowy, a następnie poziom w trakcie realizacji projektu i poziom docelowy),