Jednym z obowiązków spoczywających na zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest prowadzenie księgi udziałów oraz sprawowanie kontroli nad aktualizacją, znajdujących się w niej danych. Obligatoryjną treść księgi zawiera art. 188 § 1 k.s.h. Jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie - osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów. Zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do tej księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter.
Czytaj też: Księga udziałów określa wspólników
W sytuacji, gdy zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu). W razie, gdyby nieprowadzenie owej księgi, wyrządziło udziałowcom szkodę, w/w osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych. Wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do tego, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu.
Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Prawo to należy do kategorii osobistych i przysługuje mu bezwzględnie. Nie może być więc ono ani ograniczone, ani wyłączone umową spółki. Zarząd nie ma jednak obowiązku (a wyłącznie uprawnienie) wydawać z tej księgi odpisów, zaświadczeń oraz wyciągów. Nie ma przeszkód, aby w kontrakcie podmiotu rozszerzyć katalog osób uprawnionych do jej przeglądania. Zakazane jest wystawianie dokumentów na okaziciela, jak również imiennych lub na zlecenie, a zatem o charakterze papierów wartościowych na udziały w spółce.
