Podejmowanie uchwał w spółce korespondencyjnie, ale w trybie tajnym

W związku z wejściem w życie uproszczeń prawnych dla przedsiębiorców w ramach tzw. Pakietu MŚP, od 1 marca b.r. nastąpiła zmiana art. 231 K.s.h. polegająca na usunięciu § 4 tego przepisu. Przewidywał on wyłączenie głosowania pisemnego (korespondencyjnego) w sprawach będących obligatoryjnym przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Celem omawianej nowelizacji było umożliwienie podejmowania tych uchwał poza zgromadzeniem. Jak czytamy w uzasadnieniu ustawy, dotychczasowa regulacja „stanowiła praktyczne utrudnienie dla przedsiębiorców, nieznajdujące żadnego praktycznego uzasadnienia".

Czytaj także: Prosta spółka akcyjna - czy startupy docenią nową spółkę

Do obligatoryjnych uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy m.in. udzielenie absolutorium z wykonywania obowiązków członkom organów spółki, należące do tzw. spraw osobowych. Głosowanie nad tymi ostatnimi, zgodnie z wymogiem art. 247 § 2 K.s.h. musi odbyć się w trybie tajnym (podobnie jak głosowanie np. nad powołaniem zarządu, które często odbywa się przy okazji zwyczajnego zgromadzenia wspólników). Dotychczas doktryna zasadniczo wykluczała przeprowadzenie głosowania tajnego w korespon- dencyjnym, jednakże komentowana zmiana prawna wyraźnie dopuszcza taką możliwość. Pokładając nadzieję, że problem został w ogóle dostrzeżony przez ustawodawcę, powstaje pytanie – jak właściwie przeprowadzić głosowanie tajne w trybie korespondencyjnym?

W umowie spółki

Odpowiedzi próżno szukać w przepisach prawa, dlatego przeprowadzenie takiego głosowania wymaga szczegółowej i przemyślanej regulacji w umowie spółki. W pierwszej kolejności wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę na głosowanie w trybie pisemnym (niewątpliwie bowiem drugi ustawowy tryb podejmowania uchwał bez zgromadzenia wspólników tj. przez bezpośrednie wyrażenie zgody na dane postanowienie, nie jest w stanie zapewnić wymogu jego tajności). Następnie należy wyznaczyć osobę lub zespół osób (komisję skrutacyjną) do przeprowadzenia głosowania. Umowa spółki może powierzyć takie kompetencje np. zarządowi lub radzie nadzorczej, co jest rozwiązaniem lepszym niż wyznaczenie do tego celu jednego ze wspólników, jako bardziej zainteresowanego sposobem głosowania przez innych.

Część przedstawicieli doktryny, reprezentująca bardziej liberalne podejście do wymogu tajności uważa, że musi ona występować tylko w momencie oddawania głosu. Uważają oni, że nie narusza jej możliwość dowiedzenia się o sposobie głosowania post factum albo domyślenia się na podstawie struktury kapitałowej. Jednakże, ze względu na sensytywność uchwał dotyczących kwestii osobowych, dla zachowania wysokich standardów ostrożności, regulacja procedury głosowania powinna zasadniczo imitować wrzucenie poszczególnych głosów do urny.

Podmiot wyznaczony do organizacji głosowania powinien przesłać wspólnikom anonimowe karty do głosowania w ilości odpowiadającej przysługującemu pakietowi udziałów, lecz z "rozdrobnieniem" kart na jednostkowe głosy (lub ich wielokrotności przy znacznej ilości udziałów w spółce) dla uniknięcia identyfikacji głosującego po przysługującej mu ilości. W wyznaczonym terminie, wspólnicy powinni odesłać je uzupełnione w kopertach niezawierających danych identyfikacyjnych nadawcy. Następnie organizator głosowania powinien, najlepiej komisyjnie, wymieszać kary głosowania i zliczyć jego wyniki.

Jakie wady

Powyższa procedura, o ile możliwa do wykonania, posiada swoje wady. Przede wszystkim, umożliwienie wspólnikom anonimowego oddawania głosów z rozbiciem pakietu udziałów rodzi istotne ryzyko tzw. split voting'u (tj. niejednolitego głosowania przez wspólnika z poszczególnych przysługujących mu udziałów, np. częściowo „za", a częściowo „przeciw" danej uchwale), którego dopuszczalność w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest osią sporu w doktrynie prawa.

Ponadto, dla potrzeb ewentualnego zaskarżenia zapadłej uchwały, wspólnik powinien dysponować potwierdzeniem oddania głosu. Przesłanie kart głosowania listem zwykłym, bez wskazania nadawcy, nie dostarcza mu dowodu wzięcia udziału w głosowaniu. Przesłanie zaś kart listem poleconym ujawnia nadawcę i rzutuje na zachowanie wymogu tajności. Można oczywiście wprowadzić dalsze wymogi formalne głosowania tajnego np. powołana komisja może przypisać wspólnikom numery lub symbole pozwalające na późniejsze potwierdzenie oddania głosu (poprzez analogię do anonimowego składania ofert w przetargach publicznych). Powstaje jednak pytanie, czy warto tworzyć tak skomplikowaną i czasochłonną procedurę, skoro wspólnik niemogący wziąć udziału w zgromadzeniu wspólników może po prostu wyznaczyć pełnomocnika do głosowania.

Zdaniem autora

Bartosz Juszczak, adwokat Kancelarii Baker McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy

Podsumowując, zachowanie wymogu tajności głosowania w trybie pisemnym wydaje się możliwe, ale zawiłość procedury czyni je mało atrakcyjną alternatywą dla uczestnictwa w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika. Dotychczasowy brak popularności tej metody głosowania może również wynikać z faktu, że część spółek nie zdążyła jeszcze wprowadzić odpowiednich procedur głosowania do swoich umów (których zmiany są skuteczne dopiero od wpisu w KRS). Na koniec warto poczynić zastrzeżenie, że część komentatorów nadal uważa zachowanie wymogu tajności przy głosowaniu w trybie korespondencyjnym za niemożliwe, a zmianę art. 231 K.s.h. za nieprzemyślaną i niespójną z powszechnie obowiązująca regulacją prawną.