Zakończenie roku obrotowego - absolutorium dla zarządu spółki

Jakkolwiek w przepisach Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) brak jest definicji legalnej absolutorium, to jednak przyjmuje się, że stanowi ono wyraz akceptacji wspólników/akcjonariuszy dla działalności członka zarządu w ostatnim roku obrotowym. Absolutorium (o ile zostanie udzielone) stanowi wyraz pozytywnej oceny wykonania przez członka zarządu obowiązków w roku obrotowym, którego dotyczy zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie.

Czytaj także: Udzielenie absolutorium członkom organów spółki

Istota absolutorium

Absolutorium ma bardzo istotne znaczenie dla członka zarządu. Brak jego udzielenia może prowadzić do odwołania członka zarządu. Należy jednak podkreślić, że nieudzielenie absolutorium nie prowadzi automatycznie do odwołania piastuna. Konieczna jest w tym zakresie odrębna uchwała albo akt wspólnika/akcjonariusza mającego uprawnienie osobiste. Nieudzielenie absolutorium może także powodować odpowiedzialność odszkodowawczą członka zarządu. Brak pokwitowania oznacza ponadto straty reputacyjne dla członka zarządu, a zwykle również dla spółki zarządzanej przez menedżera, któremu wspólnicy/akcjonariusze odmówili udzielenia absolutorium. Z kolei udzielenie absolutorium tworzy domniemanie faktyczne, że członek zarządu w ostatnim roku obrotowym wykonywał swoje obowiązki należycie.

Obowiązkowy punkt porządku obrad

Absolutorium stanowi obligatoryjny punkt porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia. Stosownie do art. 231 § 2 pkt 3 k.s.h., przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Analogiczną regulację w odniesieniu do spółki akcyjnej zawiera art. 395 § 2 pkt 3 k.s.h. Zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h. oraz art. 395 § 1 k.s.h.).

Komu należy udzielić absolutorium

Zgodnie z art. 231 § 3 k.s.h. uchwałę w sprawie absolutorium należy głosować w odniesieniu do wszystkich osób, które pełniły funkcje członków zarządu spółki w ostatnim roku obrotowym. Analogiczna regulacja przewidziana została dla spółki akcyjnej (art. 395 § 3 k.s.h.). Oznacza to, że w porządku obrad powinny być umieszczone uchwały w sprawie udzielenia absolutorium poszczególnym członkom zarządu, którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym, tj. w tym roku obrotowym, którego dotyczy zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie. Uchwały te powinny zostać poddane pod głosowanie. Wynik uchwał w przedmiocie udzielenia absolutorium może być różny dla poszczególnych członków zarządu. Pamiętać również należy, że uchwała w sprawie udzielania absolutorium powinna być podejmowana w głosowaniu tajnym – jest to bowiem sprawa osobowa w rozumieniu art. 247 § 2 k.s.h. oraz art. 420 § 2 k.s.h.

Uchwała w sprawie udzielenia absolutorium powinna mieć charakter indywidualny, a zatem powinna odnosić się do poszczególnych osób pełniących funkcje w zarządzie w poprzednim roku obrotowym.

Który zarząd spółki podlega ocenie

Pojawia się pytanie, czy konieczne jest udzielenie absolutorium osobom pełniącym funkcję członków zarządu w dniu, w którym odbywa się zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie

Rozstrzygnięcie tej kwestii jest uzależnione od kilku okoliczności, a mianowicie:

- czy spółka jest w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,

- czy spółka jest spółką jednoosobową,

- kiedy nastąpiło powołanie danej osoby do zarządu.

Zawieszenie działalności

Oceniając, czy w odniesieniu do obecnego członka zarządu konieczne jest głosowanie uchwały w sprawie absolutorium należy wziąć pod uwagę fakt zawieszenia działalności gospodarczej przez spółkę.

Na podstawie art. 22 Prawa przedsiębiorców zarówno spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółka akcyjna może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy (art. 23 ust. 2 Prawa przedsiębiorców).

Spółka musi rzecz jasna spełniać warunki uprawniające do zawieszenia działalności gospodarczej, w tym przede wszystkim nie zatrudniać pracowników (art. 22 ust. 1 Prawa przedsiębiorców). Ponadto, zawieszenie działalności gospodarczej przez spółkę podlega zgłoszeniu do KRS (art. 24 ust. 3 Prawa przedsiębiorców).

Jako że w okresie zawieszenia działalności gospodarczej spółka co do zasady nie prowadzi żadnej działalności (z tym zastrzeżeniem, że dozwolone są czynności wskazane w art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców), ustawodawca przewidział możliwość nieodbywania zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia pod warunkiem spełnienia warunków wynikających z art. 231 § 6 k.s.h. (art. 395 § 6 k.s.h.).

Jeśli zatem spełnione są łącznie następujące przesłanki:

- działalność spółki była zawieszona w całym roku obrotowym, którego ma dotyczyć zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie oraz

- nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego, którego ma dotyczyć zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie

zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie może podjąć uchwałę wyrażającą zgodę na nieodbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia.

Uchwała taka powinna być podjęta przed nadejściem ustawowego terminu odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia.

Jeśli zatem zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie w ogóle się nie odbędzie z uwagi na spełnienie przesłanek z art. 231 § 6 k.s.h. (art. 395 § 6 k.s.h.), wówczas nie będzie głosowana uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkowi zarządu. Uchwała taka – jak wynika z art. 231 § 6 k.s.h. (art. 395 § 6 k.s.h.) – powinna zostać poddana pod głosowanie na kolejnym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/zwyczajnym walnym zgromadzeniu.

Jeden, czy wielu wspólników

Oceniając, czy konieczne jest udzielenie absolutorium osobie pełniącej funkcję w dniu odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia, należy również wziąć pod uwagę, czy spółka ma charakter jednoosobowy.

Zgodnie z art. 4 § 1 pkt 3 k.s.h. przez spółkę jednoosobową należy rozumieć spółkę kapitałową, w której wszystkie udziały/akcje należą do jednego wspólnika/akcjonariusza.

W kwestii absolutorium w spółce jednoosobowej istotny jest przepis art. 244 k.s.h. (w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz przepis art. 413 § 1 k.s.h. (odnośnie do spółki akcyjnej). Powyższe przepisy przewidują zakaz wykonywania prawa głosu przez wspólnika/akcjonariusza przy powzięciu uchwał dotyczących odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między wspólnikiem/akcjonariuszem a spółką.

Jeśli zatem spółka kapitałowa jest spółką jednoosobową, a dodatkowo jedyny wspólnik/akcjonariusz jest zarazem jedynym członkiem zarządu, wówczas uchwała w sprawie udzielenia absolutorium nie zostanie podjęta. Uchwały tej po prostu nie sposób podjąć, skoro jedyny wspólnik/akcjonariusz jest wyłączony od głosowania. Taką uchwałę należy zamieścić w porządku obrad i poddać pod głosowanie, jednakże w sposób wyraźny w protokole ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia powinno zostać zaznaczone, że uchwała w sprawie absolutorium nie została podjęta z powołaniem się na art. 244 k.s.h. (art. 413 § 1 k.s.h.).

W przypadku natomiast gdyby w zarządzie spółki jednoosobowej (w rozumieniu art. 4 § 1 pkt 3 k.s.h.) były wyłącznie, albo dodatkowo – poza wspólnikiem/akcjonariuszem – osoby trzecie, wówczas w stosunku do tych członków zarządu uchwała w sprawie udzielenia absolutorium będzie głosowana na ogólnych zasadach, a jedyny wspólnik/akcjonariusz będzie mógł wykonać prawa głosu z udziałów/akcji. Na marginesie jedynie wypada zaznaczyć, że w spółce jednoosobowej uchwała w sprawie udzielenia absolutorium nie będzie podejmowana w głosowaniu tajnym. Wyłączenie tajności głosowania w przypadku spółki akcyjnej wynika wprost z art. 420 § 4 k.s.h. Z kolei w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, podstawą jest przepis art. 156 zd. 2 k.s.h., który nakazuje jedynie odpowiednie stosowanie przepisów o zgromadzeniu wspólników do spółki jednoosobowej.

Kiedy nastąpiło powołanie do zarządu

Okolicznością, jaką należy badać w celu odpowiedzi na pytanie, czy osobie pełniącej funkcję w zarządzie w dniu podejmowania uchwały w sprawie udzielenia absolutorium należy udzielić pokwitowania jest ustalenie, kiedy nastąpiło powołanie tej osoby do zarządu. Istotne jest ustalenie, czy obecny członek zarządu został powołany jeszcze w poprzednim roku obrotowym, czy w roku obrotowym, w którym odbywa się zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie ma dotyczyć spraw, które miały miejsce w poprzednim – już zakończonym – roku obrotowym. Wszak ma się ono odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, a przedmiotem obrad ma być, m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Również absolutorium odnosić należy do poprzedniego roku obrotowego, a tym samym do osób pełniących funkcję w zarządzie w poprzednim roku obrotowym.

Przykład 1.

Członek zarządu został powołany w okresie między 1 stycznia 2019 r. a dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia.

Komentarz autorki

Taka osoba pełni funkcję w zarządzie w dniu, w którym odbywa się zwyczajne zgromadzenie wspólników/zwyczajne walne zgromadzenie, jednakże na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/zwyczajnym walnym zgromadzeniu w 2019 r. nie będzie głosowana uchwała w sprawie udzielenia takiemu członkowi zarządu absolutorium. Osoba ta nie miała bowiem statusu członka zarządu w poprzednim roku obrotowym, którego dotyczą uchwały podejmowane obligatoryjnie na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/zwyczajnym walnym zgromadzeniu.

Przykład 2.

Członek zarządu został powołany w dniu odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego wlanego zgromadzenia za rok obrotowy 2017, albo po zakończeniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia, ale przed końcem roku obrotowego 2018. W dniu odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/zwyczajnego walnego zgromadzenia w 2019 r. osoba ta nadal pełni funkcję. Zakładamy przy tym, że rok obrotowy spółki jest rokiem kalendarzowym.