Firma musi sprawdzić kontrahenta z zagranicy

Nowe zasady rozliczania transakcji z zagranicznymi kontrahentami budzą wiele wątpliwości przedsiębiorców. Minister finansów najpierw odroczył o pół roku obowiązywanie niektórych przepisów, teraz wydał projekt objaśnień, w których tłumaczy, jak je stosować. Przedsiębiorcy na razie mogą być pewni tylko jednego: łatwo nie będzie.

Czytaj także: PIT i CIT: więcej biurokracji przy rozliczeniach wypłat dla kontrahentów z zagranicy

Chodzi o tzw. podatek u źródła, czyli daninę pobieraną przez płatnika (polskiego przedsiębiorcę) z wynagrodzenia wypłacanego za granicę (zarówno firmie, jak i osobie fizycznej). Trzeba go potrącić m.in. przy zapłacie za usługi doradcze, księgowe, prawne, reklamowe, zarządzania, a także wypłacając odsetki, należności z praw autorskich oraz znaków towarowych. Wynosi 20 proc. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (lub unijne dyrektywy) pozwalają jednak często zastosować niższą stawkę albo w ogóle nie pobierać daniny.

Uszczelnianie przepisów

Firmy z tych możliwości przez wiele lat korzystały. Ministerstwo Finansów postanowiło jednak, tłumacząc się uszczelnianiem przepisów, zmienić zasady rozliczenia. Z przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. (których stosowanie odroczono jednak do 1 lipca) wynika, że jeśli wszystkie płatności na rzecz jednego kontrahenta przekroczą 2 mln zł rocznie, płatnik musi potrącić podatek od nadwyżki. Niezależnie od tego, co mówi umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Potem kontrahent może wystąpić o zwrot daniny. Ma do tego prawo także płatnik, jeśli to on poniósł ciężar ekonomiczny daniny, czyli wpłacił ją z własnych środków, zamiast potrącać z wynagrodzenia odbiorcy. Fiskus będzie miał pół roku na zwrot (wolno mu jednak ten termin wydłużyć).

Czy można uniknąć obowiązku poboru podatku? Tak, ale trzeba złożyć fiskusowi specjalne oświadczenie. Płatnik musi potwierdzić w nim, że posiada dokumenty umożliwiające zastosowanie zwolnienia (przede wszystkim certyfikat rezydencji kontrahenta) oraz że nic nie wie o okolicznościach wykluczających ulgę. Zdaniem Ministerstwa Finansów taką okolicznością może być np. to, że odbiorca należności ma w danym państwie jedynie adres, a jest zarządzany z terytorium innego kraju lub z nieznanej lokalizacji.

Oświadczenie należy złożyć w urzędzie skarbowym najpóźniej w dniu dokonania płatności dla zagranicznego kontrahenta. Jeśli poda się w nim nieprawdziwe informacje, osoby zarządzające firmą muszą się liczyć z odpowiedzialnością karną skarbową. Jak podkreśla resort finansów, składając takie oświadczenie, dają rękojmię prawidłowości rozliczenia.

Co z mniejszymi kwotami? Nie ma obowiązku automatycznego poboru podatku. Ale firmom też przybyło obowiązków. Od 1 stycznia regulacje mówią bowiem, że przy weryfikacji warunków zastosowania obniżonej stawki podatku albo zwolnienia płatnik jest zobowiązany do dochowania należytej staranności (te przepisy nie zostały odroczone). Przy ocenie, czy dopełnił tego warunku, uwzględnia się charakter oraz skalę jego działalności.

Co to oznacza? Na przykład konieczność weryfikacji otrzymanych dokumentów pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym. A także sprawdzenia, gdzie odbiorca należności faktycznie prowadzi działalność i skąd jest zarządzany.

Uwaga na wirtualne adresy

Ministerstwo podpowiada, że źródłem takich informacji mogą być m.in. prasa branżowa, publikacje o lokowaniu przez daną grupę kapitałową spółek zależnych w państwach o korzystnym reżimie prawnym, publiczne rejestry czy bazy danych. Na przykład czujność przedsiębiorcy powinno wzbudzić to, że odbiorca posługuje się jedynie adresem skrytki pocztowej lub ma siedzibę w tzw. wirtualnym biurze.

Skarbówka nie ukrywa też, że może skontrolować, czy dokładnie sprawdziliśmy swojego kontrahenta. Co, jeśli uzna, że firma nie dochowała należytej staranności? Wyda decyzję o odpowiedzialności płatnika za niepobrany podatek.

Objaśnienia mają chronić podatników, zainteresowani mogą zgłaszać do 30 czerwca uwagi do ich projektu.