fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Jak uniknąć korekty za błędy przy zamówieniach

Fotolia.com
Szukając dostawców towarów lub usług albo wykonawców robót budowlanych firmy muszą przestrzegać reguł konkurencyjności.

Instytucje odpowiedzialne za podpisywanie z przedsiębiorcami umów z zakresu unijnego dofinansowania, nie tylko muszą dbać o wybór jak najlepszych projektów, ale także o ich późniejsze prawidłowe wykonanie. Jednym z elementów tej oceny, jest weryfikacja tego, czy przedsiębiorca, zamawiając towary lub usługi albo wyłaniając firmę budowlaną zachował reguły przejrzystości i uczciwości wyboru.

Brak dowolności

O ile bowiem prywatny przedsiębiorca może dowolnie wybierać wykonawców usług i dostawców towarów, to ta dowolność kończy się, jeżeli korzysta on z pieniędzy publicznych. A do takich zalicza się przecież fundusze europejskie. Nie ma przy tym znaczenia, czy dofinansowanie stanowi 100 proc. kosztów całego projektu, czy ledwie 10 proc. jego wartości. Tam, gdzie w grę wchodzą pieniądze polskiego i europejskiego podatnika, zachowane muszą być tryby rozpoznania rynku lub konkurencji.

Przestrzeganie tych reguł jest bardzo ważne. Jeżeli bowiem w wyniku kontroli instytucja odpowiedzialna za rozliczanie unijnych dotacji dopatrzy się nieprawidłowości, firmie grozi zabranie części dofinansowania, a przy kilku błędach lub rażących naruszeniach nawet jej całkowita utrata. Przy tym, o tym jaka powinna być wysokość potrącenia decydują przepisy. A chodzi o rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień oraz rozporządzenie zmieniające część jego przepisów, czyli rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 lutego 2017 r. (rozporządzenia zostały opublikowane odpowiednio w Dzienniku Ustaw z 2016r, poz. 200 oraz z 2017r., poz. 615).

Plan działania

Aby uniknąć kary, co może narazić firmę na straty finansowe, a nawet ryzyko utraty płynności, w skrajnym przypadku upadłość, warto skrupulatnie przygotować się do trybu zebrania i porównania ofert. I zapomnieć o praktyce polegającej na wyborze jednego, zaprzyjaźnionego wykonawcy (jeżeli do tej pory firma tak właśnie postępowała).

W celu ułożenia sobie wszystkiego w odpowiedniej kolejności i niepominięcia któregoś z istotnych elementów, cały tryb można podzielić na następujące etapy:

- szacowanie wartości zamówienia,

- upublicznienie zapytania ofertowego dla podmiotu niepodlegającego zapisom ustawy prawo zamówień publicznych,

- opracowanie zakresu zapytania ofertowego (powyżej 50 tys. zł.),

- ocenienie ryzyka konfliktu interesów,

- przygotowanie dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia,

- upublicznienie informacji o udzielonym zamówieniu (zgodnie z zasadą konkurencyjności).

Przeanalizowanie powyższych punktów pozwoli prawidłowo przeprowadzić procedurę poszukiwania i wyłonienia potencjalnych dostawców towarów lub usług albo też pozwoli wybrać wykonawcę robót budowlanych (gdy częścią projektu jest np. rozbudowa firmy).

Strona internetowa

Sposób właściwego szacowania wielkości zamówienia opisują wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków na potrzeby funduszy unijnych. W szczególności zabraniają one zaniżania wartości szacunkowej zamówienia lub dokonywania jego nieuzasadnionego podziału skutkującego takim zaniżeniem. Przy tym, ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

- usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

- możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,

- możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez VAT.

Oszacowanie wartości zamówienia jest o tyle istotne, że znacząco wpływa na sposób ogłaszania zamówienia. Jeżeli wartość ta nie przekracza 50 tys. zł., to generalnie wystarczy, gdy przedsiębiorca opublikuje na własnej stronie internetowej, iż poszukuje dostawców określonego towaru lub technologii (oczywiście bez podawania nazw, marek i innych elementów, które wyraźnie wskazywałyby tylko na jednego, konkretnego dostawcę). Jeżeli firma nie ma własnej strony internetowej, powinna wykorzystać ogólnodostępny portal, na którym można umieszczać takie ogłoszenia. Taki tryb nazywany jest trybem rozpoznania rynku i jest on najmniej sformalizowany.

Jeżeli wartość zamówienia przekracza wartość 50 tys. zł., to przedsiębiorca musi opublikować zapytanie ofertowe na swojej stronie (lub na innym portalu) oraz dodatkowo wysłać co najmniej trzy zapytania ofertowe do potencjalnych dostawców, usługodawców lub wykonawców robót budowlanych. W tym wypadku firma musi więc wykazać się większą aktywnością i udowodnić, że poszukiwała potencjalnych oferentów.

Zgodnie z wytycznymi, zamawiający przedsiębiorca powinien dać potencjalnym oferentom co najmniej 7 dni na złożenie oferty, jeżeli sprawa dotyczy wykonania usługi lub dostarczenia jakichś materiałów (towarów). Jeżeli natomiast zamówienie dotyczy robót budowlanych to termin ten powinien wynieść co najmniej 14 dni. Wreszcie wydłuża się on do dni 30, jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość 209 tys. euro.

Na koniec warto dodać, że w przypadku publikowania ogłoszeń o zamówieniach, firmy mogą być zobligowane do umieszczania ich na stronie https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Obowiązek ten powstaje najpóźniej w chwili podpisania umowy o dofinansowanie (wydania decyzji o przyznaniu grantu). Jeżeli po tej dacie przedsiębiorca szuka dostawców (usługodawców), to powinien skorzystać z tego portalu.

Zapytanie ofertowe

Przygotowując zapytanie ofertowe, także warto korzystać ze wzorców i podpowiedzi instytucji oceniających wdrażanie funduszy unijnych. Przykładowo, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości przedstawia minimalny zakres treści zapytania ofertowego:

- opis przedmiotu zamówienia nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji),

- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,

- kryteria oceny oferty,

- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,

- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,

- termin składania ofert (z zachowaniem minimalnych wymogów w tym zakresie),

- termin realizacji umowy,

- informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, o którym mowa w pkt 2 lit. a (wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków),

- określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,

- informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje,

- informację o planowanych zamówieniach, o których mowa w pkt 8 lit. h podrozdziału 6.5 (wspomnianych wytycznych), ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień.

Pozostałe wytyczne, dotyczące kolejnych kroków także można znaleźć na stronie Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości (https://www.scp-slask.pl). Podobne instrukcje publikują także inne instytucje wdrażające.

masz pytanie, wyślij e-mail do autora: m.koltuniak@rp.pl

Konflikt interesów

W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Dodatkowo wskazać należy, że osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem (firmą korzystającą z funduszy) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu przedsiębiorcy czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

- posiadaniu co najmniej 10 proc. udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez instytucję zarządzająca (np. urząd marszałkowski) w wytycznych programowych,

- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA