Konstytucja biznesu - zmiany w zawieszaniu działalności

Zawieszenie działalności jest formą oddechu dla przedsiębiorców, którzy na co dzień mierzą się z wyzwaniami rynku. Decydują się na nią biznesmeni funkcjonujący w branżach sezonowych lub ci, którzy chwilowo zmagają się z brakiem popytu na swoje usługi, a mimo to liczą na poprawę płynności finansowej i odwrócenie trendu w przyszłości, dlatego nie chcą likwidować działalności. Przeszkody w wykonywaniu działalności, nie zawsze wynikają jednak z uwarunkowań otoczenia biznesowego przedsiębiorcy. Powody zawieszenia mogą dotyczyć również bezpośrednio osoby przedsiębiorcy i jego najbliższych. Zawieszenie może okazać się konieczne w przypadku choroby czy potrzeby sprawowania opieki nad członkiem rodziny, a w chwilach zwątpienia daje szansę na podjęcie zatrudnienia lub zaangażowanie w działalność prowadzoną w innej formie prawnej.

Szansa dla nowej grupy podmiotów

Dotychczasowe przepisy pozwalały na zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jedynie przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Nowa ustawa – Prawo przedsiębiorców poszerzyła krąg adresatów przepisu o przedsiębiorców zatrudniających co prawda pracowników, ale wyłącznie takich, którzy przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim niełączonym z wykonywaniem pracy. W ten sposób przedsiębiorca, którego pracownik zajmuje się opieką nad dzieckiem, może zawiesić wykonywanie działalności aż do czasu jego powrotu do zakładu pracy. W przypadku, gdyby pracownik chciał powrócić wcześniej do swoich obowiązków, a przedsiębiorca nie zamierzał w tym czasie wznawiać działalności gospodarczej, może liczyć na otrzymywanie wynagrodzenia jak za przestój do zakończenia okresu zawieszenia. Wysokość tego wynagrodzenia określa kodeks pracy. Jest ono równe wynagrodzeniu pracownika wyrażonego w stawce miesięcznej lub godzinowej, które jest dla niego przychodem ze stosunku pracy. Osoba zawieszająca działalność gospodarczą jest zobowiązania również do naliczenia i pobrania składek społecznych i zdrowotnej, a także zaliczki na podatek od wynagrodzenia za czas przestoju.

Przykład

Dorota prowadzi działalność gospodarczą w postaci szwalni wpisaną do CEIDG. Zatrudnia w tym celu dwie krawcowe, które są obecnie w ciąży. Jedna z nich planuje powrócić do pracy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a druga po urlopie wychowawczym. Dorota chce zawiesić działalność na czas nieobecności pracownic i wznowić ją jak najszybciej, jeśli znajdzie popyt na usługi swojego przedsiębiorstwa. Co powinna zrobić Dorota? Dorota powinna zawiesić działalność na czas nieokreślony, składając wniosek na formularzu CEIDG-1 w urzędzie gminy, elektronicznie albo przesyłką poleconą i w zależności od ilości zleceń:

wariant 1 – wznowić działalność po powrocie do pracy pracownicy z urlopu macierzyńskiego;

wariant 2 – wypłacać wynagrodzenie jak za postój pracownicy, która zakończyła urlop macierzyński i wznowić działalność po powrocie pracownicy z urlopu wychowawczego. Dodatkowo Dorota będzie musiała sporządzić deklarację rozliczeniową ZUS DRA wraz z raportem imiennym ZUS RCA, na której wykaże pracownicę powracającą z urlopu macierzyńskiego z kodem, z jakim została zgłoszona do ubezpieczeń w ZUS. Dorota musi pamiętać również o obliczeniu i zapłacie zaliczki na podatek dochodowy za swoją podwładną do urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca decydujący się na zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, składa wniosek o wpis na formularzu CEIDG-1 [punkt 1.3]. Przedsiębiorca będący wspólnikiem spółki cywilnej dołącza dodatkowo formularz CEIDG-SC. Musi jednak pamiętać, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników spółki cywilnej.

Natomiast w przypadku spółek kapitałowych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego konieczne jest wypełnienie formularza KRS-Z62.

Prawa i obowiązki

Ustawodawca pozostawił bez zmian zakres praw i obowiązków przedsiębiorcy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą, nie może prowadzić działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. Może jednak w tym okresie:

1) wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;

2) przyjmować należności, powstałe przed datą zawieszenia;

3) zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;

4) osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca, którego działalność została zawieszona, jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia i wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa. Dodatkowo ma prawo albo obowiązek uczestniczenia w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z wcześniej wykonywaną działalnością gospodarczą. Co istotne i zaskakujące dla niektórych, przedsiębiorca powinien pamiętać, że zawieszenie działalności gospodarczej nie stoi na przeszkodzie przeprowadzenia u niego przez uprawnione organy kontroli zgodnie z zasadami przeznaczonymi dla „aktywnych" przedsiębiorców.

Dobrowolne ubezpieczenia

Przedsiębiorca, który zawiesi działalność gospodarczą, jest zwolniony z opłacania składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne za ten okres. W związku z tym nie ma on obowiązku składania deklaracji rozliczeniowych w ZUS. Natomiast jeśli zawieszenie działalności firmy następuje np. w połowie miesiąca, przedsiębiorca jest zobowiązany do proporcjonalnego obliczenia i opłacenia składek społecznych. Wyjątek stanowi składka zdrowotna, która musi zostać opłacona w pełnej wysokości.

Przykład

Dorota prowadzi swoją działalność gospodarczą od 2012 r. i zawiesiła ją 14 maja 2018 r. Jak powinna obliczyć należne składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za maj 2018 r.? Dorota nie opłaca dobrowolnej składki chorobowej.

W związku z tym, że Dorota prowadzi swoją działalność gospodarczą od 2012 r., nie może skorzystać z tzw. składek preferencyjnych dla nowych przedsiębiorców. Podstawą do obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy będzie kwota 2665,80 zł. Natomiast podstawą do obliczenia składki zdrowotnej będzie kwota 3554,93 zł. Pomniejszeniu podlegać będą składki: emerytalna (19,52 proc.), rentowa (8 proc.), wypadkowa (1,67 proc.) oraz Fundusz Pracy (2,45 proc.). Proporcjonalnie wyliczenia wysokości składek społecznych za okres do 1 do 14 maja:

- składka emerytalna – (520,36 zł / 31 dni) x14 dni =235 zł

- składka rentowa – (213,26 zł / 31 dni ) x 14 dni = 96,31zł

- składka wypadkowa – (44,52 zł / 31 dni) x 14 dni = 20,11 zł

- Fundusz Pracy – (65,31 zł / 31 dni) x 14 dni = 29,49 zł

W związku z tym, że Dorota zawiesiła swoją firmę w trakcie miesiąca, składka zdrowotna nie podlega pomniejszeniu. Jej kwota wyniesie 319,94 zł.

Osoba zawieszająca działalność gospodarczą ma jednak możliwość przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia społecznego i niezależnego opłacania składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ustawodawca nie przewiduje możliwości opłacania składki chorobowej podczas przerwy w działalności firmy. W związku z tym przedsiębiorca w czasie przerwy w wykonywaniu działalności nie ma prawa do otrzymywania świadczeń chorobowych z ZUS.

Aby przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia społecznego należy zgłosić się do ubezpieczenia w ZUS z kodem 1910. Składki emerytalne i rentowe należy opłacać od pierwotnie zadeklarowanej podstawy, która w 2018 r., dla przedsiębiorców korzystających z preferencyjnych składek ZUS, wynosi 630 zł, a dla osób opłacających tzw. „duży ZUS" – 2665,80 zł.

Podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie podlega również obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Należy pamiętać, że ubezpieczenie zdrowotne wygasa dopiero po 30 dniach od dnia zawieszenia firmy. Wobec tego, jeśli przedsiębiorca zrobi sobie przerwę prowadzeniu działalności jedynie na 30 dni, ubezpieczenie zdrowotne zachowa ciągłość. Natomiast jeśli działalność będzie zawieszona dłużej niż 30 dni, należy rozważyć zapewnienie sobie ubezpieczenia zdrowotnego w inny sposób.

Zasadniczo przedsiębiorca ma trzy możliwości. Pierwsza z nich zakłada przystąpienie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny (np. współmałżonka). Przedsiębiorca zawieszający działalność może również zgłosić się do urzędu pracy i podlegać ubezpieczeniu zdrowotnemu jako osoba bezrobotna. Oba sposoby nie wiążą się z koniecznością opłacania dodatkowej składki zdrowotnej. Z kolei trzecia możliwość to przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego. Wiąże się to z koniecznością wizyty w regionalnym oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia i podpisania umowy o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Co z podatkiem

Podatnik zawieszający działalność gospodarczą nie ma obowiązku wpłacania comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy za ten okres. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych, jak również podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz kartą podatkową. Mimo braku konieczności opłacania zaliczek na PIT, podatnicy, którzy zawiesili swoją działalność gospodarczą, muszą pamiętać o dopilnowaniu kilku kwestii. Podatnicy opodatkowani według skali podatkowej lub podatkiem liniowym muszą zaprzestać amortyzować środki trwałe, które w okresie przerwy w działalności firmy nie są użytkowane. Z kolei przedsiębiorcy, którzy opodatkowani są ryczałtem, w dalszym ciągu są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów. Natomiast ci podatnicy, którzy jako formę opodatkowania wybrali kartę podatkową, muszą pamiętać o terminowym złożeniu deklaracji PIT-16A.

W okresie zawieszenia swojej działalności przedsiębiorcy nie mają również obowiązku składania deklaracji VAT-7 i VAT-7K. Obowiązek złożenia tych deklaracji powstaje w momencie, gdy podatnik w okresie zawieszenia przedsiębiorstwa uzyskuje przychody np. z tytułu sprzedaży środków trwałych. Ponadto, deklaracje VAT muszą składać m. in. ci podatnicy, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji nie dotyczy również sytuacji, w których podatnik jest zobowiązany do sporządzenia korekt podatku już naliczonego.

Jednak zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza, że podatnik nie może składać deklaracji podatkowej. W przypadku bowiem, gdy zamierza korzystać przez okres zawieszenia z prawa do odliczenia podatku naliczonego (w celu zachowania ciągłości działalności podatnik ponosi koszty związane z najmem, mediami, leasingiem itd.), zobowiązany będzie złożyć deklarację podatkową, aby ów podatek odliczyć. Dlatego odliczenie VAT naliczonego w trakcie zawieszenia działalności będzie przysługiwało przy założeniu, że w przyszłości podatnik zamierza tą działalność odwiesić. W przypadku zawieszenia kwotę odliczonego podatku wykazuje się jako kwotę do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, i tak do momentu odwieszenia działalności.

Wakacje bez limitu?

Nieaktualna już ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przewidywała ten sam okres trwania zawieszenia dla wszystkich przedsiębiorców, bez względu na ich formę prawną, w zakresie od 30 dni do 24 miesięcy. Przywilej dłuższego wyłączenia się z aktywności zarezerwowany był dla przedsiębiorców działających minimum sześć miesięcy, którzy mogli zawiesić biznes na okres do trzech lat w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego na okres sześciu lat. Na tej podstawie mogli korzystać z zawieszenia jednorazowo w całości lub w nie więcej niż czterech częściach.

Nowe regulacje niejednolicie normują okres zawieszenia, rozróżniając przedsiębiorców pod względem rejestru, do którego zostali wpisani. Dotychczasowy okres zawieszenia od 30 dni do 24 miesięcy został utrzymany w zakresie przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Rozpoczyna się on od dnia wskazanego we wniosku o zawieszenie (nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku) i trwa do dnia wskazanego we wniosku o wznowienie (nie wcześniej niż dzień złożenia wniosku).