fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Koronawirus: ochrona danych nie blokuje działań w związku z pandemią

AdobeStock
Aby przeciwdziałać rozprzestrzenianiu się koronawirusa, pracodawcy mają wiele uprawnień związanych z monitorowaniem zdrowia pracowników. Nie mogą jednak sami przeprowadzać im testów przesiewowych.

W związku z pandemią COVID-19 pracodawcy stanęli przed wyzwaniem związanym z zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom i innym osobom wykonującym pracę na terenie zakładu pracy. Od kilku miesięcy rozważane i wdrażane są różne rozwiązania, które mają ograniczyć ryzyko zakażenia w miejscu pracy. Wielokrotnie wiążą się one z koniecznością przetwarzania danych osobowych pracowników i innych osób. Pytanie, czy są one dopuszczalne w świetle przepisów RODO.

Działania, które najczęściej budzą wątpliwości, to odbieranie kwestionariuszy dotyczących stanu zdrowia, mierzenie temperatury ciała pracowników i innych osób wchodzących na teren zakładu pracy, udostępnianie termometrów bezdotykowych, aby pracownicy mogli samodzielnie zmierzyć sobie temperaturę. Coraz powszechniej rozważa się też wprowadzenie obowiązkowych testów przesiewowych na obecność koronawirusa dla ogółu pracowników.

Część tych działań pracodawcy będzie zgodna z prawem pod pewnymi warunkami. Niektóre jednak – zwłaszcza wykonywanie testów przesiewowych – wiążą się z bardzo dużym ryzkiem ich zakwestionowania.

Dane w kwestionariuszach...

Najpowszechniej stosowanym obecnie rozwiązaniem są kwestionariusze dotyczące oceny stanu zdrowia. Pracodawcy proszą o ich wypełnianie nie tylko gości pojawiających się na terenie zakładu pracy, ale również pracowników.

Stosowanie takich kwestionariuszy, mimo początkowych wątpliwości, nie powinno już budzić większych kontrowersji. Pracodawcy, w celu przeciwdziałania COVID-19, są uprawnieni do dopytywania tak o zaobserwowane objawy chorobowe, jak i miejsca podróży związanych z ryzykiem zakażenia, czy zadawania pytań dotyczących kontaktów z osobami zakażonymi. Te pytania mogą być nawet dość szczegółowe, tj. dotyczyć występowania lub nie poszczególnych objawów chorobowych, takich jak kaszel, gorączka, zmęczenie, duszności, bóle mięśni, itp.

Możliwość zadawania przez pracodawcę takich pytań wprost dopuściło Ministerstwo Rozwoju w wytycznych opublikowanych w kwietniu br. Resort opracował wzór takiego kwestionariusza. Zawierał on nawet tak szczegółowe pytania, jak te o występowanie poszczególnych objawów chorobowych. Co prawda na chwilę obecną te wytyczne zostały ściągnięte tak ze strony Ministerstwa, jak i GIS. Wydaje się jednak, że mimo wszystko wydane już rekomendacje, aby pracodawcy takimi kwestionariuszami się posługiwali, potwierdzają możliwość odbierania tych informacji od pracowników i gości.

Również Urząd Ochrony Danych Osobowych nie powinien kwestionować przetwarzania przez pracodawców takich danych w celu przeciwdziałania epidemii. W stanowisku opublikowanym na stronie UODO wskazano wprost, że przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą przeszkadzać w walce z koronawirusem (https://uodo.gov.pl/pl/138/1456).

... i ich wykorzystanie

Problematyczne bywa wskazanie podstawy prawnej przetwarzania takich danych. Najbardziej uzasadnione jest wskazanie, że w odniesieniu do danych:

- zwykłych jest to realizacja prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy i przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się COVID-19 (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

- dotyczących stanu zdrowia jest to zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy oraz podejmowanie działań niezbędnych ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi (art. 9 ust. 2 lit. b, art. 9 ust. 2 lit. i RODO).

Pracodawca w świetle treści art. 207 k.p. jest bowiem zobowiązany do tego, aby zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Odbierając od pracowników czy innych osób wchodzących na teren zakładu pracy oświadczenia zawarte w takich kwestionariuszach, należy pamiętać o spełnieniu obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 13 RODO. Treść klauzuli może być elementem samego kwestionariusza.

Pojawiają się pytania, jak często takie kwestionariusze powinny być wypełniane. Jeśli chodzi o osoby z zewnątrz, np. gości, oświadczenia na temat stanu zdrowia wynikające z kwestionariusza powinny być odbierane za każdym razem, kiedy taka osoba wchodzi na teren firmy. Może to być utrudnione w przypadku pracowników, zwłaszcza w większych zakładach. Ciężko bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której np. 500 osób codziennie wypełnia i oddaje taki kwestionariusz. W przypadku pracowników bardziej racjonalnym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie zasady, że takie dane będą odbierane np. od nowo zatrudnianych osób, pracowników powracających z dłuższej nieobecności w pracy czy po powrocie z przestoju.

Zasady dotyczące zbierania oświadczeń w takich kwestionariuszach oceny ryzyka epidemiologicznego warto opisać w instrukcji lub zarządzeniu, tak aby pracownicy i goście spółki mieli świadomość, w jaki sposób są one wykorzystywane.

Udostępnienie termometrów

Uzasadnione i zgodne z przepisami prawa jest również udostępnienie termometrów pracownikom, aby mogli sami, w razie potrzeby, dokonać pomiaru temperatury ciała. Powinny to być urządzenia bezdotykowe. Warto zobowiązać pracowników, aby w razie podwyższonej temperatury powiadomili o niej przełożonego. Taki pracownik powinien niezwłocznie opuścić teren zakładu pracy i skontaktować się z lekarzem. Należy go pouczyć, że w miarę możliwości nie powinien wracać do domu komunikacją zbiorową ani osobiście udawać się do lekarza, lecz w pierwszej kolejności skorzystać z teleporady lekarskiej. Jednocześnie warto uświadomić zatrudnionych, aby dokonywali samokontroli jeszcze przed wyjściem z domu do pracy. Pracowników należy pouczyć, że jeśli dostrzegą u siebie niepokojące objawy, powinni pozostać w domu, zgłosić ten fakt przełożonemu i skontaktować się z lekarzem (najlepiej w ramach teleporady).

Sposób postępowania w takich sytuacjach, obowiązki pracodawcy i pracownika, powinny zostać uregulowane w ogólnodostępnej instrukcji. Należy w niej też jasno określić zasady korzystania z termometrów, zwracając uwagę zwłaszcza na kwestie związane z higieną i dezynfekcją rąk w związku z korzystaniem z nich, jak i dezynfekowaniem samych urządzeń. Ogólnodostępne termometry nie powinny stanowić źródła potencjalnego zakażenia.

Pomiar temperatury

Wielu pracodawców wprowadziło albo rozważa wprowadzenie pomiaru temperatury ciała wszystkich osób wchodzących na teren zakładu pracy. Taki pomiar jest dokonywany przy użyciu termometrów bezdotykowych lub kamer termowizyjnych. Osoby, które odmówią poddania się badaniu lub okaże się, że mają podwyższoną temperaturę ciała, nie zostają wpuszczone na teren firmy.

Takie rozwiązanie również należy uznać za zgodne z prawem. Wdrożenie procedur związanych z pomiarem temperatury wszystkich osób wchodzących na teren zakładu pracy zostało także, podobnie jak stosowanie kwestionariuszy, zarekomendowane w wytycznych dla zakładów przemysłowych w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju. I znów – choć chwilowo nie są one dostępne i podlegają ponownemu opracowaniu – wydaje się, że nie powinno być wątpliwości, że potwierdzają możliwość dokonywania takich czynności przez pracodawcę.

Tym bardziej, że opublikowane 5 maja 2020 r. na stronie UODO (https://uodo.gov.pl/pl/138/1516) stanowisko się temu nie sprzeciwia. Wskazano w nim jednak, że takie działania pracodawca powinien dokonywać na podstawie odpowiednich środków prawnych wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego. Z tego względu właściwe byłoby, aby wytyczne dotyczące pomiaru temperatury ciała zostały ponownie opublikowane.

Podobnie jak w odniesieniu do informacji pozyskiwanych w drodze zbierania oświadczeń (kwestionariuszy) dotyczących podróży, kontaktów i objawów chorobowych, tak i w tym przypadku podstawą przetwarzania danych dotyczących temperatury ciała jest zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy oraz podejmowanie działań niezbędnych ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi (art. 9 ust. 2 lit. b, art. 9 ust. 2 lit. i RODO). Dokonywanie pomiaru temperatury i odczytanie wyniku z termometru (czy innego urządzenia) jest już bowiem przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 i pkt 2 RODO. Jednocześnie należy uznać te dane za informacje dotyczące stanu zdrowia, a więc dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych.

Ochrona danych wrażliwych

Pracodawca powinien zadbać, aby takie badanie było przeprowadzone w sposób zapewniający, że ani prywatność, ani inne dobra osobiste pracownika nie zostaną naruszone. To oznacza, że do wyniku odczytu pomiaru temperatury nie powinny mieć dostępu osoby postronne, a jedynie upoważnione przez pracodawcę. Takim osobom należy nadać pisemne upoważnienia do przetwarzania danych, co wynika z art. 221b § 3 k.p. – z racji tego, że przetwarzane są dane dotyczące stanu zdrowia.

Gdyby pomiaru temperatury ciała miała dokonywać w imieniu pracodawcy firma zewnętrzna (np. pracownik ochrony zatrudniony przez zewnętrzną agencję ochrony), to z takim podmiotem trzeba zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Powinna ona spełniać wszystkie wymagania przewidziane w art. 28 RODO.

Wynik takiego pomiaru temperatury nie powinien być nigdzie odnotowywany ani archiwizowany.

Wobec osób podlegających badaniu trzeba ponadto spełnić obowiązek informacyjny, zgodnie z art. 13 RODO. Taką informację można pracownikom rozdać, ale można ją też wywiesić w pobliżu miejsca, gdzie przeprowadzane jest badanie, tak, aby była ona łatwo widoczna i dostępna.

Co bardzo istotne, pracodawca powinien zapewnić bezpieczeństwo tak osób badanych, jak i osoby wykonującej pomiar temperatury ciała. Pomiar powinien odbywać się poza budynkiem zakładowym, jeżeli pracodawca ma taką możliwość. Pracownicy oczekujący w kolejce powinni zachować wymagany odstęp – minimum 1,5 metra, choć zalecane jest zachowanie większego odstępu. Warto też przewidzieć możliwość losowego doboru osób poddawanych badaniu w sytuacji np. dużego zatoru przy wejściu (to wyeliminuje ryzyko stłoczenia się dużej liczby osób w jednym miejscu, co zwiększa ryzyko przypadkowego zakażenia koronawirusem). Losowy dobór nie może jednak prowadzić do dyskryminacji czy szykanowania konkretnych osób / grup.

Osoby, u której stwierdzono podwyższoną temperaturę lub wyraźne oznaki chorobowe (np. kaszel, duszności itd.), nie należy wpuszczać na teren zakładu pracy. Przyjmuje się, że podwyższona temperatura to temperatura ponad 38 st. C (tak wynikało z wytycznych dla zakładów przemysłowych w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju, dostępnych do niedawna na stronie resortu), ale w wytycznych WHO wskazano, że może to być już 37,3 st. C. Wszystkie kwestie związane z pomiarem temperatury warto uregulować w instrukcjach / procedurach wewnętrznych, tak aby zasady z tym związane były znane zarówno osobom wykonującym badanie, jak i poddawanym badaniu.

Oczywiście pracodawcy powinni mieć na uwadze, że wprowadzenie pomiaru temperatury ciała nie może zastąpić stosowania innych środków zapobiegających rozprzestrzenianiu się koronawirusa.

Testy przesiewowe...

W ostatnim czasie pracodawcy zaczęli rozważać możliwość stosowania szybkich testów przesiewowych na obecność SARS-CoV-2. Wykonanie takiego testu wydaje się niezwykle łatwe – wystarczy umieszczenie kilku kropel krwi osoby badanej na płytce i po kilku minutach jest dostępny wynik. Wielu przedsiębiorców wskazuje, że mogłoby to być niezwykle przydatne narzędzie w celu sprawdzenia zdolności pracowników do pracy np. po powrocie z przestoju, po ponownym uruchomieniu fabryki.

Niestety, o ile dokonywanie pomiaru temperatury ciała należy uznać za dopuszczalne, to w przypadku takich testów przesiewowych nie będzie to dozwolone.

Przede wszystkim trzeba podkreślić, że w polskim prawie brak jest przepisów, które dopuszczałyby możliwość przeprowadzania przez pracodawcę samodzielnie jakichkolwiek badań lekarskich. Wprowadzenie takich regulacji nie jest też planowane w związku z zapobieganiem rozprzestrzeniania się epidemii COVID-19.

Również przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie dają podstawy do przetwarzania takich danych.

Co prawda, podobnie jak w przypadku pomiaru temperatury ciała czy kwestionariuszy dotyczących m.in. objawów chorobowych, podstaw do przetwarzania takich danych można by upatrywać w art. 9 ust. 2 lit. b oraz lit. i RODO. Niemniej jednak, jak już wskazano, nie ma przepisów prawa, które regulowałyby kwestie związane z pobieraniem przez pracodawcę od pracowników próbek do badań czy w ogóle z wykonywaniem jakichkolwiek badań. A takie byłyby niezbędne, aby uznać za dopuszczalne wykorzystanie informacji o pracowniku pozyskanych w drodze przeprowadzenia testów przesiewowych.

Nie można również tracić z pola widzenia ogólnych zasad dotyczących przetwarzania danych. Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Już tylko ta regulacja powoduje możliwość zakwestionowania danych pozyskanych wskutek przeprowadzenia testów przesiewowych. Z tego względu również należy uznać za niedopuszczalne wykonywanie takich testów i przetwarzanie w związku z tym danych osobowych w oparciu o zgodę pracownika (tj. na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Cel, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy czy przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się choroby, może być bowiem osiągnięty w jakikolwiek inny sposób. Pracodawca może (i powinien) zapewnić pracownikom odpowiednie środki ochrony (płyny do dezynfekcji, maseczki, rękawiczki, odległości między stanowiskami itp.), prowadzić kampanie informacyjne w zakresie profilaktyki i higieny (np. dotyczące mycia rąk), dokonywać pomiaru temperatury ciała, itp.

... nie wchodzą w grę

Co więcej, w tym konkretnym zakresie brakuje jakichkolwiek wypowiedzi organów (również zagranicznych). Trzeba natomiast pamiętać, że dopuszczalność wykonywania badań przez pracodawcę była już kwestionowana. W zakresie badań trzeźwości UODO stanął na stanowisku, że prowadzenie tych badań samodzielnie przez pracodawcę co do zasady jest niedopuszczalne (tak: https://uodo.gov.pl/pl/138/1076).

Do tego w ostatnich wypowiedziach dotyczących pomiaru temperatury ciała UODO wprost wykluczył możliwość oparcia przetwarzania takich danych w oparciu o zgodę pracownika / gościa pracodawcy – z uwagi na brak równowagi stron takiej relacji (https://uodo.gov.pl/pl/138/1516). Tym bardziej więc wydaje się, że również w przypadku testów przesiewowych, które wiążą się z koniecznością pobrania od pracownika próbki krwi, przeprowadzenie badania zostanie zakwestionowane – niezależnie od wybranej przez pracodawcę podstawy przetwarzania tych danych i nawet jeśli pracodawca uzyskałby zgodę wszystkich osób na wykonanie takiego badania. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że jest to badanie głęboko ingerujące w prywatność, a także wiąże się z naruszeniem tkanek ciała osoby poddawanej badaniu.

Zdaniem autorki

Aleksandra Baranowska-Górecka, radca prawny SDZLEGAL Schindhelm Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

Nie jest właściwe dokonywanie pomiaru temperatury ciała w oparciu o zgodę pracownika czy gościa spółki (tj. na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO). W stanowisku UODO wskazano, że z uwagi na brak równowagi stron, taka zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. Trudno także mówić o dobrowolności takiej zgody z uwagi na konsekwencje, z jakimi powinna wiązać się odmowa poddania się takiemu badaniu. Wydaje się bowiem, że pracownik, który odmawia pomiaru temperatury ciała, nie powinien zostać dopuszczony do pracy, a absencja w tym dniu będzie nieobecnością nieusprawiedliwioną. Konsekwentnie za ten czas pracownik nie powinien otrzymać wynagrodzenia. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być ponadto podstawą niekorzystnego traktowania pracownika i nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji (art. 221b w zw. z art. 221a § 2 k.p.) – a w tym przypadku sankcje musiałyby zostać zastosowane.

W ostatnim czasie w wytycznych na stronie rządu (https://www.gov.pl/web/koronawirus/3etap) zamieszczono informację, zgodnie z którą mierzenie temperatury ciała pracownikom nie jest obowiązkowe, a jedynie zalecane i pracownik powinien wyrazić na to zgodę (przy czym zachęcono do stosowania się do tego zalecenia). Nie zgadzam się z tym stanowiskiem z opisanych względów – zgoda nie jest prawidłową podstawą do przeprowadzania pomiaru temperatury ciała i przetwarzania danych w zakresie wyników takiego pomiaru. Pozostaje też ono w sprzeczności ze stanowiskiem UODO i powoduje chaos informacyjny.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA