Dzieje się tak przy różnych okazjach. Postępowanie administracyjne dotyczyć może zarówno spraw budowlanych (decyzja o warunkach zabudowy, pozwolenie na budowę), jak i uzyskiwania zgód na różnego rodzaju czynności. Warto pamiętać, że ustawodawca stworzył możliwość inicjowania takich postępowań w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego podanie do organu administracji publicznej może być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu, a także innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą danego organu. W podaniu trzeba wskazać od kogo pochodzi, adres, a także żądanie. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego musi być ponadto uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zawierać dane w ustalonym formacie (zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach) oraz zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie. Jeżeli w podaniu tego adresu wskazanego nie ma, przyjmuje się, że właściwy jest adres, z którego nadano podanie w formie dokumentu elektronicznego.
Ustawodawca ma na myśli przede wszystkim kwalifikowany certyfikat (spełniający warunki określone w ustawie o podpisie elektronicznym), który został wydany przez specjalny podmiot świadczący tego rodzaju usługi. Podpis elektroniczny musi być przyporządkowany do konkretnej osoby, dzięki czemu możliwa jest szybka jej identyfikacja. Inny przykład to profil ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, na której można się zalogować), stanowiący zestaw informacji identyfikujących i opisujących zgłoszoną osobę.
W k.p.a. przewidziana została też możliwość doręczania stronom przez organ administracji pism drogą elektroniczną. Oczywiście, działanie takie stanowi konsekwencję wniesienia podania w formie elektronicznej, ale poza tym może to nastąpić, gdy strona (inny uczestnik) wystąpi do organu o takie doręczenie (wskaże adres elektroniczny) lub wyrazi na to zgodę. Z wnioskiem o wyrażenie na to zgody może do strony zwrócić się sam organ. Niezależnie od tego, czy strona sama wnioskuje o takie doręczenie, czy też w odpowiedzi na wniosek organu – jej oświadczenie musi być jasne, niebudzące wątpliwości, najlepiej w formie pisemnej lub ustnie do protokołu. Jednorazowa zgoda może obejmować wszystkie doręczenia w ramach jednego postępowania (ale już nie dotyczy to innych spraw przed tym samym organem). Aby te kryteria zostały spełnione, nie trzeba już legitymować się podpisem elektronicznym ani być zalogowanym na platformie ePUAP. Jeżeli stronie postępowania przestanie odpowiadać elektroniczna forma komunikacji, zawsze może z niej zrezygnować.
Tak więc przedsiębiorca ma prawo doprowadzić do wszczęcia postępowania w formie elektronicznej lub też w jego trakcie zażądać doręczania pism w takiej formie. Rozwiązania te mają uprościć postępowania. Dla przedsiębiorcy może się okazać czasochłonne odbieranie korespondencji w sposób tradycyjny. Dlatego doręczenie na skrzynkę e-mailową może być lepszym rozwiązaniem.
