Organizacja walnego zgromadzenia w czasach epidemii koronawiusa

Dostrzegając ryzyko związane z odbywaniem walnych zgromadzeń w tradycyjnej formie, już pierwsza tzw. Tarcza Antykryzysowa przewidywała nowelizację przepisów kodeksu spółek handlowych oraz szeregu innych aktów prawnych, których celem jest ułatwienie realizacji obowiązków korporacyjnych spółkom akcyjnym. Wprowadzone rozwiązania nie tylko umożliwiają przeprowadzenie walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na szeroką skalę (dotychczas było to możliwe jedynie w przypadku istnienia odpowiednich zapisów statutowych), ale również wydłużają terminy realizacji obowiązków sprawozdawczych. Nic więc dziwnego, że zmiany spotkały się z ożywioną reakcją rynku i znacznym zainteresowaniem spółek, które w obliczu pandemii sprostać muszą daleko bardziej palącym problemom niż realizacja obowiązków korporacyjnych. Niestety, entuzjazm ten częściowo gaśnie w związku z wątpliwościami, jakie wywołują wprowadzone zmiany.

W jakim terminie powinno odbyć się Zwyczajne Walne Zgromadzenie? To proste pytanie, na które odpowiedzi bez problemu powinien udzielić każdy student 4 roku prawa, obecnie budzi liczne, choć nie do końca uzasadnione wątpliwości. Wydane na podstawie art. 15 zzh ust. 1 ustawy COVID-19 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 maja 2020 r. przesuwa co do zasady o 3 miesiące terminy dla zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności jednostek. Nowe regulacje, w przypadku spółek, dla których rok obrotowy kończy się z dniem 31 grudnia, pozwalają zatem na sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności do dnia 30 czerwca 2020 r., wydłużając jednocześnie termin na zatwierdzenia przedmiotowych sprawozdań do 30 września 2020 r.

Wskazane przepisy nie zostały wprost skoordynowane z normami kodeksu spółek handlowych, w zakresie w jakim przewiduje on 6-miesięczny, liczony od zakończenia roku obrotowego, termin dla odbycia zwyczajnych walnych zgromadzeń. Wskazać jednak należy, iż art. 15 zzh ust. 2 ustawy COVID-19 umożliwia przesunięcie terminu posiedzeń organów zatwierdzających, w przypadku, gdy przypadają one przed terminem zatwierdzenia sprawozdań finansowych przewidzianym w przedmiotowym rozporządzeniu. Z uwagi zaś na niepodzielność porządku obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia, uznać należy, iż przesunięciu ulega nie tylko termin dla zatwierdzenia sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności spółek akcyjnych, ale także, dla nierozerwalnie z nimi związanych uchwał w przedmiocie udzielenia absolutorium czy podziału zysku. Za takim rozwiązaniem przemawia bowiem nie tylko wykładnia funkcjonalna, ale również zdrowy rozsądek. Przyjąć zatem trzeba, iż maksymalny termin dla odbycia walnych zgromadzeń, w spółkach, w których rok obrotowy kończy się z dniem 31 grudnia 2019 r. to 30 września 2020 r.

W praktyce bardziej zagorzałe dyskusje rozbudza kwestia możliwości przeprowadzenia walnych zgromadzeń w tradycyjnej formie, wobec generalnie obowiązującego zakazu zgromadzeń.

Czytaj także: Walne zgromadzenie spółki - akcjonariusze będą bardziej zaangażowani

Jak wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, obecnie w Polsce, do odwołania, obowiązuje zakaz organizowania zgromadzeń w rozumieniu ustawy Prawo o zgromadzeniach oraz innych imprez, spotkań i zebrań, niezależnie od ich celu. Wyjątek w tym zakresie dotyczy wyłącznie tych spotkań i zebrań, które są związane z wykonywaniem czynności zawodowych, zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej. O ile zatem nie budzi większych wątpliwości możliwość odbywania w tradycyjnej formie posiedzeń zarządu czy rady nadzorczej, to jednak fizyczna obecność akcjonariuszy podczas obrad walnego zgromadzenia stoi pod znakiem zapytania.

Na służbowy czy zawodowy charakter czynności wykonywanych podczas obrad organu stanowiącego, mogą powołać się tylko niektórzy jego uczestnicy. I tak uczestnictwo członków zarządu czy rady nadzorczej jest oczywiste. Podobnie jak notariusza czy pracowników spółki, których obecność uzasadniona jest wykonywaniem czynności zawodowych bądź służbowych. Sami jednak akcjonariusze, niezależnie od stopnia świadomości i profesjonalizmu podejmowanych decyzji, wykonują w ramach walnego zgromadzenia wyłącznie uprawnienia majątkowe i korporacyjne wynikające z faktu posiadania akcji. Co więcej, wnioski te nie powinny być odmienne pomimo istnienia dostrzegalnej różnicy pomiędzy inwestorami instytucjonalnymi, reprezentowanymi podczas obrad walnego zgromadzenia przez pracowników lub profesjonalnych doradców, a inwestorami indywidualnymi. Ogłoszenie o zwołaniu walnego zgromadzenia kierowane jest bowiem zarówno do akcjonariuszy będących profesjonalistami jak i drobnych inwestorów indywidualnych. Wprowadzenie zaś między nimi jakiegokolwiek rozróżnienia w zakresie możliwości osobistego uczestnictwa w obradach zgromadzenia akcjonariuszy, prowadziłaby do złamania podstawowej zasady, jaką jest równość wszystkich akcjonariuszy. Równie karkołomna będzie konstrukcja zakładająca, iż osoba fizyczna samodzielnie zarządzająca swoim majątkiem przez inwestowanie posiadanych środków w instrumenty finansowe i w konsekwencji wykonująca przysługujące jej w związku z takimi inwestycjami prawa, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 lipca 2019 r. Sygn. akt I CSK 587/17, jednoznacznie bowiem przyjął, iż osoba fizyczna nieprowadzącą działalności gospodarczej lub zawodowej bezpośrednio związanej z aktywnością na rynku finansowym, powinna być traktowana jak konsument, niezależnie od skali inwestowanych środków, kompetencji merytorycznych i doświadczenia.

Wobec konieczności wykluczenia fizycznej obecności akcjonariuszy podczas obrad walnego zgromadzenia, powstaje pytanie o sposób organizacji zgromadzeń akcjonariuszy. Z pomocą przychodzą znowelizowane z dniem 31 marca 2020 r. przepisy kodeksu spółek handlowych, dotyczące zdalnego uczestnictwa w obradach. Począwszy od tej daty, udział w obradach akcjonariuszy może odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile statut wprost nie wyklucza takiej możliwości. To istotna, jakościowa zmiana w porównaniu z poprzednio obowiązującym stanem prawnym, w ramach którego możliwość wykorzystania nowoczesnych środków komunikacji przy organizacji posiedzeń akcjonariuszy istniała wyłącznie w przypadku uprzedniego wprowadzenia odpowiednich zapisów statutowych. Obecnie to od zwołującego walne zgromadzenie zależy w jakim trybie zostaną przeprowadzone obrady. To zaś, w obliczu ograniczeń dotyczących osobistej obecności akcjonariuszy podczas obrad, może stanowić jedyny sposób na wyjście z impasu pomiędzy zakazem zgromadzeń, a koniecznością realizacji przez spółki obowiązków korporacyjnych.

W praktyce funkcjonują również inne rozwiązania, z których spółki korzystają w szerszym lub węższym zakresie. Obok głosowania korespondencyjnego, które nie cieszy się szczególną popularnością, znaczna część spółek publicznych decyduje się na wprowadzenie instytucji dedykowanego pełnomocnika. Jest to osoba wyznaczona przez spółkę, której akcjonariusze mogą udzielić pełnomocnictwa celem oddania głosu w walnym zgromadzeniu. To dobre rozwiązanie, choć z natury rzeczy wyłączające możliwość bezpośredniego uczestnictwa akcjonariuszy w obradach.

Pomimo, iż zmiany w zakresie rozszerzenia dostępności wykorzystania środków komunikacji elektronicznej do organizacji walnych zgromadzeń co do zasady należy ocenić pozytywnie, to i w tym zakresie trudności zaczynają się wraz z próbą niskobudżetowego przeprowadzenia obrad. Organizacja walnych zgromadzeń wiąże się bowiem z koniecznością przeprowadzenia szeregu głosowań tajnych. Nie wszystkie zaś środki komunikacji elektronicznej oferować będą rozwiązania wystarczające w tym zakresie. Przykładowo wskazać można na ograniczoną przydatność popularnych, często darmowych programów do prowadzenia wideokonferencji lub czatów grupowych, których natura wyklucza możliwość odbycia głosowania tajnego. Oczywiście wraz z popytem pojawiła się i podaż czy to w postaci różnego rodzaju platform do zdalnego przeprowadzania posiedzeń i głosowań, czy to promowanej przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych i opartej na technologii blockchain aplikacji e-voting. W każdym jednak przypadku jest to koszt sięgający od tysiąca do kilkunastu tysięcy złotych, który to spółki akcyjne będą zmuszone ponieść, celem zagwarantowania zgodnego z prawem przebiegu obrad walnego zgromadzenia.