fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Koronawirus: jak przedsiębiorca ma weryfikować seniorów wchodzących do sklepu

AFP
Wprowadzone dalsze restrykcje w działalności sklepów nakładają obowiązek zapewnienia czasu na zrobienie zakupów wyłącznie przez seniorów. Jak zatem weryfikować, czy klient sklepu jest osoba powyżej 65 roku życia? Wyjaśniamy.

Rozporządzenie z 31 marca 2020 r. wprowadza zakaz przebywania w sklepie więcej niż trzech osób na jedno stanowisko kasowe, przy czym w godzinach między 10:00 a 12:00 mogą to być wyłącznie osoby powyżej 65 roku życia. Za złamanie niniejszego zakazu – tak samo, jak pozostałych wprowadzanych w ramach walki z epidemia koronawirusa, grozi kara grzywny w wysokości od 10 do 30 tysięcy złotych nakładana z rygorem natychmiastowej wykonalności, czyli obowiązek jej uiszczenia następuje od razu po jej nałożeniu, bez względu na ewentualne odwołania.

Tak szybko, jak pojawił się powyższy zakaz, powstało pytanie: jak przedsiębiorcy mogą weryfikować, czy klienci mający zamiar zrobić zakupy w godzinach od 10:00 do 12:00 mają powyżej 65 lat i co na to RODO.

Udzielamy odpowiedzi!

- TAK – można weryfikować wiek klientów wchodzących do sklepu w obostrzonych przepisami prawa godzinach pomiędzy 10:00 a 12:00.

- TAK - należy wdrożyć procedury weryfikacji klientów chcących wejść do sklepu w obostrzonych godzinach od 10:00 do 12:00.

- TAK - można wymagać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego wiek klienta.

- NIE - nie można spisywać ani kopiować żadnych danych klientów z okazywanych dokumentów. NIE – nie można weryfikować wieku klientów poza obostrzonymi przepisami prawa godzinami.

- TAK - można, a nawet jest obowiązek odmowy wpuszczenia na teren sklepu w godzinach obostrzonych osób niespełniających wymogu powyżej 65 roku życia.

- TAK - weryfikacji może dokonywać pracownik ochrony, kasjer, dedykowana osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę.

- TAK - RODO obowiązuje w zakresie przetwarzania danych osobowych klientów, tj. okazywania dokumentów.

- TAK - należy spełnić obowiązek informacyjny RODO.

- TAK - wystarczy powieszenie, postawienie, położenie klauzuli informacyjnej RODO w widocznym miejscu na stanowisku weryfikacji wieku klientów.

Okazanie dowodu osobistego?

Aby zagwarantować realizację ww. zakazu, przedsiębiorcy muszą w ustalony przez siebie sposób zweryfikować, czy osoba chcąca wejść do sklepu pomiędzy 10:00 a 12:00 ma powyżej 65 lat. Weryfikacja może odbywać się m.in. przez złożenie oświadczenia przez osobę wchodzącą, poproszenie o przedstawienie dokumentu tożsamości lub innego dokumentu potwierdzającego wiek klienta.

Zgodnie z jedną z podstaw przetwarzania wskazanej w RODO administrator jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Oznacza to, że do legalności przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO niezbędne jest jednoczesne spełnienie dwóch przesłanek:

- obowiązek wynikający z przepisów prawa;

- niezbędność przetwarzanych danych do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

Nie ma wątpliwości, że zapewnienie przestrzeni sklepowej w określonych godzinach wyłącznie dla seniorów powyżej 65 roku życia to obecnie obowiązek prawny, a więc podstawowy warunek legalności jest spełniony. Pozostaje do rozstrzygnięcia pytanie o niezbędność przetwarzania. Niewątpliwie oparcie się o oświadczenie klienta składane przy wejściu, że ma powyżej 65 lat, jest najmniej ingerujące w prywatność tych osób, lecz nie zabezpiecza interesów przedsiębiorców polegających na zapewnieniu prawidłowej realizacji wprowadzonych zakazów i naraża ich na odpowiedzialność za ich nieprzestrzeganie. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na sytuacje, w których klienci mogą podejmować decyzję o składaniu fałszywych oświadczeń. I o ile możemy racjonalnie zakładać, że organy ścigania nie nakładałyby kar za przypadki błędnej identyfikacji w sytuacji, gdy osoba jest osobą starszą, ale nie powyżej 65 roku życia, o tyle należy przygotować się również na sytuacje, w których składane oświadczenia będą ewidentnie fałszywe, np. osoba w okolicach 30 lat oświadcza z pełna stanowczością, że ma lat 70.

Z tego powodu, w obliczu epidemii za niezbędne do osiągnięcia prawidłowego celu przetwarzania, tj. stosowania się sklepów do wprowadzonego zakazu, przetwarzanie danych osobowych klientów w postaci obowiązku okazania dokumentu potwierdzającego wiek należy uznać za niezbędne.

Nie ma przy tym znaczenia, czy to będzie dowód osobisty, czy inny dokument, który przedsiębiorca uzna za wiarygodny, np. prawo jazdy, legitymację emeryta. Dowód osobisty, tak samo jak inne dokumenty urzędowe został objęty szczególną ochroną zapobiegającą ich podrabianiu, ale nie oznacza to, że istnieje zakaz proszenia o jego okazanie, gdy jest to uzasadnione.

A zatem wprowadzony przez przedsiębiorcę obowiązek okazania dokumentu potwierdzającego wiek seniora będzie spełniał również drugi warunek do legalności przetwarzania danych osobowych, tj. ich przetwarzanie jest niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Podsumowując, obowiązek okazania dokumentu potwierdzającego wiek seniora można uznać za niezbędne do realizacji obowiązku prawnego przedsiębiorcy.

Co oczywiste, prawo do wprowadzenia jakichkolwiek sposobów weryfikacji wieku klientów jest możliwe wyłącznie w ustalonych Rozporządzeniem godzinach, tj. pomiędzy 10:00 a 12:00.

Rejestrowanie seniorów nie będzie zgodne z RODO

Jak już ustaliliśmy, obowiązek okazania dokumentu będzie zgodny z RODO. Pojawiają się jednak propozycje rejestrowania klientów wchodzących w obostrzonych godzinach dla seniorów, np. pozyskiwania oświadczeń papierowych, spisywania danych seniorów z dokumentów, kopiowania dokumentów. Takie działania należy uznać za działania, które nie są niezbędne do zapewnienia realizacji nakazu przestrzegania godzin dla seniorów, a tym samym naruszające RODO w zakresie braku podstaw przetwarzania oraz złamania zasady minimalizacji danych. Przedsiębiorca nie ma bowiem uzasadnionego prawnie celu spisywania jakichkolwiek danych osobowych klientów sklepu. Niezbędne jest wyłącznie zapewnienie, że osoby wchodzące do przestrzeni sklepowej mają powyżej 65 roku życia, a to jest realizowane w momencie udzielenia pozwolenia na wejście do sklepu: przedsiębiorca ma prawo umożliwić wejście do sklepu w godzinach obostrzonych wyłącznie osób do tego uprawnionych oraz ma obowiązek zapobiec wejściu osób nieuprawnionych. Dane te nie powinny być w żaden sposób utrwalane, zarówno poprzez ich spisanie, jak i – tym bardziej – poprzez sporządzenie ich kopii.

Oznacza to, że okazanie dokumentu potwierdzającego wiek jest granicą niezbędności przetwarzania danych osobowych klientów.

Rejestrowanie seniorów będzie niezgodne z RODO również w przypadku pozyskiwania zgód – niezależnie od podstawy prawnej zasada minimalizacji będzie naruszona, również tak pozyskiwane zgody z dużym prawdopodobieństwem byłyby uznane za wymuszone, czyli nieważne.

Okazanie dokumentu – czy to już jest przetwarzanie?

Samo okazanie dokumentu zawierającego dane osobowe należy uznać za ich przetwarzanie. Przetwarzaniem jest bowiem każda operacja wykonywana na danych osobowych, w tym ich przeglądanie. Nie ma zatem wątpliwości, że sama weryfikacja dokonywana z użyciem danych osobowych będzie czynnością przetwarzania.

Co istotne – RODO nie zawiera żadnych wyłączeń od jego stosowania w przypadku krótkotrwałego przetwarzania w celach technicznych, tak, jak to było na mocy nieobowiązującej już ustawy z 1997 r. o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że do tego przetwarzania stosuje się wszystkie wymogi RODO (w zakresie, w jakim te obowiązki dotyczą tej skonkretyzowanej czynności przetwarzania).

Obowiązek informacyjny RODO

Poza zapewnieniem właściwej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych weryfikowanych klientów przedsiębiorca ma obowiązek dostarczenia osobom, których dane dotyczą, informacji o przetwarzaniu ich danych osobowych, czyli tzw. klauzuli RODO. To, co powinno się w takiej klauzuli znaleźć, jest określone przez art. 13 RODO, przy czym najważniejsze informacje to tzw. pierwsza warstwa:

dane administratora, czyli przedsiębiorcy prowadzącego sklep; cele przetwarzania, przy czym ze względu na specyfikę przetwarzania powinna być zawarta informacja o tym, że przetwarzanie jest ograniczone wyłącznie do okazania danych osobowych w określonym zakresie i że osoby dokonujące weryfikacji nie są uprawnione do ich utrwalania w żaden sposób; prawa osób, których dane dotyczą; wskazanie miejsca dostępności pełnej informacji RODO, jeśli jest to wersja skrócona Informacji RODO. Klauzule informacyjną RODO należy umieścić w sposób widoczny w momencie weryfikacji wieku klientów, tak, aby mogli się oni z nią zapoznać przed okazaniem dokumentu, aby osoba miała informację, kto i dlaczego żąda od niej dokonania okazania, komu będzie ujawniać swoje dane osobowe oraz co będzie się działo z jej danymi osobowymi po okazaniu dokumentu.

Wiek klientów: 65 lat czy więcej?

Rozporządzenie wprowadza możliwość przebywania w przestrzeni sklepowej w określonych godzinach osób powyżej 65 roku życia. Oznacza to, że od strony prawnej klient mający status „seniora" to osoba w wieku starszym niż 65 lat. Granicą nie jest 65 lat, lecz „powyżej" 65 lat, czyli należy przyjąć granicę 66 lat. W mojej ocenie wystarczy jednak, aby to była granica rocznikowa, bez konieczności sprawdzania dokładnej daty urodzenia, a jedynie roku.

Od strony praktycznej raczej nie spodziewamy się, aby organy ścigania nakładały kary aż tak restrykcyjnie, jeżeli w obostrzonym czasie w sklepie przebywa osoba starsza, lecz w wieku 65 lat lub kilku mniej, przy jedoczesnym stosowaniu pozostałych nakazów, m.in. przebywania maksymalnie do trzech osób na jedno stanowisko kasowe, obowiązku zapewnienia rękawiczek i środków dezynfekujących. Celem wprowadzenia godzin dla seniorów jest bowiem ochrona przed ekspozycją na koronawirusa osób starszych. Rozporządzenie wprowadza jednak wprost ustalony wiek powyżej 65 lat i formalnie nie przewiduje wyjątków, a za złamanie zakazu grozi przedsiębiorcy kara od 10 do 30 tysięcy złotych.

Kto może weryfikować wiek seniorów?

Wiek seniorów może weryfikować każda osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę, np. kasjer, manager sklepu, pracownik ochrony, nawet, jeśli jest zatrudniony w innej formie niż umowa o pracę (np. jest samozatrudniony) lub przez firmę ochroniarską posiadającą zawartą umowę ze sklepem. Nie ma żadnych zakazów w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że czynności weryfikacyjne wiek są czynnościami wiążącymi się z przetwarzaniem danych osobowych, a więc osoby dedykowane do ich przetwarzania winny posiadać stosowne polecenie ich przetwarzania od administratora, podlegać obowiązkowi zachowania danych w tajemnicy i znać podstawowe zasady ochrony danych osobowych. Ponadto, w przypadku, gdy osoba przetwarzająca dane jest pracownikiem innego podmiotu (np. firmy ochroniarskiej), sklep powinien mieć zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. W tak szczególnym czasie jak epidemia oraz przy braku rejestrowania danych osobowych przez pracownika firmy zewnętrznej samo rzetelnie sporządzone polecenie przetwarzania danych osobowych i podpisane przez tego pracownika odpowiedniego zobowiązania o zachowaniu w tajemnicy może zostać tymczasowo uznane za wystarczające do zlecenia takiej osobie przetwarzania danych osobowych, jednak wówczas całość obowiązków związanych z przygotowaniem tego pracownika do przetwarzania danych osobowych oraz odpowiedzialność za ewentualne naruszenia spoczywa wyłącznie na sklepie, a kontrahent realizujący zadania na rzecz sklepu i zatrudniający tego pracownika będzie wolny od odpowiedzialności. Ponadto, brak umowy powierzenia może zostać uznany za organ nadzoru za formalną niezgodność z RODO, jednak wierząc w racjonalność organu nadzoru zakładamy, że takie postępowanie w sytuacji nadzwyczajnej spotka się ze zrozumieniem.

Czy procedura weryfikacji powinna mieć formę dokumentu?

Nie ma obowiązku wprowadzania dokumentów wewnętrznych regulujących sposób prowadzenia weryfikacji klientów w obostrzonych godzinach, jednak taka praktyka jest silnie polecana. Taki dokument w formie procedury i instrukcji powinien obejmować również realizację innych nakazów i zakazów związanych z walką z epidemia koronawirusa, np. zasady dotyczące ilości klientów przebywających w sklepie, BHP personelu sklepu, udostępniania rękawiczek i środków dezynfekujących, trybów postępowania w przypadku odmowy zastosowania się przez klientów do zasad korzystania ze sklepu w czasie epidemii. Procedura ta powinna być procedurą wewnętrznie obowiązującą, dostępną tylko dla pracowników (niezależnie od formy zatrudnienia) i ewentualnie kontrahentów.

Posiadanie sformalizowanych procedur może okazać się przydatne również przy incydentach związanych z realizacją obowiązków przedsiębiorcy, np.:

- przy incydentalnym złamaniu nakazu lub zakazu przez pracownika;

- przy naruszeniu zasad przez klientów;

- przy zarzucie naruszania zakazów lub zakazów, z którym przedsiębiorca nie zgadza się lub częściowo chce zwolnić się od odpowiedzialności.

Agnieszka Sagan-Jeżowska, radca prawny, specjalista prawa ochrony danych osobowych w polskim biurze Eversheds Sutherland

Źródło: rp.pl
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA