UOKIK: jak chronić tajemnice przedsiębiorstwa

Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów opracował dokument przedstawiający sytuacje, w których przedsiębiorca może złożyć wniosek o ograniczenie prawa wglądu w dokumenty zawierające istotne dla niego informacje oraz określający warunki, jakie musi spełnić taki wniosek.

Zgodnie z prawem, strony postępowania mają dostęp do akt spraw prowadzonych przez urząd antymonopolowy. A może chodzić o sprawy, w których uczestniczy nawet kilku przedsiębiorców. Mogą one wynikać z postępowań w sprawach związanych z naruszeniem uczciwej konkurencji, np. zawierania nielegalnych porozumień albo naruszania zbiorowych interesów konsumentów.

Jednak prawo dostępu nie ma charakteru bezwzględnego. Warto o tym pamiętać, gdy firmie przyjdzie przekazać urzędowi dokumenty opisujące jej działalność. Ustawa antymonopolowa przewiduje bowiem możliwość ograniczenia stronie prawa wglądu do informacji o szczególnym charakterze, np. stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Dostrzegając tę możliwość, UOKiK opracował instrukcje dotyczące sposobu składania wniosków o ograniczenie prawa wglądu w postępowaniach w sprawach: praktyk ograniczających konkurencję, naruszających zbiorowe interesy konsumenckie, o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone oraz nakładania kar pieniężnych. Dokument, dostępny na stronie internetowej urzędu, uwzględnia orzecznictwo sądowe i został przygotowany z myślą o przedsiębiorcach, aby ułatwić im składanie wniosków oraz usprawnić i skrócić czas prowadzonych postępowań. Wskazuje materialne i formalne wymogi, jakie musi spełnić przedsiębiorca przedkładając wniosek.

Jasno i konkretnie

Zgodnie z przepisami to przedsiębiorca ma obowiązek wykazania, że przesłanki pozwalające zakwalifikować określone informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa są spełnione. Wniosek w tej sprawie należy sformułować w sposób czytelny i konkretny. To oznacza, że przedsiębiorca powinien:

- precyzyjnie wskazać informacje, które mają podlegać ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa,

- odrębnie, w odniesieniu do każdej informacji lub kategorii informacji, uzasadnić, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Przedsiębiorca musi wykazać, że podjął wszelkie kroki zmierzające do ochrony informacji lub kategorii informacji oraz że nie zostały one ujawnione do wiadomości publicznej,

- precyzyjnie wskazać, w stosunku do których stron postępowania wnosi o ograniczenie prawa wglądu.

Jeśli powyższe wymogi nie zostaną spełnione, urząd może nie uwzględnić złożonego wniosku.

Tajemnica handlowa

Ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów nie zawiera definicji pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa i w tym zakresie odsyła do ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. Nr 153 poz., 1503 ze zm.). Zgodnie z jej art. 11 ust. 4, aby określone informacje mogły zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa i mogły skorzystać z przysługującej im ochrony, muszą spełniać łącznie następujące przesłanki:

- nie mogą być ujawnione do wiadomości publicznej,

- muszą stanowić informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą,

- przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

W związku z powyższym, za tajemnicę przedsiębiorstwa nie zostaną uznane publicznie dostępne informacje, w tym np.: dane z KRS, dane CEIDG, zawarte w rocznych sprawozdaniach finansowych, informacje opublikowane na stronach internetowych, w ogólnodostępnych raportach, prasie branżowej lub na ulotkach informacyjnych, dane ujawnione w czasie publicznych prezentacji, daty stosowania określonych materiałów reklamowych przez przedsiębiorcę, informacje, co do których ustawodawca zobligował przedsiębiorcę do ich podania do wiadomości publicznej.

Drugą przesłankę mogą spełniać np. plany techniczne, listy klientów, metody kontroli jakości towarów i usług, sposób organizacji pracy. Jeśli natomiast informacje nie będę mieć co najmniej minimalnej wartości ekonomicznej (tj. wykorzystanie tych informacji pozwoli innemu przedsiębiorcy zaoszczędzić wydatki lub zwiększyć zyski), nie zostaną one uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Ostatnia przesłanka mówi o konieczności podjęcia niezbędnych działań w celu zachowania tych informacji w tajemnicy. Co istotne, nie mogą to być jakiekolwiek działania, lecz takie, które mają zapewnić ochronę tych informacji przed dostępem osób nieuprawnionych. Jak wskazują autorzy opracowania, działania te mogą mieć charakter techniczny (np.: dozór fizyczny, kontrola dostępu do pomieszczeń, monitoring, właściwy obieg dokumentacji lub technologie zapewniające bezpieczeństwo sieci informatycznych przedsiębiorstwa) lub prawny (np.: poinformowanie pracowników o potrzebie ochrony informacji, wewnętrzne procedury, klauzule w umowach o pracę, oddzielne umowy o poufność, zakazy konkurencji, oświadczenia o poufności dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną lub tradycyjną). Niepodjęcie przez przedsiębiorcę wymienionych lub podobnych działań będzie natomiast oznaczać, że godzi się on, aby dostęp do informacji miał nieograniczony krąg osób.

Wersja jawna i poufna

Przedsiębiorca, składając pismo zawierające w jego ocenie tajemnice przedsiębiorstwa, powinien opatrzyć je adnotacją „Wersja poufna". Dodatkowo powinien także złożyć:

- wniosek o ograniczenie prawa wglądu wraz z uzasadnieniem,

- wersję pisma niezawierającą informacji objętych wnioskiem o ograniczenie prawa wglądu (tj. wersja jawna pisma/załącznika do pisma podlegająca udostępnieniu innym stronom postępowania).

Wersja poufna, to ta zawierająca wszystkie informacje i dane, o których udostępnienie poprosił urząd lub które przedsiębiorca uznał za stosowne przekazać. Natomiast wersja jawna pisma jest to wersja dokumentu niezawierająca informacji objętych ograniczeniem prawa wglądu, która jest udostępniana innym stronom postępowania. Dokument ten stanowi obligatoryjny załącznik do wniosku o ograniczenie prawa wglądu. Jak wyjaśniają wytyczne przygotowane przez urząd, pierwszą stronę tego dokumentu należy opatrzyć adnotacją „Wersja jawna" lub „Wersja jawna dla (nazwa strony)". Przy tym wersja jawna dokumentu powinna posiadać ten sam układ graficzny co dokument oryginalny. Fragmenty pisma, które w wersji oryginalnej zawierają informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa, powinny zostać zastąpione adnotacją „[Tajemnica przedsiębiorstwa]".

Termin wnioskowania

W każdym wypadku przekazania przez przedsiębiorcę urzędowi informacji podlegających ochronie, konieczne jest wykazanie przez niego, że informacje te stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i zastrzeżenie konieczności ich nieujawniania. Zasadność złożenia wniosku o ograniczenia prawa wglądu aktualizuje się jednak co do zasady dopiero na etapie prowadzenia przez UOKiK postępowania antymonopolowego, postępowania w sprawie stosowania praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów lub postępowania w sprawie o uznanie postanowienia wzorca umowy za niedozwolone.

Jeśli wniosek o ograniczenie prawa wglądu zostanie złożony wraz z zawiadomieniem dotyczącym podejrzenia stosowania powyższych praktyk lub wraz z informacjami przekazywanymi w toku postępowania wyjaśniającego, nie zostanie on rozpoznany na tym etapie. W przypadku dokumentów składanych w toku postępowania wniosek o ograniczenie prawa wglądu powinien być złożony wraz z przekazywanym urzędowi antymonopolowemu dokumentem zawierającym tajemnicę przedsiębiorcy.