Członkowie organów, pełnomocnicy i pracownicy
W pierwszej kolejności (co budzi najmniejsze wątpliwości), podmioty zbiorowe będą odpowiadać za:
1) działania lub zaniechania organu;
2) umyślne działania lub zaniechania członka organu.
Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych będzie więc dotyczyła czynów popełnionych przez zarządy lub poszczególnych członków zarządu.
Natomiast szeroka konstrukcja przepisu i użycie ogólnego pojęcia „organ" może prowadzić do wniosku, że odpowiedzialność taka może dotyczy również działań lub zaniechań członków rad nadzorczych czy komisji rewizyjnych.
Drugą grupę podmiotów stanowią:
1) osoby fizyczne uprawnione do reprezentowania, podejmowania decyzji lub sprawowania nadzoru podmiotu zbiorowego, w związku z ich działaniem w interesie lub na rzecz tego podmiotu;
2) osoby fizyczne dopuszczone do działania przez organ podmiotu zbiorowego, członka jego organu lub osobę, o której mowa w pkt 1, wskutek nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków;
3) osoby zatrudnione przez podmiot zbiorowy, w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz.
O ile katalog osób wymienionych w pkt 1 jest względnie możliwy do zdefiniowania (można tutaj mówić o pełnomocnikach, prokurentach czy komplementariuszach spółek komandytowych), to jednak wątpliwości budzi już pkt 2, gdzie ustawodawca przyjął konstrukcję działania w wyniku nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków.
Największe problemy praktyczne może powodować krąg osób opisanych w pkt 3, obejmujący wszystkich pracowników podmiotu zbiorowego.
Taka konstrukcja, w połączeniu z bardzo rozbudowanym katalogiem czynów, może stwarzać poważne problemy organizacyjne, w szczególności w podmiotach zatrudniających dużą liczbę pracowników. Podmioty takie będą mogły ponosić odpowiedzialność za czyny popełnione przez każdego pojedynczego pracownika (niezależnie od zajmowanego stanowiska), a wprowadzenie skutecznych mechanizmów zapobiegających popełnianiu przez nich czynów zabronionych może okazać się praktycznie niemożliwe.
Za działania kontrahenta
Kolejną, a zarazem najbardziej kontrowersyjną grupą podmiotów, których czyny mogą doprowadzić do odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, są kontrahenci lub pracownicy kontrahentów.
Przepisy wskazują, że podmiot zbiorowy odpowiada za czyn zabroniony, popełniony przez:
1) podwykonawcę albo innego przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z podmiotem zbiorowym,
2) pracownika albo osobę upoważnioną do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z podmiotem zbiorowym.
3) Ewentualne przypisanie odpowiedzialności podmiotom zbiorowym za czyny popełnione przez kontrahentów, obok konieczności wykazania, że czyn zabroniony pozostaje w związku z wykonywaniem umowy zawartej z podmiotem zbiorowym, zostało jednak obwarowane dodatkowymi przesłankami. Aby ponosić odpowiedzialność, konieczne jest wykazanie, że:
a) podmiot zbiorowy osiągnął (nawet pośrednio) korzyść majątkową z czynu zabronionego;
b) członek organu lub osoba działająca w imieniu podmiotu zbiorowego lub jego pracownik wiedzieli lub przy zachowaniu ostrożności wymaganej w danych okolicznościach mogli się dowiedzieć, że:
• kontrahent (lub odpowiednio jego pracownik albo osoba działająca w jego imieniu) będzie usiłował popełnić lub popełnił czyn zabroniony lub
• u kontrahenta niebędącego osobą fizyczną występują nieprawidłowości (o przesłankach nieprawidłowości jest mowa w dalszej części artykułu).
Dodatkowe warunki
W przypadku odpowiedzialności za działania lub zaniechania organów albo członków organów podmiotu zbiorowego nie zostały przewidziane żadne dodatkowe warunki poza popełnieniem czynu zabronionego w wyniku działania lub zaniechania tych podmiotów.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pozostałych grup podmiotów. Odpowiedzialność jest tu warunkowana tym, aby do popełnienia czynu zabronionego doszło w następstwie:
1) co najmniej braku należytej staranności w wyborze tych osób (w tym w wyborze członka organu) albo w nadzorze nad nimi ze strony podmiotu zbiorowego;
2) takiej nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego, chociaż inna organizacja działalności mogła zapobiec popełnieniu tego czynu.
Te dodatkowe warunki odpowiedzialności wskazują na jeden z głównych celów projektowanej ustawy, tj. zobligowanie przedsiębiorców do wprowadzenia mechanizmów zmierzających do samokontroli i prewencji, która ma być realizowana poprzez wdrożenie zasad dochowania tzw. należytej staranności i zapewnienia zgodności, czyli do wdrożenia kompleksowych systemów compliance.
Szczególne zasady
Duże wątpliwości w projektowanej ustawie budzą regulacje dotyczące szczególnych przypadków ponoszenia odpowiedzialności przez podmioty zbiorowe (art. 7 ustawy). Przepis ten wskazuje, że podmiot zbiorowy będzie ponosił odpowiedzialność również gdy:
1) zachodzi okoliczność wyłączająca odpowiedzialność karną sprawcy czynu zabronionego, w razie śmierci sprawcy, umorzenia postępowania z powodu niewykrycia sprawcy, a także w przypadku zawieszenia postępowania w sprawie, w której nie można ująć oskarżonego lub oskarżony nie może brać udziału w postępowaniu z powodu choroby psychicznej lub innej ciężkiej choroby;
2) czyn zabroniony został popełniony przez działanie lub zaniechanie wielu organów, ich członków lub innych osób wskazanych w przepisach;
3) skład osobowy organu uległ zmianie od chwili popełnienia czynu zabronionego;
4) nie ustalono tożsamości członków organów lub innych osób wskazanych w przepisach lub osoby, która dopuściła sprawcę do działania.
Na szczególną uwagę zasługują tutaj okoliczności opisane w pkt 1 i 4, tj. przypadki, w których sprawca czynu nie będzie podlegał odpowiedzialności lub w ogóle nie zostanie ustalony.
To absolutna nowość w polskich regulacjach dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (obecne regulacje wymagają uprzedniego skazania osoby fizycznej). Może prowadzić do lawinowego wzrostu postępowań wobec podmiotów zbiorowych, które są z całą pewnością łatwiejszym celem dla organów ścigania niż osoby fizyczne.
System compliance jako bezpiecznik
Podmiot zbiorowy może uwolnić się od odpowiedzialności jeżeli wykaże, że dochował należytej staranności w wyborze i nadzorze organów, pełnomocników, pracowników i kontrahentów oraz dochował należytej staranności w zakresie organizacji działalności (tj. nie zachodzą nieprawidłowości w jego działalności). Ustawodawca wprost wskazuje, że podmiot zbiorowy nie odpowiada za nieprawidłowość w organizacji, jeżeli wykaże, że wszystkie organy i osoby uprawnione do działania w jego imieniu lub interesie zachowały należytą staranność wymaganą w danych okolicznościach w organizacji działalności tego podmiotu oraz w nadzorze nad tą działalnością. Realizacja tych zasad powinna nastąpić poprzez wprowadzenie szeregu regulacji wewnętrznych, obejmujących zasady wyboru (weryfikacji) wszystkich ww. podmiotów oraz zapewnienie prawidłowości funkcjonowania.
Prawidłowość funkcjonowania podmiotu zbiorowego, powinna natomiast zostać zapewniona poprzez wdrożenie regulacji wynikających a contrario z art. 6 ust. 4 projektowanej ustawy, który wskazuje, że nieprawidłowość w organizacji działalności podmiotu zbiorowego polega w szczególności na tym, ze:
1) nie zostały określone zasady postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności (warunek nie dotyczy mikroprzedsiębiorców);
2) nie został określony zakres odpowiedzialności organów podmiotu zbiorowego, innych jego komórek organizacyjnych, jego pracowników lub osób uprawnionych do działania w jego imieniu lub interesie (warunek nie dotyczy mikroprzedsiębiorców);
3) nie została określona osoba lub komórka organizacyjna, nadzorująca przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu (warunek nie dotyczy małych przedsiębiorców i mikroprzedsiębiorców);
4) organ podmiotu zbiorowego lub osoba fizyczna uprawniona do jego reprezentowania, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z jej działaniem w interesie lub na rzecz tego podmiotu, wiedział o nieprawidłowości w organizacji, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego.
Konsekwentnie, wdrożenie wewnętrznych zasad compliance, obejmujących opisane powyżej zakresy, w połączeniu z mechanizmami zapewniającymi skuteczną realizację zasad i nadzór nad ich przestrzeganiem pozwoli uniknąć odpowiedzialności według projektowanych przepisów.
Marcin Zarzycki, doradca podatkowy, Partner Zarządzający LTCA
