Z treści przytoczonego przepisu wynika, że w celu uzyskania zwolnienia od kosztów sądowych osoba prawna musi udowodnić, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie. Sformułowanie zawarte w tym przepisie:, „jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie" należy rozumieć, jako obowiązek wykazania trwałej niemożności uzyskania środków na uiszczenie kosztów sądowych (por. postanowienie Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 28 stycznia 2009 r., I Acz 3/09, LEX nr 516573).
Zgodnie z treścią art. 316 § 1 k.p.c. okoliczności uzasadniające zwolnienie muszą istnieć w chwili orzekania, ale powinny obrazować status materialny osoby prawnej w szerszej perspektywie czasowej. Osoba prawna może wykazać, że nie ma dostatecznych środków na uiszczenie kosztów sądowych wszelkimi dostępnymi dowodami, jednak podstawowe znaczenie mają dokumenty. Rodzaj tych dokumentów zależy od rodzaju i charakteru osoby prawnej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów. Obowiązek udowodnienia takich okoliczności spoczywa na wnioskodawcy. Sąd nie jest jednocześnie władny do wskazywania osobie prawnej rodzaju tych dokumentów, bowiem to od niej należy, jako profesjonalnego uczestnika obrotu gospodarczego i prawnego, wymagać odpowiedniego opracowania tego wniosku, łącznie z wykazaniem podstawy do zwolnienia.
Artykuł 103 u.k.s.c. - w przeciwieństwie do art. 102 - nie uznaje nieudokumentowania lub nienależytego udokumentowania wniosku przez osobę prawną za brak formalny, podlegający rygorowi z art. 130 k.p.c. Należy wskazać, że korzyść ze zwolnienia od kosztów ma odnieść strona i to ona powinna w sposób sprawny i wszechstronny przedstawić argumenty na rzecz uwzględnienia wniosku (por. A. Górski, L. Walentynowicz, Koszty sądowe w sprawach cywilnych. Ustawa i orzekanie. Komentarz praktyczny, LEX).
Brak dostatecznych środków na uiszczenie kosztów sądowych należy rozumieć, jako trwałą niemożność uzyskania przez osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, środków pieniężnych celem wykonania obowiązku nałożonego przez ustawę dotyczącego konieczności ponoszenia przez stronę kosztów sądowych w całości lub w części (por. postanowienie SN z dnia 18 stycznia 2013 r., IV CZ 144/12, LEX nr 1293823; K. Gonera, Ustawa..., s. 548; M. Kowalska, A. Malmuk-Cieplak, Stosowanie..., s. 78).
Bez wątpienia, do rozstrzygnięcia wniosku osoby prawnej o zwolnienie od kosztów sądowych potrzebne są dokumenty, które będą dostarczały miarodajnych i pełnych informacji o jej kondycji finansowej oraz możliwościach płatniczych. Takim dowodem może być bilans roczny, wykazujący przewagę pasywów nad aktywami, sprawozdania finansowe, wyciągi z kont bankowych – wszystkich, jakie dany podmiot posiada, obejmujące okres kilku miesięcy, raporty kasowe, deklaracje podatkowe, umowy kredytowe i pisma banku, oceniające zdolność kredytową, dokumenty stwierdzające obciążenie nieruchomości hipoteką, a ruchomości zastawem, dokumenty stwierdzające wysokość zobowiązań itp.