Celem formułowanego żądania jest możliwość dokładnego stwierdzenia, co i o jakich parametrach oferuje wykonawca, oraz potwierdzenie, że wskazany w ofercie przedmiot odpowiada wymogom postawionym przez zamawiającego.
Możliwość żądania próbki została literalnie wskazana w § 6 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r., poz. 231). Jednak pomimo tak jednoznacznego uregulowania w kontekście kwalifikacji próbki wciąż budzi ona poważne wątpliwości wśród zamawiających. W zależności zatem od przyjętego stanowiska wobec kwalifikacji próbki – jako części oferty czy dokumentu przedmiotowego na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podejmowane będą kolejno czynności związane z oceną próbki w trakcie badania i oceny ofert oraz ustalenie praw i obowiązków zarówno wykonawcy, jak i zamawiającego.
Zbadaj cel żądania
W kontekście wskazanych rozbieżności w kwalifikacji próbka będzie zatem stanowiła część oferty, gdy określa ona przedmiot zobowiązania wykonawcy i podlega badaniu w ramach kryterium oceny oferty, np. w kryterium jakości bądź funkcjonalności. Potwierdza to również wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2012 r., w którym wskazano, że „dokumenty odnoszące się bezpośrednio do przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy, dookreślające i uszczegółowiające jego zakres czy sposób wykonania, co do zasady są w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia".
Natomiast w przypadku przyjęcia odmiennej klasyfikacji próbki, uznając próbkę za mieszczącą się wśród wymagań dotyczących dokumentów przedmiotowych, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p., wymóg żądania próbki będzie miał na celu potwierdzenie spełnienia warunków postawionych w SIWZ, a co za tym idzie – przybierze inny kształt odnośnie do procedury wyjaśnienia i uzupełnienia próbki w trybie art. 26 ustawy p.z.p.
Ponieważ jednak brak jednoznacznych przesłanek rozróżniających wymagania dotyczące złożenia próbki, należy każdorazowo badać cel, w jakim żądana jest próbka, odnosząc się przy tym do konkretnego stanu faktycznego. W tym zakresie należy przywołać wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2012 r., gdzie wskazano, że „decydującym kryterium rozróżniającym i przesądzającym o odmiennej kwalifikacji tego typu dokumentów jest w tym przypadku cel ich składania oraz zakres informacji wynikający z ich treści. Z jednej strony, w przypadku treści oferty, jest to wskazane wyżej zdefiniowanie i dookreślenie zobowiązania, którego wykonawca się podejmuje. Natomiast tzw. dokumenty przedmiotowe generalnie potwierdzają, iż oferowane rozwiązania, czy nawet szerzej, prowadzona działalność, organizacja pracy etc., spełniają wymagania zamawiającego określone w SIWZ i nie odnoszą się przy tym bezpośrednio do proponowanego sposobu wykonania zamówienia".
