Obowiązek zawiadomienia Prezesa UODO w terminie 14 dni o wyznaczeniu inspektora ochrony danych (IOD) wynika z ustawy o ochronie danych osobowych. Tryb określa przepis art. 10. Te same zasady dotyczą powiadomień o zmianie zgłaszanych danych, a także o odwołaniu inspektora. Analogicznie należy postąpić w przypadku powiadomień dotyczących zastępcy inspektora ochrony danych.
- Wciąż się zdarza, że kierowane do UODO zawiadomienia dotyczące IOD lub zastępców IOD (związane z wyznaczeniem, odwołaniem lub zmianą danych kontaktowych) mają nieprawidłową postać. Tymczasem jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem powiadomienia jest przesłanie zawiadomienia w postaci elektronicznej opatrzonego elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania administratora - przypomina Prezes UODO. Podkreśla, że przesłanie zgłoszenia w innej postaci, nie jest traktowane jako wywiązanie się z ustawowego obowiązku.
Na portalu biznes.gov.pl są dostępne odpowiednie formularze i instrukcje. Można też wysłać pismo ogólne w systemie ePUAP (linki do wszystkich formularzy dostępne są na dole strony UODO). Zawiadomienia dostarczone do UODO za pośrednictwem tych portali są potwierdzane Urzędowym Poświadczeniem Przedłożenia generowanym automatycznie przez biznes.gov.pl lub epuap.gov.pl w postaci pliku UPP.xml.
Zawiadomienia można dokonać przez pełnomocnika. W tym celu należy dołączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej, opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa.
