W pierwszej kolejności należy sprawdzić czy umowa spółki nie wyłącza możliwości odbycia zgromadzenia wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jeśli umowa spółki wprost nie wyłącza takiej możliwości, odbycie zgromadzenia w formie zdalnej (dzięki zmianie przepisów kodeksu spółek handlowych, która nastąpiła w trakcie trwania pandemii COVID-19) co do zasady będzie możliwe.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie czy został uchwalony przez radę nadzorczą, a w przypadku jej braku przez wspólników – regulamin udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dla przyjęcia regulaminu przez wspólników wystarczająca jest pisemna zgoda wspólników reprezentujących bezwzględną większość głosów – zatem nie jest wymagana jednomyślność w tym zakresie. Zakładając, że w spółce został przyjęty stosowny regulamin zarząd spółki może zwołać zgromadzenie wspólników, w którym wspólnicy mogą wziąć udział przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taka informacja powinna się znaleźć w zaproszeniu wysyłanym wspólnikom.