Zgodnie z art. 244 k.p.c., dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone (§ 1). Zasadę tę stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzonych przez podmioty inne niż wymienione w § 1, w zakresie zleconych im przez ustawę zadań z dziedziny administracji publicznej (§ 2). Przepis ten przewiduje zatem dwa rodzaje dokumentów urzędowych. W piśmiennictwie wyróżnia się także takie dokumenty, które nie są wprost dokumentami urzędowymi, nie dotyczą bowiem sfery administracji publicznej i nie zostały sporządzone przez organy państwa, ale z mocy ustawy przyznano im w postępowaniu dowodowym pozycję równorzędną z dokumentami urzędowymi. Do tej grupy zalicza się dokumenty notarialne, dokumenty bankowe i inne. Charakteryzują się one ograniczonym tematycznie zakresem oraz tym, że nie zostały sporządzone przez organ władzy publicznej, lecz nadano im moc dowodową równą dokumentom urzędowym. W przypadku takich dokumentów ustawodawca na ogół posługuje się zwrotem: „(...) ma moc dokumentu urzędowego" (art. 17 ustawy – Prawo pocztowe, art. 95 ust. 1 i 1a ustawy – Prawo bankowe. Niekiedy wykorzystywana jest technika legislacyjna polegająca na używaniu zwrotu: „(...) mają charakter dokumentu urzędowego" (art. 2 § 2 ustawy - Prawo o notariacie). We wszystkich wskazanych przykładach jednoznacznie określone są podmioty, którym przysługuje kompetencja tworzenia dokumentów o mocy dokumentu urzędowego. Zatem dokumenty, które korzystają z mocy dokumentów urzędowych, muszą być – jako stanowiące wyjątek od reguły – ściśle określone pod względem podmiotowym i przedmiotowym. Dokumenty urzędowe korzystają z domniemania prawdziwości i domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Oznacza to m.in., że to strona która zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenia organu, od którego dokument ten pochodzi, są niezgodne z prawdą, powinna okoliczności te udowodnić (art. 252 k.p.c.).
Od dokumentów urzędowych k.p.c. odróżnia dokumenty prywatne. Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie (art. 245 k.p.c.). Dokument taki korzysta jedynie z domniemania autentyczności oraz domniemania, że osoba, która podpisała dokument, złożyła oświadczenie w nim zawarte. Nie korzysta natomiast z domniemania zgodności z prawdą treść zawartego w nim oświadczenia.
Dziennik budowy zgodnie z art. 45 ust. 1 pr. bud. stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót i jest wydawany odpłatnie przez właściwy organ. Ustawodawca nie zastosował tu konstrukcji odwołującej się do „mocy dokumentu urzędowego" bądź do „charakteru takiego dokumentu". Nie wskazał również podmiotu uprawnionego do sporządzenia dokumentu z punktu widzenia jego treści. Użył wprost sformułowania, że dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych (...) i jest wydawany odpłatnie przez właściwy organ. Tym samym został wskazany jedynie organ uprawniony do wydawania odpłatnie dziennika budowy, rozumianego jako sformalizowanego druku (formularza, wzoru), uzupełnianego zgodnie z przepisami właściwego rozporządzenia ministra infrastruktury. Wpisów w dzienniku budowy dokonują takie podmioty jak inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant, kierownik budowy, kierownik robót budowlanych, osoby wykonujące czynności geodezyjne. Wszystkie te podmioty, dokonując wpisów w dzienniku budowy, nie działają jako osoby publiczne. Zatem dziennik budowy nie stanowi dokumentu urzędowego. Pogląd, że dziennik budowy jest dokumentem prywatnym w rozumieniu art. 245 k.p.c. wyraził już wcześniej Sąd Najwyższy w wyroku z 13 czerwca 1991 r., I CR 183/90 i z 18 lutego 2015 r., I CSK 107/14.
