Jak przygotować się do kontroli wykorzystania wsparcia z tarcz antykryzysowych

Takie kontrole już ruszyły. Negatywny ich wynik może zaś powodować konieczność zwrotu części, a nawet całości przyznanego wsparcia.

DOPŁATY DO WYNAGRODZEŃ

Dwa główne programy pomocowe o charakterze powszechnym, polegające na przyznaniu dofinansowania do wynagrodzeń pracowników, zostały uregulowane w art. 15g i art. 15gg tarczy antykryzysowej (dofinansowanie odpowiednio do wynagrodzeń pracowników objętych i nieobjętych przestojem ekonomicznym bądź obniżonym wymiarem czasu pracy). Z uwagi na liczbę składanych wniosków wojewódzkie urzędy pracy (WUP) nie weryfikowały szczegółowo składanych przez pracodawców oświadczeń, co usprawniło wypłatę otrzymanego dofinansowania. Jednak to, czy wnioskodawca był do niego uprawniony i w jakiej wysokości, finalnie potwierdzi w wyniku kontroli WUP.

Etapy postępowania

Pracodawca ma obowiązek dokonać stosownego rozliczenia z WUP w terminie 30 dni po upływie okresu objętego dofinansowaniem. Upływ tego terminu wyznacza z kolei granice czasowe kontroli, która może zostać przeprowadzona u pracodawcy.

Kontrole WUP będą przebiegały dwuetapowo.

Pierwszy etap – już rozpoczęty – to wstępna weryfikacja złożonej przez pracodawcę dokumentacji, polegająca przede wszystkim na rozliczeniu otrzymanego dofinansowania (termin weryfikacji to 60 dni od dnia, do którego pracodawca miał dokonać rozliczenia).

W drugim etapie badaniu może podlegać szereg okoliczności, od spełnienia których zależy uprawnienie przedsiębiorców do uzyskania dofinansowania. Na tym etapie kontroli urzędnicy będą weryfikowali m.in.:

- wystąpienie deklarowanego spadku obrotów,

- poprawność wyliczenia kwoty dofinansowania,

- utrzymanie w zatrudnieniu pracowników objętych wnioskiem,

- sposób wykorzystywania otrzymanych środków,

- czy w zakładzie pracy został faktycznie wprowadzony przestój ekonomiczny/obniżony wymiar czasu pracy.

Jak się przygotować

Drugi etap kontroli może nastąpić do trzech lat od dnia, do którego należało dokonać rozliczenia. Jednak przygotowania do kontroli warto rozpocząć już teraz, zbierając kompletną dokumentację. Na etapie wnioskowania o dofinansowanie czy też w niedługim okresie po jego uzyskaniu najłatwiej bowiem o zebranie w jednym miejscu istotnych danych oraz przygotowanie stosownych wyjaśnień (tzw. defence file). Z uwagi na potencjalne zmiany kadrowe warto też, aby taką dokumentację stworzyły osoby uczestniczące w procesie wnioskowania i rozliczania dofinansowania.

SUBWENCJE Z POLSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU

Zgodnie z tarczą finansową PFR jest uprawniony do monitoringu udzielania subwencji przy zastosowaniu standardowych procedur raportowania, ewidencji oraz kontroli – w szczególności przeciwdziałania nadużyciom.

Oparte na algorytmie

W tym celu w PFR stworzono specjalny algorytm do weryfikacji wniosków, wykorzystujący dane dostępne chociażby w ZUS, urzędach skarbowych, JPK czy Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

Pierwsze kontrole samych wniosków o pomoc miały miejsce jesienią zeszłego roku. Natomiast kontrole rozliczanych subwencji będą dokonywane po 12 miesiącach od

zawarcia umowy na podstawie oświadczeń o rozliczeniu subwencji i to one będą podstawą do podejmowania przez PFR decyzji o kwocie podlegającej zwrotowi. Oświadczenia dotyczące rozliczeń mają dotyczyć w szczególności średniego stanu zatrudnienia.

Bez automatu

Co do złożonych wniosków, PFR nie przeprowadza kontroli wszystkich przedsiębiorców – dotąd szczegółowa weryfikacja obejmowała tylko firmy wytypowane przez algorytm. Nie oznacza to oczywiście z góry, że znalezienie się na

liście kontrolnej jest równoznaczne ze stwierdzeniem naruszeń i koniecznością zwrotu otrzymanej subwencji. Wszelkie rozbieżności trzeba jednak wyjaśniać.

Jak się przygotować

W przypadku kontroli PFR przygotowanie to przede wszystkim zebranie dokumentów i informacji potwierdzających dane wskazane we wniosku o subwencję. Należy pamiętać, że systemy informacji – jakkolwiek automatyczne – również bywają zawodne. Przykładem jest chociażby kwestia potwierdzania stanu zatrudnienia na miesiąc poprzedzający miesiąc składania wniosku podczas procedury aplikacyjnej. Niejednokrotnie przedsiębiorcy musieli uzyskiwać z ZUS dane, które zostały przekazane do PFR i pokazywać je PFR ponownie w ramach postępowań wyjaśniających, ponieważ nie zgadzały się one ze stanem faktycznym (co było prawdopodobnie błędem systemu – dane pozyskane przez PFR wskazywały inną liczbę pracowników niż dane wskazane przez firmę we wniosku i wymagało to późniejszych wyjaśnień). Dlatego w razie kontroli należy zabezpieczyć i mieć pod ręką odpowiednie dokumenty potwierdzające:

- stan zatrudnienia,

- spadek obrotów oraz

- sposób wyliczenia spadku obrotów.

Michał Hady, starszy prawnik radca prawny Sołtysiński Kawecki & Szlęzak

Część z kwestii badanych przez wojewódzkie urzędy pracy w zakresie korzystania z dofinansowania do wynagrodzeń pracowników będzie również przedmiotem badania Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie bowiem z ogłoszonym planem kontroli na 2021 r. PIP będzie badał m.in. kwestie dotyczące czasu pracy oraz wypłaty wynagrodzeń związanych z obniżeniem wymiaru czasu pracy/wprowadzeniem przestoju ekonomicznego.

Maria Rudzińska, młodszy prawnik Sołtysiński Kawecki & Szlęzak

Na wypadek kontroli PFR warto dodatkowo posiadać dokumentację potwierdzającą wielkość przedsiębiorstwa. Inne warunki dotyczyły bowiem małych i średnich przedsiębiorców (MŚP), a inne dużych. Tymczasem definicja MŚP na cele otrzymywania pomocy publicznej różni się od tej z prawa przedsiębiorców. Wiele firm, ubiegając się o pomoc, nie było tego świadomych i w szczególności nie wykazywało powiązań z innymi podmiotami.

Dokumenty do weryfikacji

Do najważniejszych dokumentów, które warto zgromadzić na potrzeby kontroli, należą:

- analizy i dokumenty finansowe wykazujące spadek obrotów, wraz z opisem sposobu jego obliczenia, jak również fakt niezalegania w regulowaniu zobowiązań podatkowych i składkowych

- wyciągi z rachunków obejmujące wynagrodzenia, daniny publiczne, ewentualnie dokonanie zwrotu części dofinansowania w ramach rozliczenia

- listy płac oraz deklaracje ZUS i US potwierdzające ciągłość zatrudnienia, wysokość wynagrodzeń, wykorzystanie dofinansowania zgodnie z przeznaczeniem oraz potwierdzające, że wysokość wynagrodzenia pracowników kwalifikowała do uzyskania dofinansowania

- dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunków pracy pracowników objętych dofinansowaniem (w celu wykazania, że stosunek pracy ustał z innych przyczyn niż te niedotyczące pracownika)

- harmonogramy oraz ewidencję czasu pracy (potwierdzające

m.in. obniżenie wymiaru czasu pracy oraz fakt, że nie planowano pracy w nadgodzinach)