Obowiązki zarządu i konsekwencje ich niewypełnienia, gdy strata spółki przewyższa jej kapitał

Obowiązki zarządu i konsekwencje ich niewypełnienia w sytuacji, gdy strata spółki przewyższa jej kapitał, to zagadnienie szczególnie aktualne w okresie przygotowania sprawozdań finansowych za poprzedni rok. Należy jednak podkreślić, że w kontekście obowiązków zarządu chodzi tu nie tylko o bilans sporządzany dla potrzeb rocznego sprawozdania finansowego, ale również inne bilanse przygotowywane, w zależności od potrzeb, na dowolny dzień roku obrotowego, np. przy comiesięcznym bądź śródrocznym monitorowaniu płynności finansowej spółki.

Jak liczyć

Tak zwany ujemny kapitał występuje wówczas, gdy strata spółki przewyższa sumę kapitału zapasowego oraz rezerwowego i połowę (dla sp. z o.o.) lub 1/3 (w przypadku spółki akcyjnej) kapitału zakładowego (tzw. strata kwalifikowana). Analizując składowe kapitału własnego spółki przedstawione w poniższej tabeli, sytuacja taka może mieć miejsce wtedy, kiedy np. spółka przez wiele lat wykazywała straty, aż w końcu skumulowana strata przekroczyła wartość jej kapitału >patrz tabela.

Kapitał własny należy wykazać w bilansie w wartości nominalnej, według stanu na dzień bilansowy. Kapitał (fundusz) własny wartościowo jest równy aktywom netto, czyli aktywom jednostki pomniejszonym o zobowiązania (art. 3 ust. 1 pkt 29 ustawy o rachunkowości). Do ustalenia kapitału własnego należy wziąć pod uwagę wartość rynkową aktywów, a nie wartość bilansową, która często jest niższa z powodu pomniejszających ją odpisów amortyzacyjnych. Ustalenie wartości rynkowej aktywów spółki to nie lada wyzywanie dla spółki. Mogą bowiem wystąpić rozbieżności w ocenie ich wartości rynkowej. Jeżeli spółka posiada aktywa w formie akcji notowanych na giełdzie, to wartość ich możemy określić na podstawie notowań giełdowych. Natomiast jeśli na aktywa w większości składają się nieruchomości lub ruchomości, to ustalenie potencjalnej ceny sprzedaży jest już trudniejsze. Niekiedy problemem staje się określenie, co się zalicza do aktywów spółki.

Kolejne kroki

Kiedy w bilansie wykazany zostanie ujemy kapitał, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników (>patrz ramka), w czasie którego powinna zostać podjęta decyzja co do dalszego istnienia spółki (art. 233 § 1 k.s.h., art. 397 k.s.h). Decyzje w tym zakresie mogą zapadać podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników (jeżeli problem ujawnił się w związku ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego), bądź na nadzwyczajnym zgromadzeniu zwołanym w celu podjęcia uchwały, o której mowa odpowiednio w art. 233 § 1 k.s.h. albo art. 397 k.s.h. Konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku mogą być bardzo dotkliwe.

Likwidacja ...

Podjęcie uchwały o ewentualnej likwidacji spółki leży w gestii wspólników. Jeżeli spółka może pokryć swoje zobowiązania ze środków własnych, bądź też pozyskać w tym celu środki z zewnątrz, zarząd prowadzi likwidację spółki. W przypadku braku takiej możliwości, zarząd powinien zgłosić wniosek o ogłoszenie upadłości.

Z chwilą otwarcia likwidacji zarząd spółki traci uprawnienie do reprezentowania oraz prowadzenia spraw spółki. Dalsze prowadzenie spraw spółki przejmują likwidatorzy, którymi są członkowie zarządu spółki, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej.

Obowiązki likwidatorów spółki:

- sporządzenie inwentaryzacji na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji (art. 26 ust. 4 uor),

- sporządzenie bilansu przedlikwidacyjnego, który obejmuje okres od początku roku obrotowego, w którym otwarto likwidację do dnia poprzedzającego otwarcie likwidacji (art. 12 ust. 2 pkt 6 uor),

- przygotowanie pełnego sprawozdania finansowego, zwanego bilansem otwarcia likwidacji, obejmującego wszystkie składniki aktywów według ich wartości zbywczej, wraz rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową – w ciągu 15 dni od zajścia przyczyny likwidacji, najwcześniej na dzień jej otwarcia oraz przedłożenie ww. bilansu do wglądu wspólnikom spółki – co najmniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników (art.12 ust.1 pkt 5 oraz ust 2, art. 45 ust.1 uor),

- przedłożenie bilansu do zatwierdzenia wspólnikom – podczas zgromadzenia wspólników(art. 281 k.s.h.)

- złożenie zatwierdzonego i podpisanego przez wszystkich likwidatorów bilansu do akt rejestrowych spółki w KRS(art. 288 § 1 k.s.h.),

- zgłoszenie do KRS – w terminie siedmiu dni od dnia podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki (art. 277 k.s.h.):

– faktu otwarcia likwidacji,

– ustanowienia likwidatorów wraz z ich imionami, nazwiskami i adresami,

– sposobu reprezentowania spółki i wszelkich w tym zakresie zmian, ogłoszenie o rozwiązaniu spółki i o otwarciu likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wraz z jednoczesnym wezwaniem wierzycieli do zgłoszenia swoich wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia (ogłoszenie to można zrobić również w inny sposób jeżeli został on określony w umowie spółki) – (art. 279 k.s.h.),

- złożenie do depozytu sądowego sumy potrzebnej do zaspokojenia lub zabezpieczenia znanych spółce wierzycieli, którzy się nie zgłosili lub których wierzytelności nie są wymagalne albo są sporne(art. 285 k.s.h.),

- przygotowanie sprawozdania z działalności oraz rocznego sprawozdania finansowego (art. 281 § 2 k.s.h.),

- złożenie ww. dokumentów zwyczajnemu zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia (art. 281 § 1 k.s.h.),

- sporządzenie bilansu likwidacyjnego, wraz z rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową – przed zakończeniem likwidacji, na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników pozostałego majątku spółki (art. 288 § 1 k.s.h.),

- ogłoszenie sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki i złożenie go nadzwyczajnemu zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia,

- złożenie sprawozdania likwidacyjnego sądowi rejestrowemu wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców (art. 288 § 1 k.s.h.),

- sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji (art. 12 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 45 ust. 1 uor) w ciągu trzech miesięcy od zakończenia procesu podziału kwot likwidacyjnych pomiędzy wspólników,

- złożenie sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji do zatwierdzenia zgromadzeniu wspólników, ogłoszenie i złożenie go do KRS (art. 288 §1 k.s.h.).

W informacji dodatkowej sporządzonej z bilansem otwarcia likwidacji, likwidatorzy powinni zawrzeć propozycję w zakresie pokrycia wynikłej straty, np. z zysków z lat kolejnych, środków z kapitałów zapasowego czy rezerwowego, dopłat wnoszonych przez wspólników, obniżenia kapitału zakładowego spółki.

Po wykreśleniu spółki z rejestru konieczne jest jeszcze:

1. zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rozwiązaniu spółki poprzez przekazanie mu odpisu sprawozdania likwidacyjnego (art. 290 k.s.h.);

2. wystąpienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem, sporządzonym na urzędowym formularzu (druk VAT-Z), o wykreślenie zlikwidowanej spółki z rejestru podatników VAT;

3. złożenie deklaracji NIP – 2 dla potrzeb zawiadomienia o zmianie statusu podatnika w podatku dochodowym;

4. zgłoszenie do GUS o zaprzestaniu prowadzenia działalności przez spółkę.

Uwaga! Odpowiedzialność likwidatora za zobowiązania powstałe w czasie pełnienia funkcji jest tożsama z odpowiedzialnością członków zarządu (por. uchwałę SN z 28 stycznia 2010 r., 91/09). Zatem odpowiedzialność członków zarządu obejmuje również okres, w którym spółka znajduje się w stanie likwidacji, o ile są likwidatorami spółki.

... a upadłość

Gdy sytuacja finansowa spółki kwalifikuje ją do ogłoszenia upadłości, za jej ogłoszenie we właściwym terminie odpowiedzialni są członkowie zarządu spółki. Powinni oni pamiętać o tym, że w przypadku, gdy spółka stanie się niewypłacalna, mają 30 dni na złożenie w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości (art. 21 prawa upadłościowego). Dłużnik jest niewypłacalny, kiedy utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Zgodnie z art. 11 prawa upadłościowego taka sytuacja ma miejsce, gdy opóźnienie w spłacie wymagalnych zobowiązań przekracza trzy miesiące, a także gdy zobowiązania pieniężne dłużnika przekraczają wartość jego majątku (ujemny kapitał), a stan ten utrzymuje się nieprzerwanie przez okres ponad 24 miesięcy. Do wartości tych zobowiązań nie wlicza się zobowiązań przyszłych, w tym zobowiązań pod warunkiem zawieszającym oraz zobowiązań wobec wspólnika albo akcjonariusza z tytułu pożyczki lub innej czynności prawnej o podobnych skutkach oraz rezerw i zobowiązań wobec jednostek powiązanych.

Określenie terminu na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości przez członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest szczególnie ważne. Jeżeli bowiem wniosek nie zostanie złożony w terminie przewidzianym w art. 21 prawa upadłościowego, grozi to członkom zarządu odpowiedzialnością majątkiem osobistym za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.