Akredytywa dokumentowa należy do tzw. uwarunkowanych form płatności. Wymaga współdziałania stron kontraktu oraz banków zaangażowanych w cały proces. W największym skrócie jest to pisemne zobowiązanie banku otwierającego akredytywę do wypłacenia jej beneficjentowi określonej z góry kwoty pieniędzy i w ustalonym terminie, pod warunkiem spełnienia przez tego ostatniego określonych warunków. Te sprowadzają się zwykle do złożenia w banku odpowiedniego kompletu dokumentów. Mają one prezentować właściwy sposób wykonania kontraktu (wywiązania się z umowy, dostarczenia ładunku). Innymi słowy, za pomocą tych dokumentów eksporter (beneficjent) musi udowodnić, że prawidłowo wykonał swoją część obowiązków. Jeżeli to zrobi, ma niemal stu procentową pewność otrzymania przysługującego mu wynagrodzenia.
Czytaj też:
Akredytywa zwiększa gwarancję uzyskania zapłaty od kontrahenta
Inkaso i akredytywa: podobieństwa i różnice dwóch modeli płatności
To, co tak prosto brzmi, nie jest takie proste w praktyce. Po pierwsze to nie jest tak, że eksporter w dowolny sposób wykazuje prawidłowe wykonanie kontraktu. Szczegóły w tym zakresie muszą być wynegocjowane przez strony i przeniesione do warunków akredytywy. A to oznacza, że także bank otwierający ją musi zaakceptować poczynione ustalenia. Efektem jest bardzo konkretny komplet dokumentów, często podający, w jakiej formie mają być wystawione poszczególne dokumenty i w jakiej liczbie egzemplarzy (w tym oryginałów i kopii). Warunki mogą wskazywać, kto ma wydać określony dokument lub kto ma go podpisać. Warunki akredytywy mogą nawet wskazywać, w jakim czasie dokumenty muszą zostać zaprezentowane. Nie wystarczy na przykład złożyć ich najpóźniej w ostatnim dniu ważności tej formy rozliczenia, ale np. w określonym czasie po ich uzyskaniu, choćby ten termin upływał w okresie ważności akredytywy. Przykładowo zapis warunków może wskazywać, że dokumenty transportowe (potwierdzające załadunek towaru) muszą być prezentowane najdalej siedem dni po dacie załadunku.