Obligatoryjną treść tej księgi zawiera art. 188 § 1 k.s.h. W świetle tego przepisu jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów. Przy czym, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze.
Tylko deklaracja
Oznacza to, że wpis do księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07 argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową.".
W sytuacji, w której zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu). Przy czym, w razie gdyby nieprowadzenie owej księgi, wyrządziło udziałowcom szkodę, w/w osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych. Osobom wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do tego, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Wymagana staranność
Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).
Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Prawo to należy do kategorii osobistych i przysługuje mu bezwzględnie. Nie może być więc ono ani ograniczone, ani wyłączone umową spółki. Zarząd nie ma jednak obowiązku (a wyłącznie uprawnienie) wydawać z księgi odpisów, zaświadczeń oraz wyciągów. Nie ma natomiast przeszkód, aby w kontrakcie podmiotu rozszerzyć katalog osób uprawnionych do jej przeglądania. Przy czym, zakazane jest wystawianie dokumentów na okaziciela, jak również imiennych lub na zlecenie, a zatem o charakterze papierów wartościowych, na udziały w spółce.