Bezpośredni związek ze wspomnianą kwestią mają obowiązujące od 8 września 2016 r. przepisy dotyczące formy dokumentowej. Wprowadzają one dwa pojęcia, które choć pozornie określają to samo zjawisko, to niosą w sobie różną treść normatywną. Otóż zgodnie z art. 773 k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Natomiast art. 772 k.c. przewiduje, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Z tego wynikają dwa istotne dla praktyki wnioski. Pierwszy, że pojęcie dokumentu na gruncie prawnym oderwało się od jego tradycyjnego rozumienia jako podpisanej kartki papieru oraz drugi, że coś co jest dokumentem nie musi obejmować oświadczenia woli prowadzącego na przykład do zawarcia umowy. Odnosząc to do codziennej komunikacji między firmami trzeba stwierdzić, że zarówno zwykła wiadomość elektroniczna, jak i zawarte w niej załączniki stanowią dokument na gruncie prawa cywilnego bez względu na to, czy zawierają tak zwany podpis elektroniczny, czy nie. Jednocześnie potwierdzony został wyraźnie możliwy skutek prawny tego typu korespondencji w postaci powstania wiążących zobowiązań.
Na tle innych form
Wprowadzenie formy dokumentowej nie spowodowało usunięcia innych znanych do tej pory zwykłych form czynności prawnych tj. formy pisemnej i elektronicznej (tj. z podpisem elektronicznym). Co więcej ta ostatnia doczekała się jasnego nazwania już na wstępie działu kodeksu cywilnego w jego art. 73. Równocześnie też znowelizowany został art. 245 k.p.c. w sposób niejako dowartościowujący dotychczasowe formy.
Otóż poprzednia redakcja tego przepisu przewidywała, iż dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Tymczasem po zmianie jedynie dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.
W praktyce zatem fakt zawarcia umowy w tradycyjny sposób (lub z podpisem elektronicznym) będzie prostszy do udowodnienia z uwagi na ustawowe domniemanie ułatwiające identyfikację stron. Trzeba jednak podkreślić, że w myśl wyraźnej regulacji art. 772 k.c. przestała być to jedyna forma ustalenia wystawcy dokumentu.