fbTrack
REKLAMA

Ekonomia

Dlaczego Twojej firmie potrzebna jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Wprowadzenie przez Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy wymogło na przedsiębiorcach zmiany w funkcjonowaniu firm. Pomocą dla nich okazały się programy rejestrujące informacje na temat godzin pracy, przerw, nieobecności oraz wyjść prywatnych.

Prowadzenie dokumentacji czasu pracy w tradycyjnej, papierowej formie jest kłopotliwe i może prowadzić do wielu błędów. Listy obecności i wnioski urlopowe czasem się gubią lub zostają niepoprawnie wypełnione. Może również dochodzić do nadużyć ze strony pracowników, takich jak dopisywanie nieobecnej osoby lub wpisywanie nieprawdziwych godzin.

Takie sytuacje są często trudne do zweryfikowania, mogą jednak wiązać się z wieloma nieprzyjemnymi konsekwencjami, takimi jak: 

  • problemy komunikacyjne pomiędzy pracownikami,

  • zmniejszony poziom motywacji do pracy,

  • strata pieniędzy,

  • nieefektywne działanie organizacji.

Wprowadzenie obowiązku rejestrowania dokładnych godzin pracy, przerw oraz wyjść prywatnych sprawiło, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie do swojej organizacji programu, który automatyzuje i przyspiesza prowadzenie ewidencji czasu pracy, a jednocześnie przynosi wiele korzyści pracownikom.

Co to jest ewidencja czasu pracy online?

Ewidencja czasu pracy (ECP) i system rejestracji czasu pracy (RCP) to narzędzia, które umożliwiają elektroniczne zbieranie danych na temat zgłoszonych przez pracowników godzin rozpoczęcia i zakończenia zmian, przerw oraz nieobecności. Wszystkie informacje zapisywane są automatycznie w momencie rejestracji, dzięki czemu menedżerowie zawsze mają dostęp do aktualnych informacji.

W Calamari wszystkie dane na temat nieobecności przechowywane są w chmurze, co pozwala uzyskać do nich dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca. Prowadzenie elektronicznej dokumentacji godzin pracy pozwala szybko sprawdzić informacje o danym pracowniku Odciąża również dział HR dzięki automatyzowaniu procesów związanych z tworzeniem cyklicznych raportów.

Dlaczego firmie potrzebny jest system ewidencji godzin pracy?

Ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu system RCP pozwala przede wszystkim zbierać szczegółowe dane na temat czasu pracy i urlopów. Jednak wykorzystanie takiego narzędzia w firmie niesie ze sobą wiele innych korzyści, które usprawnią funkcjonowanie firmy i poprawiają wewnętrzny przepływ informacji, wpływając na produktywność podwładnych.

Zbieranie szczegółowych informacji na temat czasu pracy

Wraz z nałożeniem na pracodawców obowiązku rejestrowania przepracowanych godzin pracy zatrudnionych konieczne było opracowanie metody zbierania tych informacji. Dokumentowanie ich na papierze bądź w arkuszu kalkulacyjnym jest jednak bardzo czasochłonne i nieprecyzyjne.

Program RCP umożliwia automatyczne zapisywanie danych na temat przepracowanych godzin poprzez wybraną przez podwładnego metodę. W Calamari można to robić na kilka sposobów:

  • poprzez stronę internetową,

  • aplikację mobilną,

  • za pomocą kodów QR (Calamari KIOSK),

  • dzięki technologii iBeacons,

  • bezpośrednio ze Slacka.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy zbiera dane w systemie i na bieżąco wylicza godziny do przepracowania. Lista obecności z godzinami przyjść i wyjść jest dla pracownika widoczna w każdej chwili, a menedżer ma dostęp do informacji na temat wszystkich swoich podwładnych. Dzięki temu kontrola przepracowanego czasu i optymalne zaplanowanie zadań stają się znacznie prostsze.

Program do mierzenia przepracowanych godzin pozwala na zapisanie jej faktycznej godziny rozpoczęcia oraz zakończenia, wyjść prywatnych i przerw – bez pomyłek, dzięki czemu wszystkie dane są rzetelne i niezwykle precyzyjne.

Przyspieszanie procesów związanych z udzielaniem urlopów i raportowaniem

Aplikacja do ewidencji pracy automatyzuje również zarządzanie wnioskami urlopowymi i tworzenie cyklicznych raportów. To ogromna pomoc dla działów HR odpowiedzialnych za zarządzanie tego typu informacjami. System RCP online zbiera dane, które można wygodnie filtrować i eksportować do różnych formatów plików, najpopularniejszych systemów kadrowo-płacowych oraz przez interfejsy programowe (API). Dzięki temu przygotowanie miesięcznej ewidencji obecności i urlopów zajmuje chwilę. Dostęp do danych można uzyskać zarówno przez aplikację webową jak i mobilną.

Pracownicy mogą złożyć podanie o urlop poprzez system za pomocą kilku kliknięć poprzez stronę www lub aplikację mobilną. Dzięki możliwości ustawienia powiadomień e-mail oraz integracji z zewnętrznymi narzędziami spowoduje to wysłanie powiadomienia do menedżera, który będzie mógł od razu zaakceptować bądź odrzucić wniosek.

Pracownik może sprawdzić pulę dostępnych nieobecności oraz limity urlopowe w każdej chwili. Bez konieczności angażowania działu kadr można więc sprawdzić, ile dni do wykorzystania w danym okresie przysługuje poszczególnym osobom.

W Calamari elektroniczne wnioski urlopowe mogą zostać rozpatrzone z poziomu aplikacji webowej, aplikacji mobilnej lub dzięki różnym integracjom, np. z poziomu firmowego komunikatora Slack. 

Każdy z pracowników może dodać do podania powód wnioskowania o nieobecność, swojego zastępcę oraz załącznik. Menedżer ma możliwość dodania do wniosku komentarza, który wyświetli się wnioskującemu wraz z decyzją przełożonego o akceptacji lub odrzuceniu podania.

Zapobieganie błędom i nadużyciom

Papierowe listy obecności i karty czasu pracowników nie są idealnym rozwiązaniem – są narażone na liczne błędy oraz nadużycia, takie jak:

  • zapomnienie o wpisaniu się na listę,

  • wpisanie się w nieprawidłowym miejscu,

  • zgubienie listy obecności,

  • podpisywanie listy za nieobecnego pracownika,

  • wpisywanie nieprawdziwej liczby przepracowanych godzin.

Ewidencja czasu pracy pracownika online eliminuje tego typu problemy i ułatwia wykrywanie nieprawidłowości, takich jak:

  • spóźnienia,

  • nieuzasadnione nieobecności,

  • zbyt długie przerwy,

  • za krótki lub zbyt długi czas pracy.

Wszystkie informacje można filtrować po datach, pracownikach i rodzajach zdarzeń, przyspieszając proces odnajdywania tego typu błędów.

Poprawa wewnętrznego przepływu informacji na temat obecności

W codziennej pracy informacje na temat dostępności współpracowników w danych dniach bywają niezbędne do wydajnego zaplanowania obowiązków. Dzięki widokowi kalendarza program do ewidencji czasu pracy pozwala wszystkim w organizacji szybko dowiedzieć się, kto jest obecny danego dnia.

Wszystkie informacje przedstawione są w jednym przejrzystym widoku, który można przeglądać po dacie, zespole oraz rodzaju nieobecności. Pozwala to sprawnie przejrzeć jedynie potrzebne dane. W przypadku wyznaczenia zastępców można też bardzo łatwo sprawdzić, do kogo zwrócić się ze sprawą pod nieobecność danego pracownika.

Usprawnianie planowania i zarządzania pracą zdalną

Program do rejestracji czasu pracy to dobre rozwiązanie zarówno dla firm rozproszonych w różnych krajach i miastach, jak również dla tych przedsiębiorstw, w których umożliwia się zatrudnionym pracę spoza biura.

Poprzez ustawienie w systemie etykiety urlopu "praca zdalna" można kontrolować, którzy pracownicy danego dnia znajdują się na terenie biura, a którzy wykonują swoje obowiązki z innego miejsca. Zaakceptowanie wniosku o telepracę skutkuje dodaniem do kalendarza stosownej informacji, dzięki której pozostali członkowie organizacji będą wiedzieć, że danego pracownika nie ma na terenie biura, co znacznie ułatwi ułożenie planu pracy na kolejne dni.

Różne formy rejestrowania początku i końca dnia sprawiają, że kontrolowanie czasu przepracowanego przez mobilnych podwładnych jest niezwykle proste. Umożliwia również pracę na odległość menedżerom, którzy w każdej chwili mogą sprawdzić karty pracy swoich zespołów i zarządzać wnioskami urlopowymi z dowolnego miejsca.

Zarządzanie pracą w czasie pandemii

Możliwość tworzenia własnych typów nieobecności to niesamowicie przydatna funkcja, która ułatwia zarządzanie pracownikami w trudnych sytuacjach, takich jak pandemia koronawirusa (COVID-19).

Tworząc nieobecność "praca z domu", można ustalić harmonogram przychodzenia do biura w czasie pandemii. Wszyscy pracownicy mają wgląd do kalendarza i wiedzą, kiedy powinni zjawić się w firmie oraz kto oprócz nich będzie danego dnia obecny.

System przechowuje archiwalne dane, dlatego w sytuacji wykrycia choroby u jednego z pracowników organizacja może szybko zareagować, sprawdzając, kto był w biurze tego samego dnia co zarażony, by móc podjąć odpowiednie kroki w trosce o bezpieczeństwo podwładnych.

By zapewnić pracownikom jeszcze lepszą ochronę, Calamari umożliwia bezdotykowe zgłaszanie przerw poprzez terminal kodów QR. Rejestracja przerwy odbywa się za pomocą wypowiedzenia komendy głosowej “przerwa”.

Oszczędność papieru i dbanie o środowisko

Rejestr godzin pracy prowadzony za pomocą elektronicznego narzędzia to również dbanie o środowisko. Calamari przechowuje wszystkie dane w systemie, dzięki czemu niepotrzebne jest drukowanie list obecności, kart pracowników ani wniosków urlopowych. To duża pomoc w dbaniu o zdrowie Ziemi i prowadzenie działalności w duchu eco-friendly.

Podsumowanie

Program do ewidencji czasu pracy to narzędzie, które pozwala poprawić wydajność w organizacji i zachować płynność przepływu informacji na temat nieobecności. Pomaga oszczędzić czas pracowników i zapobiega występowaniu błędów. W oczach potencjalnych pracowników i partnerów wypada pozytywnie, ukazując pracodawcę jako otwartego na innowacje i idącego z duchem czasu.

Calamari jest elastyczną i nowoczesną aplikacją, której możliwości odpowiadają potrzebom większości przedsiębiorstw na świecie. Firma jako jedna z pierwszych wprowadziła technologię iBeacon do zarządzania czasem pracy i oferuje szereg sposobów zapisywania informacji o przepracowanych godzinach. Pozwala na składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych oraz informowanie o nieobecnościach i przepracowanych godzinach.

Sprawdź, ile w Twojej organizacji może zmienić elektroniczna ewidencja czasu pracy. Przetestuj Calamari przez dwa tygodnie za darmo bez żadnych zobowiązań.

Materiał Promocyjny 




REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA