Dla uznania pisma za skargę decydująca jest jego treść, a nie sama nazwa. Wniesienie skargi uruchamia specyficzne, jednoinstancyjne postępowanie. Kończy się ono skierowaniem zawiadomienia do wnoszącego skargę.
Wnoszący skargę powinien wiedzieć, gdzie należy ją zgłosić. Tak więc jeśli chodzi o działania wójta/burmistrza/ prezydenta miasta lub kierowników gminnych jednostek, organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest rada gminy. W zakresie wykonywania zadań zleconych organem właściwym jest wojewoda. Skarga powinna być rozpatrzona w ciągu miesiąca. Urzędy muszą przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych dniach i godzinach, co najmniej raz w tygodniu.
Opisanych regulacji nie należy mylić z tymi, które są w art. 36–37 k.p.a. i odnoszą się do konsekwencji braku terminowego załatwiania spraw przez organ administracji. Otóż sprawy administracyjne powinny być załatwiane co do zasady w ciągu miesiąca, a przy szczególnym stopniu skomplikowania w ciągu dwóch miesięcy (nie wlicza się terminów przewidzianych dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu). Zdarza się, że przedsiębiorcom zależy na szybkim załatwieniu sprawy, a odpowiedzialny organ się nie spieszy. Wówczas pamiętać trzeba, że o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie urząd musi zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Często organy w takich zawiadomieniach nie wypełniają wszystkich ustawowych przesłanek, wskazując jedynie ogólnie na „duży stopień skomplikowania sprawy". Na każde niezałatwienie sprawy w terminie i przewlekłe jej prowadzenie stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia.
Jeżeli uzna on zażalenie za uzasadnione, wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy i zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie winnych niezałatwienia jej w terminie. Jeżeli zbyt długie rozpatrywanie sprawy było nieuzasadnione, to winny pracownik urzędu podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Brak terminowego rozpatrzenia sprawy otwiera też dla przedsiębiorcy drogę do dochodzenia od urzędu odszkodowania za straty, które w związku z tym poniósł (muszą być one konkretnie wskazane).
Warto pamiętać, że nie zawsze najlepszym działaniem jest kierowanie skarg i zażaleń. Takie „pójście na wojnę" z urzędem może dać bowiem efekt przeciwskuteczny.
Maciej J. Nowak, radca prawny
