fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Biznes

Wdrożenie SAP - na czym to polega

ROL
Wdrożenie narzędzi pomagających w zarządzaniu firmą jest niezbędne w wielu organizacjach. Dla zarządu jest to sposób na obniżenie kosztów, efektywne zarządzanie ludźmi, czy zwiększenie efektywności.

Bardzo istotne dla powodzenia wdrożenia SAP jest jego właściwe zaplanowanie, a także powołanie zespołu wdrożeniowego, który będzie rozumiał cel i specyfikę projektu. Bardzo często osoby decyzyjne w firmach planując wdrożenie i analizując potencjalne ryzyko, skupiają się na informatycznej i technologicznej stronie przedsięwzięcia. Tymczasem kluczowy aspekt wdrożenia to pracownicy firmy. Oni będą odpowiedzialni za określenie potrzeb wdrożenia, wyodrębnienie kluczowych obszarów, identyfikację procesów w firmie i ich opis, gromadzenie istotnych informacji, wprowadzenie nowych wytycznych i ostatecznie przeprowadzenie testów. Ich zaangażowanie będzie miało decydujący wpływ na terminowy przebieg prac w poszczególnych etapach, liczbę ewentualnych błędów, tempo wprowadzania zmian, a także atmosferę w projekcie – mówi Piotr Pudelski, mający za sobą wiele wdrożeń dyrektor konsultingu SAP w firmie itelligencegroup.com.

Dobry zespół

Firma wdrożeniowa służy wiedzą systemową, ma sprawdzone narzędzia do testów, dostarczy wzory dokumentacji. Ale to pracownicy firmy będą odpowiedzialni za ich właściwe użytkowanie i wypracowanie rozwiązań służących całej organizacji. Nie ma dwóch takich samych realizacji wdrożenia SAP. Determinuje je specyfika branży, wielkość i potrzeby firmy, kompetencje osób biorących udział w projekcie oraz ich doświadczenie zawodowe. Stąd też finalny projekt jest zawsze unikalny. Tworzenie planów wdrożenia SAP ma za zadanie ten cały, wieloetapowy i zaplanowany proces usystematyzować. Nie można zapominać, że działania przeprowadzane są na „żywej” organizacji, a co za tym idzie nie zawsze możliwe jest uniknięcie konfliktów, modyfikacji, czy błędów. Właściwie można założyć, że są one wpisane w projekt i sztuką jest uporać się z nimi we właściwy sposób.

Właściwa identyfikacja obszarów objętych wdrożeniem

W takich sytuacjach istotne jest, by na spokojnie i bez tzw. „spychologii” starać się wypracować kompromis i znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące dla wszystkich zespołów. Niejednokrotnie są to drobne szczegóły, a nieporozumienia wynikają z niezrozumienia specyfiki pracy kolegów na innych stanowiskach. Wszelkie sporne kwestie trzeba na bieżąco monitorować, otwarcie je przedyskutowywać i nie podchodzić do nich ambicjonalnie. System ma służyć całej organizacji i potrzeby każdego działu muszą być uwzględniane w równym stopniu – dodaje Piotr Pudelski.

Trzeba pogodzić się z tym, że takie sytuacje mogą mieć miejsce i być na to przygotowanym. Mediacje pomiędzy zespołami, czuwanie, by rezultaty prac poszczególnych zespołów dawały się spiąć w jedną całość, a także ustalenie zasad współpracy między zespołami to zadania dla kierownika projektu.

Kierownik projektu

Wdrożenie systemu SAP jest projektem długoterminowym, który w istotny wpływa na pracę firmy dziś i w przyszłości. Warto jednak wiedzieć, że udział w projekcie wdrożeniowym oznacza dodatkowe obowiązki, które należy wykonać niezależnie obok swojej codziennej pracy. Poza tym w zespole projektowym spotykają się osoby z różnych działów, często nie znające się wcześniej lub konkurujące z sobą. Każdy, kto ma doświadczenie zarządcze wielokrotnie spotykał się z sytuacją, że marketing obarcza winą produkcję za niezrealizowane plany, produkcja zaopatrzenie, a zaopatrzenie sprzedaż, bo np.: nie było informacji o zwiększonych zamówieniach. Do tego dochodzą jeszcze potencjalne problemy na styku firma wdrożeniowa/organizacja, pilnowanie terminów, budżetu, rozliczanie z poszczególnych etapów wdrożenia, motywowanie zespołu, gaszenie kryzysów, gdy zdarzają się opóźnienia lub błędy, reagowanie na zmiany i uwzględnianie ich w projekcie np.: nowa polityka cenowa, zmiana asortymentu produktów, dodatkowe osoby w projekcie, nowi dostawcy, polityka rabatów itp.

Osobą, która ma za zadanie wziąć na siebie ciężar tych wszystkich wyzwań jest kierownik projektu. Jego wybór jest kluczowy dla powodzenia przedsięwzięcia, stąd też opis niezbędnych umiejętności na tym stanowisku przypomina charakterystykę typowego managera. Kierownika projektu muszą wyróżniać takie cechy jak: wysokie umiejętności interpersonalne, zorganizowanie, umiejętność pracy na złożonych projektach, zarządzania czasem i ludźmi, odporność na stres, znajomość specyfiki pracy firmy w wielu obszarach, ogólna wiedza biznesowa, wiedza z zakresu IT oraz nowych technologii, a także odpowiednia moc decyzyjna pozwalająca na wprowadzenie w projekcie wymaganych zmian.

Współpraca z firmą wdrożeniową

Kolejnym czynnikiem mającym istotny wpływ na wdrożenie systemu SAP jest współpraca z firmą wdrożeniową. Partnerskie traktowanie, dzielenie odpowiedzialności za powodzenie, czy porażki są najlepszą przesłanką ku temu, by efekt finalny wdrożenia SAP był zadowalający dla obu stron. Przy wyborze partnera wdrożeniowego najważniejsze jest doświadczenie firmy w realizacji podobnych projektów, kwalifikacje i doświadczenie konsultantów SAP oraz stabilna sytuacja finansowa.

Wdrożenie SAP jest wyzwaniem dla całej organizacji. Każdy z następujących elementów implementacji: wybór firmy wdrożeniowej, właściwa identyfikacja obszarów wdrożenia, dobór zespołów projektowych, kierownika projektu jest kluczowy dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Podobnie jak jego właściwe zrozumienie i umiejscowienie na liście priorytetów firmy (począwszy od zarządu aż do szeregowego pracownika, którego codzienne obowiązki zmienią się po wprowadzeniu systemu). Zmiany, czasami konflikty i chwile zwątpienia są wpisane w cały proces, podobnie jak radość z udanych testów. Warto starać się uwzględnić i zrozumieć te aspekty, by w finale uzyskać produkt, który usprawni pracę firmy i ułatwi wykonywanie pracownikom ich codziennych obowiązków.

Źródło: Materiał partnera
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA