Kontrola w firmie - nowe przepisy

Ustawa – Prawo przedsiębiorców wejdzie w życie 30 kwietnia 2018 r. i zastąpi obowiązującą obecnie ustawę z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Publikacja: 24.04.2018 07:00

Kontrola w firmie - nowe przepisy

Foto: Adobe Stock

Reguluje ona m.in. zagadnienia związane z kontrolowaniem działalności gospodarczej. Co do zasady kontrola będzie przeprowadzana na zasadach określonych w tej ustawie. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy zasady i tryb kontroli wynikają z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej. W zakresie nieuregulowanym w Prawie przedsiębiorców, będą mieć zastosowanie przepisy ustaw szczególnych. Odrębne przepisy będą określać w szczególności zakres kontroli i organy upoważnione do jej przeprowadzenia. Wyłączenia w zakresie stosowania przepisów Prawa przedsiębiorców w odniesieniu do poszczególnych rodzajów kontroli zawarto m.in. w art. 61-65 Prawa przedsiębiorców. Przykładowo przepisy rozdziału 5 Prawa przedsiębiorców nie będą miały zastosowania do kontroli celno-skarbowej prowadzonej w trybie określonym w dziale V rozdziale 1 ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej. Kontrola działalności gospodarczej wszczęta i niezakończona przed wejściem w życie Prawa przedsiębiorców (30 kwietnia 2018 r.) będzie prowadzona na podstawie dotychczasowych przepisów, a czynności kontrolne wykonane przed wejściem w życie Prawa przedsiębiorców zachowają ważność.

Zawiadomienie o kontroli

Organ kontroli będzie zamieszczać w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej urzędu, ogólny schemat procedur kontroli wynikających z przepisów. Zasadą będzie, że kontrole będą planowane i przeprowadzane po wcześniejszym zidentyfikowaniu obszarów, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Nie będzie to jednak miało zastosowania np. w przypadku, gdy organ poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia bądź popełnienia przestępstwa czy wykroczenia - w wyniku wykonywania działalności objętej kontrolą.

Zasadą jest, że organ będzie musiał zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Tak, jak dotychczas zawiadomienie będzie musiało zawierać: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli i podpis osoby udzielającej upoważnienia. W nowych przepisach doprecyzowano, że zawiadomienie musi wskazywać imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem jej stanowiska lub funkcji.

Kontrola powinna zostać wszczęta:

- nie wcześniej niż po upływie 7 dni oraz

- nie później niż przed upływem 30 dni

od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, potrzebne będzie ponowne zawiadomienie. Na wniosek przedsiębiorcy można będzie wszcząć kontrolę przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów będzie można wykonywać przed upływem 7 dni.

Przykład:

Załóżmy, że organ kontroli zechce pobrać próbki oraz dokonać oględzin i pomiarów. Będzie mógł zrobić to przed upływem 7 dni od doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Wykonywane w tym trybie czynności związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin (nie mogą to być oględziny treści dokumentów) nie będą mogły przekraczać jednego dnia roboczego, a czynności związane z dokonywaniem pomiarów nie będą mogły przekraczać kolejnych 24 godzin liczonych od chwili rozpoczęcia tych czynności. Z czynności wykonywanych w tym trybie trzeba będzie sporządzić protokół.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie będzie dokonywane m.in. w przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby bądź doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne czy utrudnione. Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia trzeba będzie umieścić w protokole kontroli (dotychczas także w książce kontroli).

Czynności kontrolne

Zasadą będzie nadal, że czynności kontrolne będzie można wykonywać dopiero po okazaniu legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Regułą będzie wykonywanie czynności kontrolnych w obecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej przez niego na piśmie. Taki wymóg nie będzie miał zastosowania m.in. w sytuacji, gdy przeprowadzenie kontroli będzie niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W razie nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, czynności kontrolne będzie można wykonać w obecności:

- innego pracownika przedsiębiorcy bądź - co stanowi nowość – osoby zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę umocowaną do dokonywania czynności prawnych zazwyczaj dokonywanych z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa (por. art. 97 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, lub

- przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny (nie może to być jednak pracownik organu przeprowadzającego kontrolę).

Kontrola powinna być przeprowadzana w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności przez przedsiębiorcę. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy, kontrolę będzie można przeprowadzić w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności, jeżeli będzie to mogło usprawnić prowadzenie kontroli. Za zgodą przedsiębiorcy kontrolę lub poszczególne czynności kontrolne będzie można przeprowadzić także w siedzibie organu, jeżeli będzie to mogło usprawnić prowadzenie kontroli. W nowych przepisach zastrzeżono, że dokumenty i informacje, zebrane bez spełnienia wskazanego wyżej wymogu uzyskania zgody (wniosku) przedsiębiorcy, nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu kontrolnym. Utrzymano także zasadę, że dowody przeprowadzone przez organ z naruszeniem przepisów, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy.

Ustalenia kontroli zostaną zamieszczone w protokole kontroli. Jeżeli przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w istotny sposób jego działalność, w protokole trzeba będzie uzasadnić konieczność podjęcia takich czynności.

Ilość i czas trwania kontroli

Zasadą będzie nadal, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie będzie obowiązywać m.in. w przypadku, gdy przedsiębiorca wyrazi zgodę na więcej niż jedną kontrolę.

Przykład:

Załóżmy, że przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa. W nowych przepisach utrzymano zasadę, że ograniczenie do jednej kontroli będzie miało zastosowanie do każdego zakładu lub części przedsiębiorstwa, z wyjątkiem sytuacji, gdy chodzi o mikroprzedsiębiorcę albo małego przedsiębiorcę (por. art. 7 Prawa przedsiębiorców). W zakładzie lub części przedsiębiorstwa, w której przeprowadzana będzie kontrola, dopuszczalne będzie równoczesne wykonanie czynności kontrolnych niezbędnych do zakończenia innej kontroli u tego przedsiębiorcy.

Zasadą będzie nadal, że czas trwania wszystkich kontroli danego organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie będzie mógł przekraczać w odniesieniu do:

- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych, a

- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Przedłużenie czasu trwania kontroli będzie możliwe, jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania (nie niższej niż 500 zł) lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty (nie niższej niż 2500 zł) albo w razie ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji mimo takiego obowiązku. Dotychczas do przedłużenia kontroli wystarczało zaniżenie zobowiązania lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania lub straty. W takich przypadkach czas trwania kontroli nie będzie mógł przekroczyć dwukrotności maksymalnego okresu. Nadal będzie także istnieć możliwość przerwania kontroli przez organ.

Przykład:

Załóżmy, że zajdzie potrzeba zbadania próbki produktu. W takim przypadku organ będzie mógł, po pisemnym zawiadomieniu przedsiębiorcy, przerwać kontrolę na czas niezbędny do przeprowadzenia badań, jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania będzie sporządzenie protokołu kontroli. Czas przerwy nie będzie wliczany do maksymalnego czasu trwania kontroli, o ile podczas przerwy przedsiębiorca będzie miał możliwość wykonywania działalności oraz będzie miał nieograniczony dostęp do prowadzonej przez siebie dokumentacji i posiadanych rzeczy, z wyjątkiem próbki zabezpieczonej w celu kontroli. Uzasadnienie czasu trwania przerwy trzeba będzie doręczyć przedsiębiorcy. Dotychczas organ musiał wpisywać je do książki kontroli.

Nadal zasadę będzie, że organ nie będzie przeprowadzać kontroli, jeżeli ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego już poprzednio kontrolą zakończoną przez ten sam organ. Ograniczenie to nie będzie dotyczyć m.in. przypadku, gdy kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego poprzednio zakończoną kontrolą. Jeżeli wyniki kontroli wykażą rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, będzie można przeprowadzić dodatkowo (bez wliczania do maksymalnego okresu kontroli) powtórną kontrolę w tym samym zakresie w danym roku kalendarzowym, przy czym czas jej trwania nie będzie mógł przekraczać 7 dni.

Książka kontroli

Przedsiębiorca będzie prowadzić książkę kontroli, zawierającą wpisy obejmujące:

- oznaczenie organu kontroli,

- oznaczenie upoważnienia do kontroli,

- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli oraz

- daty jej podjęcia i zakończenia.

W stosunku do dotychczasowych regulacji, nowe przepisy znacznie ograniczyły zakres danych ujawnianych w książce kontroli. Taka książka będzie prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Wpisów w książce w postaci papierowej będzie dokonywać kontrolujący, a elektronicznej - przedsiębiorca. Okazanie książki w postaci elektronicznej nastąpi przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce.

Sprzeciw, zażalenie, skarga

Przedsiębiorca będzie mógł wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności, z naruszeniem przepisów dotyczących m.in.: zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, wymogu obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, miejsca dokonywania kontroli, zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli, czasu trwania kontroli oraz zakazu ponownej kontroli. Wniesienie sprzeciwu nie będzie dopuszczalne w razie powołania się przez organ na okoliczność, że przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Będzie obowiązywać następująca procedura.

podstawa prawna: ustawa z 6 marca 2018 r. –Prawo przedsiębiorców (DzU z 2018 r. poz. 646)

podstawa prawna: art. 1 ust. 1, art. 192, art. 200, art. 236 ustawy z 6 marca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej (DzU z 2018 r. poz. 650)

Podstawowe zasady kontroli

W Prawie przedsiębiorców utrzymano, przewidziane obecnie w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, rozwiązania polegające m.in. na:

- obowiązku uprzedzania przedsiębiorcy o kontrolach,

- zakazu podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy (z określonymi wyjątkami),

- ustaleniu dopuszczalnego czasu trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym,

- zakazu ponownej kontroli,

- sprzeciwów przedsiębiorców wobec kontroli i ich załatwiania oraz

- skargi do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli.

Procedura przy przeprowadzaniu kontroli

Krok 1.

Sprzeciw (z uzasadnieniem) trzeba będzie wnieść na piśmie do organu kontroli, którego czynności dotyczy ten sprzeciw. Przedsiębiorca będzie miał na to 3 dni robocze od dnia wszczęcia kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca będzie musiał także zawiadomić na piśmie kontrolującego. Wniesienie sprzeciwu spowoduje wstrzymanie:

- czynności kontrolnych przez organ, którego czynności dotyczy sprzeciw – z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu oraz

- biegu czasu trwania kontroli – od dnia wniesienia sprzeciwu do dnia zakończenia postępowania wywołanego jego wniesieniem.

W razie wniesienia sprzeciwu organ kontroli będzie mógł, w drodze postanowienia, dokonać zabezpieczenia dowodów mających związek z przedmiotem i zakresem kontroli, na czas rozpatrzenia sprzeciwu.

Krok 2.

Organ kontroli, w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu, rozpatrzy go i wyda postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo o kontynuowaniu tych czynności. Nierozpatrzenie sprzeciwu w tym terminie będzie równoznaczne w skutkach z wydaniem postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych. Natomiast w razie wydania postanowienia o kontynuowaniu czynności kontrolnych, przedsiębiorcy będzie przysługiwać zażalenie na to postanowienie. Trzeba będzie wnieść je w terminie trzech dni od dnia doręczenia postanowienia. Właściwy organ rozpatrzy to zażalenie w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia i wyda postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia albo o uchyleniu zaskarżonego postanowienia i odstąpieniu od czynności kontrolnych. Nierozpatrzenie zażalenia w tym terminie będzie równoznaczne w skutkach z wydaniem postanowienia o uchyleniu zaskarżonego postanowienia i odstąpieniu od czynności kontrolnych.

Krok 3.

W razie przewlekłości czynności kontrolnych, po wniesieniu przez przedsiębiorcę sprzeciwu, a następnie zażalenia oraz wydaniu postanowienia utrzymującego w mocy zaskarżone postanowienie, przedsiębiorca będzie mógł skierować do sądu administracyjnego skargę na przewlekłe prowadzenie kontroli.

Przykład:

Załóżmy, że – wobec przewlekłości kontroli – przedsiębiorca wniesie skargę do sądu administracyjnego. Wniesienie skargi nie wstrzyma czynności kontrolnych. W razie uwzględnienia skargi, sąd zobowiąże organ kontroli do dokonania czynności w określonym terminie i stwierdzi, że ten organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania. Sąd stwierdzi także, czy przewlekłe prowadzenie kontroli miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Sąd będzie mógł również orzec, z urzędu albo na wniosek strony, o wymierzeniu organowi kontroli grzywny lub przyznać od organu na rzecz przedsiębiorcy sumę pieniężną (do wysokości 5-krotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa GUS).

Reguluje ona m.in. zagadnienia związane z kontrolowaniem działalności gospodarczej. Co do zasady kontrola będzie przeprowadzana na zasadach określonych w tej ustawie. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy zasady i tryb kontroli wynikają z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej. W zakresie nieuregulowanym w Prawie przedsiębiorców, będą mieć zastosowanie przepisy ustaw szczególnych. Odrębne przepisy będą określać w szczególności zakres kontroli i organy upoważnione do jej przeprowadzenia. Wyłączenia w zakresie stosowania przepisów Prawa przedsiębiorców w odniesieniu do poszczególnych rodzajów kontroli zawarto m.in. w art. 61-65 Prawa przedsiębiorców. Przykładowo przepisy rozdziału 5 Prawa przedsiębiorców nie będą miały zastosowania do kontroli celno-skarbowej prowadzonej w trybie określonym w dziale V rozdziale 1 ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej. Kontrola działalności gospodarczej wszczęta i niezakończona przed wejściem w życie Prawa przedsiębiorców (30 kwietnia 2018 r.) będzie prowadzona na podstawie dotychczasowych przepisów, a czynności kontrolne wykonane przed wejściem w życie Prawa przedsiębiorców zachowają ważność.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe