Składki za nieodpłatne używanie służbowego auta do celów prywatnych

Od 2015 r. obowiązują nowe zasady rozliczania użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych. Korzystanie z takiego auta prywatnie może być opodatkowane ryczałtem, którego miesięczna kwota zależy od pojemności silnika. Gdy pojazd firmowy używany jest prywatnie tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie. Korzystanie z takiego samochodu bywa jednak bardziej skomplikowane.

Z dodatkowymi ustaleniami

W rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekt jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof) za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Szef nie musi zawierać z pracownikiem dodatkowej umowy, gdy przekazuje mu samochód firmowy do użytku. Jeśli jednak chce chronić powierzone mienie, podpisuje z etatowcem umowę o odpowiedzialności materialnej za powstałą szkodę z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia.

W praktyce funkcjonuje kilka modeli udostępniania przez pracodawców aut służbowych podwładnym. Samochód pozostawia się do dyspozycji pracownika wyłącznie w czasie pracy, w trakcie tygodnia roboczego z obowiązkiem zdania go na czas weekendu lub absencji czy wreszcie całodobowo.

Przysporzenie dla zatrudnionego

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto będą to także: świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co do zasady wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy >patrz ramka.

Jeśli świadczenie z tytułu używania auta firmowego do celów prywatnych jest dla pracownika częściowo odpłatne, jego przychodem jest różnica między wartością ryczałtu a odpłatnością, jaką ponosi.

Wartość świadczenia samochodowego etatowca zależy wprost od pojemności silnika pojazdu, do albo powyżej 1600 cm3, oraz częstotliwości korzystania z auta (liczba dni wykorzystywania).

Koszty tankowania

Opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń samochodowych nie obejmuje jednak wartości paliwa zakupionego przez szefa, a wykorzystanego do celów prywatnych pracowników. Nieodpłatne świadczenie pracodawcy polegające na umożliwieniu nieodpłatnego i bezzwrotnego wykorzystania paliwa zakupionego przez pracodawcę do celów prywatnych jest niezależnym świadczeniem, którego wartość należy określić, stosując cenę zakupu paliwa przez pracodawcę, zgodnie z art. 11 ust. 2 updof.

Dokumentacja musi być

Korzystanie przez zatrudnionych z mienia udostępnionego przez pracodawcę do celów służbowych nie jest traktowane jako świadczenie na rzecz pracownika. Z punktu widzenia przepisów podatkowych warto zadbać o transparentność dokumentacji związanej z używaniem samochodów przez pracowników. Przepisy nie narzucają firmom zasad korzystania z nich, dlatego pracodawcy mogą dowolnie kształtować te regulacje wewnątrzzakładowe. Nie mogą one jednak być sprzeczne z ustawą, zasadami współżycia społecznego lub powodować obejścia prawa.

Najlepszym rozwiązaniem jest dobra, firmowa polityka korzystania z aut służbowych, która powinna określać m.in. zasady ich przyznawania, warunki użytkowania i odpowiedzialności za mienie. Tym bardziej pracodawcy powinni o to dbać, że jeśli zaniechają tych obowiązków, będą obarczeni ryzykiem dowolnego lub wygórowanego ustalenia przez organ podatkowy wartości przychodu, jaki należało przypisać pracownikom.

Przepisy nie regulują m.in. jednoznacznie kwestii umieszczenia w ryczałtach zakupu prywatnego paliwa. Odpowiednio ukształtowana polityka samochodowa pozwala uzyskać rezultat stosowny do rzeczywistej sytuacji, a jednocześnie efektywny podatkowo.

W delegacji

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) na wniosek pracownika szef może się zgodzić na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Nie może być ona jednak wyższa, niż określają to powszechne przepisy.

Do wydatków związanych z używaniem samochodu rozporządzenie nie zalicza opłat za autostrady i parkingi ponoszonych w podróży służbowej. Są to inne niezbędne wydatki dotyczące delegacji rozliczane poza tzw. kilometrówką i przysługują pracownikowi oddzielnie, w wysokości faktycznie poniesionej. Ich zwrot stanowi przychód zwolniony z podatku w pełnej poniesionej wysokości, do poziomu limitów ustawowych. Podwładny, który w czasie delegacji poniósł niezbędne wydatki z nią związane, odzyska je w udokumentowanej wysokości.

Dojazd do firmy

Zgodnie z art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Dojazd do pracy nie jest wliczany do czasu pracy, ponieważ pracownik w tym czasie nie wykonuje pracy, lecz jedynie dojeżdża do miejsca jej rozpoczęcia. Korzystanie z auta będącego własnością lub w posiadaniu spółki w celu przejazdu pracownika z miejsca zamieszkania do pracy i z powrotem nie stanowi celu służbowego ani podróży służbowej.

Analogicznie traktowane jest korzystanie z samochodu służbowego w celach niezwiązanych z pracą, np. podczas weekendu czy urlopu. Etatowiec używający wtedy auta firmowego w celach prywatnych osiąga z tego przychód, który w konsekwencji powinien zostać oskładkowany i opodatkowany.

Zdaniem autora

Jakub Klein, starszy menedżer w dziale usług księgowych BDO

Nieodpłatne korzystanie przez pracownika z auta służbowego do celów prywatnych dla firmy oznacza konieczność naliczenia składek społecznych, zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dlatego pracownik musi liczyć się z obniżką wynagrodzenia netto, bo rośnie podstawa wymiaru zobowiązań publicznoprawnych. Jeśli samochód służbowy ma być bonusem, to przy zatrudnieniu pracodawca powinien pomyśleć o podwyższeniu wynagrodzenia pracownika, aby nie „zjadły" go składki do ZUS i na Fundusz Pracy związane z tym świadczeniem.

Obowiązki wobec ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tak stanowią art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 581 ze zm.). Oznacza to obowiązek oskładkowania wartości świadczeń samochodowych.

Wartość po wycenie

Zgodnie z ust. 2a art. 12 updof wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3, albo