Zapobiegliwość i porządek pozwolą pracodawcy uniknąć wysokiej kary

Pojawienie się w firmie przedstawiciela Państwowej Inspekcji Pracy stawia jej dział kadr w najwyższej gotowości. Do kontroli dotyczącej warunków pracy można się przygotować i dzięki temu uniknąć złej oceny badającego oraz grzywny

Z reguły kontrola odbywa się w czasie godzin pracy urzędu, czyli między 7.30 a 15.30 lub 8 a 16.

Inspektor pracy nie musi uprzedzać pracodawcy o tym, że zamierza zbadać jego zakład. Tak wynika z art. 24 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU 2007 r. nr 89, poz. 589 ze zm., dalej ustawa o PIP). Jednak zazwyczaj pracodawca zostanie wcześniej powiadomiony o wizycie inspektora.

Kontrolujący może żądać okazania jedynie dokumentów związanych z wykonaniem pracy przez osoby zatrudnione w firmie, tj. akt osobowych, listy pracowników, listy płac czy potwierdzeń wypłaty wynagrodzeń. Żądanie przez inspektorów innych papierów niezwiązanych z zakresem badania, np. księgowych jest niedopuszczalne.

Legitymacja do wglądu

Także pracodawca może od kontrolującego domagać się dokumentów. Przesądza o tym art. 24 ust. 2 – 4 ustawy o PIP. Chodzi o okazanie legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy (lub innego umocowanego pracownika PIP) oraz upoważnienia do przeprowadzania kontroli u przedsiębiorcy. Powinno ono zawierać następujące dane:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,

• oznaczenie organu kontroli,

• imię i nazwisko, stanowisko służbowe upoważnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,

• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,

• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,

• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,

• datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

Dobre chęci

Podpowiadamy pracodawcom, na co powinni zwrócić uwagę, aby kontrolujące służby nie zarzuciły im, że naruszają regulacje i zasady dotyczące warunków wykonydzwania obowiązków służbowych przez personel.

Choć szef nie zawsze może w pełni zagwarantować załodze bezpieczne i higieniczne warunki pracy i ustrzec ją od wszelkich związanych z nią zagrożeń, to z należytą starannością powinien podejmować niezbędne działania zmniejszające do minimum ryzyko utraty życia lub uszczerbku na zdrowiu pracowników.

Dotyczy to zwłaszcza działań wyraźnie nakazanych przez prawo. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 27 stycznia 2011 r. (II PK 175/10).