Czy z faktur przesyłanych e-mailem odliczymy podatek

Niektóre interpretacje podatkowe dotyczące faktur elektronicznych, otrzymane przez przedsiębiorców, mogą nie zapewnić im ochrony, jakiej się spodziewają

Niedawno na łamach „PiP” (zob. Z faktur przesyłanych e-mailem odliczymy VAT, „Rz” z 8 kwietnia 2011) omówiona została interpretacja (z 21 lutego 2011, IPPP1-443-1175/10-4/EK), w której organ podatkowy uznał, że wystawianie i otrzymywanie faktur w formacie PDF spełnia warunki przewidziane dla faktur elektronicznych.

Pobieżna analiza artykułu może sugerować, że fiskus potwierdza, że wystarczy wysłać lub otrzymać faktury w formacie PDF, aby spełniały one wymogi obowiązującego od 1 stycznia 2011 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661).

W naszej ocenie  interpretacja, którą otrzymał podatnik, nie w pełni go zabezpiecza przed ryzykiem związanym z korzystaniem z faktur w formacie PDF, bo organ ją wydający przerzucił na podatnika ciężar wykazania, że format ten spełnia wymóg „autentyczności pochodzenia i integralności treści”.

Wymogi prawne

Do końca 2010 r. przepisy regulujące zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej wymagały, aby były one potwierdzane za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450) lub przesyłane przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (tzw. format EDI).

Tylko te dwie formy przesyłania faktur były dopuszczalne.

Tym samym przesyłanie ich w formie PDF (jeśli nie było wynikiem korzystania z jednego z ww. formatów) nie pozwalało na uznanie ich za e-faktury, a tym samym wysyłający nie mógł uznać, że prawidłowo wystawił taką fakturę, a otrzymujący narażał się na  kwestionowanie prawa do odliczenia VAT z niej wynikającego.

Pod koniec obowiązywania tych przepisów zaczęły się pojawiać orzeczenia sądowe, które „poluzowywały” reguły z nich wynikające (np. wyrok NSA z 20 maja 2010,  I FSK 1444/09). Niemniej należy pamiętać, że były one wydawane w indywidualnych sprawach.

Obowiązujące od 1 stycznia 2011 rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych pozwala na przesyłanie ich w dowolnym formacie, jeżeli zostaną spełnione dwa warunki:

- kontrahent zaakceptuje ten sposób przesyłania faktur,

- wybrany format faktur zapewnia ich „autentyczność pochodzenia i integralność treści”.

O ile pierwszy z warunków nie budzi wątpliwości, o tyle drugi nie jest już tak jasny.

Przepisy rozporządzenia definiują autentyczność pochodzenia jako „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”, natomiast integralność treści została zdefiniowana jako sytuacja, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Co potwierdza interpretacja...

We wniosku o wydanie wskazanej wyżej interpretacji podatnik zapytał, czy może wysyłać i otrzymywać faktury w formacie PDF. Organ podatkowy, zanim wydał interpretację, wezwał go do uzupełnienia stanu faktycznego przez sprecyzowanie, czy faktury te będą spełniały wymóg autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Podatnik to potwierdził. W takiej sytuacji organowi nie pozostało nic innego, jak wydać interpretację pozytywną, bo ze stanu faktycznego uzupełnionego wezwaniem wynikało, że faktury te spełniają wszystkie wymogi (elektroniczny format w postaci PDF oraz autentyczność pochodzenia i integralność treści), jakie są im stawiane.

W naszej ocenie taka interpretacja nie chroni podatnika przed zasadniczym ryzykiem, tj. uznaniem, że faktury przesyłane przez niego w formacie PDF nie spełniają wymogów wynikających z rozporządzenia.

Ryzyko, które nie zostało zabezpieczone tą interpretacją, dotyczy możliwości kwestionowania przez organy podatkowe, że format PDF nie spełnia wymogów dotyczących autentyczności i integralności.