Firmy powinny tworzyć kopie zapasowe

Dostęp do danych nabiera coraz większego znaczenia w związku z rosnącą liczbą przepisów, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania wybranych dokumentów cyfrowych

W archiwach mogą być przechowywane dane kluczowe dla firmy, czyli te, które wykorzystywane są w długim okresie, oraz te, które obowiązkowo trzeba przechowywać z uwagi np. na ustawę dotyczącą retencji danych.

To nie będą kopie bezpieczeństwa

Wszystkie dane muszą być właściwie skatalogowane i zindeksowane, co pozwala na łatwy dostęp do nich. Bardzo często przedsiębiorcy mylą kwestię właściwego archiwizowania danych z tworzeniem kopii bezpieczeństwa.

Tymczasem kopia zapasowa jest wykorzystywana w celu przywrócenia informacji utraconych w wyniku awarii lub błędu i zwykle zapisane powinny być na niej najbardziej aktualne dane, gromadzone przez najwyżej kilka tygodni lub miesięcy.

Archiwizacja danych służy natomiast ochronie starszych informacji i nie jest wykorzystywana w codziennych operacjach.

Błędy i zagrożenia

Podstawowe błędy większości firm w zakresie archiwizacji polegają na ich złym katalogowaniu lub jego braku. Prowadzi to do sytuacji, w której firma posiada terabajty danych i nie potrafi odnaleźć właściwych informacji lub też w ogóle nie jest w stanie ich odczytać.

Dostęp do danych archiwalnych nabiera ponadto coraz większego znaczenia w związku z rosnącą ilością przepisów, które nakładają obowiązek przechowywania i umożliwienia dostępu do wybranych dokumentów cyfrowych. Na wielu firmach ciąży bowiem prawny obowiązek ochrony kluczowych zasobów.

Wśród największych zagrożeń związanych z utratą danych z archiwów firmowych wymienia się obecnie błędy oprogramowania archiwizującego dane, awarie nośników, błędy człowieka, starzenie się systemów i nośników oraz katastrofy naturalne, takie jak szkody powstałe wskutek na przykład zalania urządzeń, pożaru bądź bardzo niskiej lub ekstremalnie wysokiej temperatury.

Trwałość nośników danych

Technologie przechowywania danych zmieniają się z roku na rok. Jednak nowsze nośniki danych, np. dyski twarde bądź pamięci przenośne, nie są tak trwałe, jak mogłoby się wydawać.

Mimo swej doskonałości technologicznej i coraz większych pojemności do dziś nie udało się stworzyć na tyle trwałych narzędzi, by zapisane na nich informacje mogły zostać bez problemu odczytane za 10 czy 15 lat.

Dużo urządzeń, na których dawno temu zapisano kluczowe dla przedsiębiorcy dane, wycofano już z użycia. Przy czym nie chodzi jedynie o usunięcie ich z firmy, lecz całkowite wycofanie z rynku.

Tymczasem wielu przedsiębiorców, w szczególności działających na polskim rynku od kilku lub kilkunastu lat, wciąż ma swoje cyfrowe archiwa zapisane w technologii, która obecnie uniemożliwia ich odczytanie.

Niestety, większość z nich nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, że w razie konieczności skorzystania z archiwalnych informacji nie będą w stanie tego zrobić. Nie chodzi nawet o dane, które zapisane zostały 20 czy 30 lat temu, lecz te, które stworzone zostały pod koniec lat 90.

Dziś do najtrwalszych nośników należą dyski twarde. Jednak z uwagi na wysoki stosunek ceny do pojemności oraz koszt energii elektrycznej nie są one najlepszym rozwiązaniem dla firmowych archiwów. Dlatego też w firmach wciąż najpopularniejsze są taśmy magnetyczne >patrz ramka.

Co robić, by właściwie archiwizować

Właściwa archiwizacja danych nie polega na jednorazowym działaniu. Aby była skuteczna, powinna opierać się na długoterminowej strategii, jaką każda odpowiedzialna firma przyjmuje w trosce o bezpieczeństwo danych swoich i klientów.

Podstawowe procedury należy oprzeć na czterech działaniach.

Krok pierwszy: Zdefiniuj plan

Powodzenie planu projektu dotyczącego archiwizacji przechowywanych danych zależy od zidentyfikowania i zrozumienia możliwości firmy. Na początku dział odpowiedzialny za archiwizację danych powinien więc odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

- jak wygląda struktura danych,

- czy wszystkie dane przechowywane w systemach zostały zidentyfikowane,