czas pracy
Jak prawidłowo planować czas pracy
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy oraz udostępniać ją na żądanie podwładnego, jeśli ten chce zweryfikować wysokość wypłaconej mu pensji
Zasady i zakres prowadzenia ewidencji czasu pracy określa § 8 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
W myśl niego pracodawca musi założyć i prowadzić kartę ewidencji czasu pracy dla niemal każdego zatrudnionego.
Ta reguła ewidencjonowania czasu pracy nie odnosi się jednak do pracowników:
• objętych zadaniowym czasem pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Te wyłączenia nie zwalniają jednak firmy z wymogu ewidencji absencji w pracy, zwłaszcza wynikającej z urlopów wypoczynkowych i bezpłatnych, jak i z niezdolności do pracy z powodu choroby oraz opieki nad chorym członkiem rodziny.
Różne systemy
W uproszczeniu system czasu pracy to zbiór reguł normujących czas pracy w firmie. Kodeks pracy rozróżnia podstawowy system czasu pracy oraz szczególne systemy, które wprowadzają wyjątki do tego podstawowego.
Co zyska pracodawca na elektronicznej karcie
Korzyści, jakie niesie taka forma ewidencji, to przede wszystkim:
• automatyzacja procesu ewidencji czasu pracy;
• powiązanie ewidencji czasu pracy z automatycznym ustaleniem wynagrodzenia;
• szybki dostęp do informacji (również w zakresie udostępnienia ich pracownikom);
• eliminacja błędów wynikających z manualnego prowadzenia kart pracy.
Karta ewidencji
Czas pracy można rejestrować w różnych formach. Poza tradycyjnymi listami obecności coraz częściej wykorzystuje się czytniki zapisujące godziny pracy. To jednak nie może zastąpić ewidencji. Pracodawca musi ewidencjonować okresy, w których podwładny nie świadczył pracy, czyli urlopy, dni wolne, zwolnienia lekarskie.
Ta dokumentacja jest bowiem podstawą prawidłowego wyliczenia wartości wynagrodzenia i innych świadczeń.
Imienną kartę ewidencji należy prowadzić w zakresie obejmującym pracę w:
• poszczególnych dobach roboczych,
• niedziele i święta,
• porze nocnej,
• godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia,
• inne nieobecności.
W ewidencji dotyczącej pracowników młodocianych pracodawca musi też uwzględnić czas ich pracy przy zadaniach wzbronionych takim osobom, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Specjalista od wszystkiego
W polskich przedsiębiorstwach wciąż popularne jest ręczne ewidencjonowanie czasu pracy. W wielu firmach planowaniem i rejestracją czasu pracy zajmują się kierownicy. A przecież nie każdy z nich musi być specjalistą od prawa pracy. Nie musi znać kodeksowych zasad dotyczących zapewnienia norm odpoczynku czy dozwolonych długości okresów rozliczeniowych.
Przepisy dość szczegółowo regulują te zagadnienia, a ich naruszenie może spowodować nałożenie kar na pracodawcę. Kierownik ma zatem za zadanie stworzenie i kontrolę realizacji planu czasu pracy, który z założenia ma służyć efektywnemu wykorzystaniu czasu pracy załogi oraz – co szczególnie ważne – musi to zrobić w zgodzie z przepisami.
Przykład
Kierownik dużego sklepu, otwartego siedem dni w tygodniu w godz. od 7 do 22, musi zaplanować czas pracy zatrudnionym w równoważnym systemie czasu pracy. Dopuszcza on przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, co w sklepach pozwala elastycznie planować pracę, np. w okresach przedświątecznych.
Układając grafik, kierownik powinien maksymalnie wykorzystać obsadę sklepu. Może zaplanować maksymalnie
12 godzin pracy, ale w kolejnych dniach musi to zrównoważyć krótszym dobowym wymiarem zadań. Stworzony plan pracy ma np. zapewnić pracownikowi 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu pracy. Następnie kierownik dostarcza dane o czasie pracy działowi płac, który na tej podstawie ustali wynagrodzenia.
Mimo starannie zaplanowanego czasu pracy mogą się jednak zdarzyć sytuacje nieprzewidziane, np. praca w nadgodzinach. Taka informacja też musi dotrzeć do działu płac, a dodatkowe godziny trzeba rozliczyć.
Przeczytaj więcej o: czas pracy, ewidencja czasu pracy
Rekomenduj artykuł Oddano głosów:
