Jak prawidłowo zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów

Koniec roku to okres wzmożonej pracy dla księgowych. Trzeba pozamykać ewidencje i rozliczyć się z fiskusem

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji, podsumowując rok trzeba jednak wykonać trochę dodatkowych czynności. Przede wszystkim zsumować zapisy, sporządzić remanent i obliczyć dochód.

Szczegółowe zasady rozliczenia określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Spisz swój majątek

Od czego zacząć? Od zrobienia spisu z natury (remanentu) na 31 grudnia. Jest on niezbędny do wyliczenia rocznego dochodu. Wykazujemy w nim towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Poza tym trzeba też do niego wpisać towary będące własnością przedsiębiorcy, które znajdują się w dniu sporządzania spisu poza firmą.

Obowiązek ten dotyczy również towarów obcych, które są na terenie naszego zakładu. Tych ostatnich nie trzeba jednak wyceniać, wystarczy wpisać ich ilość z podaniem informacji, czyją są własnością.

Do remanentu rocznego nie wpisujemy środków trwałych oraz wyposażenia.

Elementy remanentu i wyjątki od reguły

Spis z natury powinien zawierać co najmniej:

- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

- datę sporządzenia,

- numer kolejny pozycji arkusza,

- szczegółowe określenie towaru i innych składników spisu,

- jednostkę miary,

- ilość stwierdzoną w czasie spisu,

- cenę za jednostkę miary,

- ogólną wartość wynikającą z pomnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową.

Osoby sporządzające remanent powinny go podpisać (robi to także właściciel firmy). Na końcu trzeba umieścić klauzulę „Spis z natury zakończono na pozycji ... Łączna wartość wynosi ...”.

Jeżeli firma nie ma składników majątku objętych remanentem (np. w działalności doradczej), jego wartość jest zerowa. Nie wpływa więc na wysokość dochodu za dany rok.

W niektórych rodzajach działalności spis z natury będzie wyglądać trochę inaczej. Wpisujemy do niego:

- w księgarniach i antykwariatach – w jednej pozycji wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,

- w działalności kantorowej – niesprzedane wartości dewizowe,

- w działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,

- w działach specjalnych produkcji rolnej – niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Jak wycenić składniki remanentu?

- materiały i towary handlowe – według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,

- półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji – według kosztów wytworzenia,

- odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową – według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,

- niesprzedane wartości dewizowe – według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy,

- rzeczy zastawione – według ich wartości rynkowej,

- produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej – według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,

- produkcję zwierzęcą – według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Jeśli  wycenimy towary w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia (np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody), musimy przy poszczególnych pozycjach wpisać również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.