Kiedy należy zaksięgować zakup towaru handlowego

źródło: www.sxc.hu

+zobacz więcej zdjęć

Redakcja poleca:

• Dowody wewnętrzne nie zawsze zastąpią fakturę
• Kłopoty z zaksięgowaniem kosztów
• Spóźniona faktura oznacza korektę kosztów
• Zakup zużytych tonerów dokumentujesz dowodem wewnętrznym

U osób prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów moment poniesienia kosztu wyznacza data wystawienia faktury. Problem polega na tym, że z reguły dokument ten i sam towar trafiają do firmy później

Problem mają zwłaszcza ci, którzy korzystają z programów księgowych niepozwalających na wpisanie faktury miesiąc wstecz, z datą jej wystawienia.

Organy podatkowe interpretują przepisy tak, jak wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT: za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

To, że faktura trafia do firmy często w miesiącu następnym po miesiącu jej wystawienia, jest już zmartwieniem podatników.

- W jakiej dacie należy księgować w podatkowej księdze przy- chodów i rozchodów zakup towarów handlowych, gdy towar dostarczono do firmy wraz z fakturą tego samego dnia, a z jaką, gdy przyszedł wcześniej niż faktura? – pyta czytelnik.

Zasadą jest, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych trzeba wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.; w skrócie rozporządzenie).

Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1 do rozporządzenia):

- w kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego pod- stawę dokonywania wpisu,

- w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu (jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur),

- w kolumnie 10 należy wpisywać zakupy materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Fatura przyjeżdża z zamówieniem

Z jaką datą należy zewidencjonować te zakupy, gdy czytelnik otrzymał towar wraz z fakturą?

O tym decyduje data poniesienia kosztu, czyli art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Dlatego – jak wyjaśniają organy podatkowe – wydatki poniesione na zakup towarów będą  kosztem z datą wystawienia faktury.

Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 grudnia 2010 (IPPB1/415-825/10-2/ES), dotycząca niemal takiej sytuacji jak przedstawiona przez czytelnika.

Powołując się na art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, izba wyjaśniła: „w przedstawionym stanie faktycznym zaksięgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonać w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury.

Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów «Uwagi» należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem".

Najpierw dokument sprzedaży

Tak samo należy zaksięgować zakup, gdy podatnik otrzymuje fakturę wcześniej niż towar. Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 grudnia 2010 (IBPBI/1/ 415-960/10/SK):

„zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktur, o ile wnioskodawca dysponował już wtedy tymi fakturami".

To ostatnie zastrzeżenie wynika z tego, że w praktyce rzadko spotyka się, by odbiorca otrzymał fakturę w tym samym dniu, kiedy została wystawiona. Najczęściej dostaje ją później. W takiej sytuacji – zakładając, że nadal jest to data wcześniejsza niż dzień otrzymania towaru – „zapisu dotyczącego poniesienia tych wydatków należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury w dniu ich otrzymania (...)

Przy czym w kolumnie 2 księgi wpisać należy daty zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktur, gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenia gospodarcze, których dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów «Uwagi» należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem" – wyjaśniła katowicka izba.