Jak firma może uwierzytelnić dokument w postępowaniu sądowym

autor: Dariusz Majgier

źródło: Fotorzepa

+zobacz więcej zdjęć

Poświadczanie przez profesjonalnych pełnomocników, czyli np. radców prawnych, adwokatów czy rzeczników patentowych, kopii za zgodność z oryginałem ułatwia przedsiębiorcom dochodzenie swoich praw w sądzie

Od 1 stycznia 2010 na podstawie ustawy z  23 października 2009 o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (DzU nr 216, poz. 1676) reprezentujący stronę radcowie prawni i inni pełnomocnicy profesjonalni (adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi oraz radcowie Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa) mają uprawnienie do poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem w postępowaniu cywilnym, administracyjnym, sądowoadministracyjnym i podatkowym.

Celem regulacji było przede wszystkim odformalizowanie wymienionych postępowań poprzez racjonalizację istniejącego obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów, na które strona się powoływała w oryginale lub notarialnie poświadczonym odpisie. Wcześniej profesjonalni pełnomocnicy stron nie mieli uprawnień do poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów, z wyjątkiem własnego pełnomocnictwa i określonych dokumentów w postępowaniu nakazowym.

Z tego względu na przykład pełnomocnik substytucyjny nie mógł poświadczyć pełnomocnictwa podstawowego, a poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających umocowanie osób udzielających pełnomocnictwa do występowania w imieniu strony budziło wątpliwości.

Wymóg dołączania do akt sprawy oryginałów dokumentów znacznie utrudniał przedsiębiorcom dochodzenie swoich praw w sądzie z uwagi na stosunkowo wysokie koszty uzyskania notarialnych poświadczeń dokumentów lub składania oryginałów, np. odpisu pełnego z KRS. Koszty te były wysokie  nawet w  małych firmach prowadzących windykację swoich należności.

Urzędowy charakter

Nowe przepisy umożliwiły m.in. radcom prawnym uwierzytelnianie dokumentów w szerszym zakresie. Oprócz odpisu udzielonego im pełnomocnictwa radcowie prawni mogą teraz bez żadnych wątpliwości poświadczać inne dokumenty wykazujące ich umocowanie i odpisy dokumentów strony, którą reprezentują w sprawie w charakterze pełnomocnika.

Zgodnie z przepisami zawartemu w odpisie dokumentu poświadczeniu zgodności z oryginałem nadany został charakter dokumentu urzędowego. Należy przy tym zaznaczyć, że regulacja przewiduje również możliwość zażądania przez sąd (z urzędu lub na wniosek) w każdym czasie przedstawienia oryginału dokumentu, który został przedłożony w formie kopii poświadczonej za zgodność.

Nawet godzina czynności

W ustawie z 6 lipca 1982 o radcach prawnych (tekst jednolity DzU z 2002 r. nr 123, poz. 1059 z późn. zm.) i innych przepisach korporacyjnych  sprecyzowano, jak powinno wyglądać poświadczenie.

Przede wszystkim powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), radca prawny stwierdza to w poświadczeniu.

Do tej pory zwyczajowo radca prawny stemplował dokument pieczątką imienną i pieczątką „za zgodność z oryginałem” oraz opatrywał swoim podpisem. Niestety, taka praktyka była kontynuowana przez profesjonalnych pełnomocników również po zmianie przepisów o uwierzytelnianiu dokumentów.

Sąd nie odpowiedział

Kwestia skuteczności „poświadczenia” dokonanego bez podania daty i miejsca jego dokonania została już przedstawiona Sądowi Najwyższemu do rozstrzygnięcia. Sąd okręgowy, który sformułował pytanie dotyczące poświadczania dokumentów, zastanowiło, czy sposób poświadczania dokumentów opisany w ustawie o radcach prawnych dotyczy pełnomocnictwa.

Niestety w postanowieniu z 5 stycznia 2011 (III CZP 110/10, niepubl.) Sąd Najwyższy odmówił podjęcia uchwały z powodów proceduralnych.

W każdym razie niejako przy okazji Sąd Najwyższy zwrócił w tej sprawie uwagę na istotne znaczenie przepisu intertemporalnego zawartego w art. 10 ustawy o uwierzytelnianiu dokumentów, według którego w sprawach wszczętych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy stosuje się, do czasu zakończenia postępowania w pierwszej instancji, dotychczasowe przepisy w zakresie uwierzytelniania dokumentów .