Profil PUE w ZUS po spadku zatrudnienia

Rz: Do końca roku firmy zatrudniające powyżej pięciu osób mają obowiązek założyć w ZUS specjalny profil, dzięki któremu będą mogły błyskawicznie odbierać informacje o wystawionych pracownikom zwolnieniach lekarskich. Jak liczyć pracowników w firmie, w której zmienia się stan zatrudnienia?

Ewa Orkwiszewska: Stwierdzenie, że obowiązek założenia profilu informacyjnego płatnika składek mają firmy zatrudniające powyżej pięciu osób, jest pewnym uproszczeniem przepisu, który mówi, że ma go założyć płatnik, który jest zobowiązany rozliczać się z ZUS w formie elektronicznej. Jeśli płatnik składek w grudniu 2015 r. będzie zobowiązany do rozliczenia się z ZUS w formie elektronicznej, musi założyć profil informacyjny na PUE do końca 2015 r. Gdy obowiązek elektronicznego rozliczania się powstanie później, równolegle płatnik będzie musiał założyć profil na PUE.

Przy ustalaniu formy, w jakiej płatnik składek ma obowiązek przekazywać dokumenty, uwzględnia się osoby, za które jest zobowiązany rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne. O tym, czy musi składać dokumenty w formie elektronicznej, decyduje więc liczba osób, za które zobowiązany jest złożyć tzw. składkowe imienne raporty miesięczne.

Płatnicy, którzy utworzyli profil informacyjny płatnika składek, są obowiązani do jego utrzymywania także wtedy, gdy przestaną mieć obowiązek przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej, czyli np. w przypadku spadku zatrudnienia.

Czy firma, która nie ma obowiązku zakładania takiego profilu, też może skorzystać z zalet nowego systemu?

Wszyscy płatnicy składek mogą utworzyć taki profil dobrowolnie. Pracodawca, który ma aktywne konto płatnika na PUE, dostanie elektronicznie wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi zwolnienia lekarskiego wraz z dokumentem elektronicznym przeznaczonym dla płatnika. Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie również przesłane elektronicznie do ZUS. Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, nie będzie więc już musiał przekazywać do ZUS zwolnienia pracownika. Pracodawca będzie mógł ponadto drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawionego zwolnienia lub sam skontrolować, jak pracownik wykorzystuje zwolnienie. Należy pamiętać, że płatnicy składek, którzy nie utworzą profilu na PUE, muszą do końca 2015 r. poinformować swoich pracowników w formie pisemnej o konieczności dostarczania wydruku zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.

A co w sytuacji, gdy pracownicy nadal będą przynosili zwolnienia lekarskie na papierowych drukach?

W okresie od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. możliwe jest wystawianie zwolnień lekarskich zarówno elektronicznie, jak i w sposób tradycyjny, na bloczkach ZUS-ZLA. Do końca 2017 r. to lekarz ma wybór co do formy wystawiania zaświadczeń lekarskich, więc ubezpieczeni będą dostawać również papierowe „stare" zwolnienia. Stosować się do nich będzie przepisy ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2016 r. Oznacza to, że ubezpieczony będzie miał m.in. obowiązek dostarczenia zwolnienia pracodawcy w ciągu siedmiu dni.

Jak wygląda procedura zakładania profilu?

Profil zakłada się zawsze dla osoby fizycznej. Jest to bardzo proste i nie zabiera wiele czasu. Składa się z dwóch etapów (szczegółowe informacje na: http://www.zus.pl/files/586_14_Rejestracja_i_logowanie.pdf).

Krok 1 – rejestracja na PUE ZUS

Aby uzyskać dostęp do konta, wystarczy wejść na stronę www.zus.pl lub pue.zus.pl i wybierając opcję „Zarejestruj profil", wypełnić elektroniczny formularz. Użytkownik wybiera hasło i otrzymuje cyfrowy login. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi udzielić pełnomocnictwa do swojego konta konkretnej osobie fizycznej (np. pracownikowi komórki kadrowej), który zarejestruje się w PUE.

Krok 2 – potwierdzenie tożsamości i aktywowanie dostępu

Potwierdzenie tożsamości jest konieczne ze względu na bezpieczeństwo danych, do których płatnik uzyska dostęp. Można to zrobić:

- elektronicznie – jeśli płatnik ma podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub podpis ePUAP) – podczas rejestracji na pue.zus.pl, albo

- osobiście w jednostce ZUS – wystarczy jedna krótka wizyta z dowodem osobistym.

Dopiero po takim potwierdzeniu tożsamości dostęp do PUE zostaje aktywowany.