E-zwolnienia zamiast papieru

aktualizacja: 06.11.2015, 07:00
Wirtualny kontakt przez Platformę Usług Elektronicznych usprawni kontr...
Wirtualny kontakt przez Platformę Usług Elektronicznych usprawni kontrolę symulujących chorobę pracowników
Foto: 123RF

Płatnik, który zgłasza w ZUS więcej niż pięć osób, do końca roku ma założyć specjalny profil. Mniejsze firmy muszą powiadomić załogę, aby dalej brała papierowe zwolnienia. Przepisy nie przewidują sankcji za brak profilu.

REDAKCJA POLECA

Od 1 stycznia 2016 r. przez dwa lata, obok zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA, mają funkcjonować elektroniczne zwolnienia, tzw. e-zwolnienia. Lekarze przekażą je bezpośrednio na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Tradycyjne zaświadczenia o niedyspozycji zdrowotnej pracownika wystawiane na drukach ZUS ZLA będą stosowane do końca 2017 r. Potem pozostaną tylko e-zwolnienia.

Dla płatników wchodzące zmiany oznaczają nowe obowiązki. Gdy przekazują dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej za więcej niż pięciu ubezpieczonych, do końca 2015 r. powinni utworzyć profil informacyjny ZUS. Chodzi o tzw. Platformę Usług Elektronicznych (PUE). Płatnicy zgłaszający do ubezpieczeń mniej osób ogóle nie muszą zakładać tego profilu.

Jakie korzyści daje obecność na PUE? Posiadając go, pracodawca natychmiast dowie się, że lekarz wystawił jego pracownikowi e-zwolnienie. Na podstawie tego dokumentu ustali prawo do wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku chorobowego. Tyle teoria, bo lekarze mają dwa lata na „podpięcie się" do tego systemu.

Płatnik, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, nadal będzie musiał drogą pocztową przesyłać odpowiednie dokumenty do ZUS (druk Z-3).

Istotną i niewątpliwą korzyścią dla pracowników ma być to, że zwolnienia lekarskie dotrą do ZUS natychmiast, a nie dopiero po siedmiu dniach. Tym samym wysokość zasiłku chorobowego wypłacanego na podstawie e-zwolnienia nie będzie pomniejszona, bo nie ma tu szans na spóźnienie z jego dostarczeniem.

Jeśli pracodawca nie założy profilu na PUE, musi do końca roku poinformować pracowników na piśmie o tym, że nadal mają obowiązek donieść e-zwolnienia w formie papierowej. Tym samym, jeśli szef założy profil po 1 stycznia 2016 r., powiadamia załogę pisemnie o zaprzestaniu dostarczania do firmy wydruków ZLA.

Jeśli po 1 stycznia 2016 r. zwolnienie lekarskie zostanie wystawione na obecnym druku ZUS ZLA, działają dotychczasowe przepisy – pracownik ma dostarczyć pracodawcy zwolnienie w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Gdy przekroczy ten termin, jego zasiłek zostanie obniżony o 25 proc. za okres od ósmego dnia niezdolności do pracy orzeczonej w tym zaświadczeniu do dnia jego dostarczenia. Tak stanowi art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej.

Bezpłatny profil na PUE mogą też utworzyć pracownicy. Oni również otrzymają wówczas informację o wystawionym zwolnieniu. Na wniosek etatowca lekarz ma obowiązek wydrukować e-zwolnienie, mimo że pracodawca ma profil na PUE. Pomoże to skontrolować, czy medyk prawidłowo wypełnił druk zwolnienia, a w tych dokumentach często pojawiają się błędy.

Brak założonego profilu na PUE nie oznacza kary dla pracodawców. Jedynym jego weryfikatorem staną się pracownicy. Będąc na wizycie, lekarz spyta, czy może wystawić e-zwolnienie czy nadal ma je sporządzić w wersji papierowej.

Zaletą posiadania profilu na PUE ma być także możliwość przesyłania deklaracji rozliczeniowych, zgłoszeniowych i innych wymienionych na stronie PUE drogą elektroniczną poprzez e-płatnika, zamiast – jak obecnie – przez system Płatnik. Wysyłanie deklaracji poprzez e-płatnika nie będzie jednak dotyczyło pracodawców zatrudniających więcej niż 100 osób. Ci przekażą dokument w tradycyjnej, dzisiejszej formie, czyli za pomocą Płatnika.

Zasady wystawiania zwolnień lekarskich w nowej, elektronicznej formie, określają: art. 1, art. 23-24 i art. 26 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2015 r., poz. 1066).

Autorka prowadzi Kancelarię Rachunkowo-Podatkową

www.asz-kancelaria.pl

POLECAMY

KOMENTARZE