Zasady umarzania przez ZUS należności z tytułu składek reguluje art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) oraz rozporządzenie ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
W myśl tych przepisów możliwe jest umorzenie w całości lub w części wszystkich składek, odsetek za zwłokę, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty.
ZUS może umorzyć należności z tytułu składek, jeżeli stwierdzi całkowitą nieściągalność należności lub uzna, że zadłużony przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji finansowej i rodzinnej.
Całkowita nieściągalność zachodzi m.in. wtedy, gdy sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe, ponieważ nie ma majątku, który umożliwia przeprowadzenie takiego postępowania, dłużnik nie prowadzi już działalności gospodarczej i nie ma majątku, który pozwala na spłatę długu, oraz nie ma małżonka, wspólników lub następców prawnych, w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym lub w umorzonym postępowaniu upadłościowym nie uzyskano kwoty wystarczającej do tego, żeby uregulować należności, albo naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził, że nie ma majątku, z którego można prowadzić egzekucję.
Zgodnie z art. 28 ust. 3a ustawy systemowej przedsiębiorca może starać się o umorzenie pomimo braku ich całkowitej nieściągalności. Jest to jednak możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i dotyczy jedynie składek za osobę prowadzącą działalność. Jakie to przypadki, precyzuje § 3 rozporządzenia z 2003 r. Zgodnie z tym przepisem Zakład może umorzyć należności z tytułu składek, jeżeli dłużnik wykaże, że ze względu na stan majątkowy i sytuację rodzinną nie jest w stanie uregulować tych należności, ponieważ pociągnęłoby to zbyt ciężkie skutki dla zobowiązanego i jego rodziny. W szczególności chodzi o przypadki, gdy opłacenie należności pozbawiłoby przedsiębiorcę i jego rodzinę możliwości zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych albo ze względu na przewlekłą chorobę zobowiązanego lub konieczność sprawowania opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny dłużnik został pozbawiony możliwości uzyskiwania dochodu umożliwiającego opłacenie zaległości na ubezpieczenia społeczne. Okres, za jaki składki zostaną umorzone, nie zostanie uwzględniony w wyliczeniu przyszłych świadczeń emerytalno-rentowych tej osoby.
