Płatnicy składek na mocy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm.) muszą wypełniać obowiązki informacyjne wobec zatrudnionych osób w zakresie odprowadzonych do ZUS składek. Jednym z nich jest konieczność wręczenia pracownikom, zleceniobiorcom i innym ubezpieczonym, za których firma miała obowiązek składać raporty ubezpieczeniowe, zestawienia danych z tych raportów złożonych za dany rok do 28 lutego następnego roku.
Analiza i reklamacja
Choć ustawa zobowiązuje do tego płatnika, trudno szukać sankcji karnych za niewypełnienie tego obowiązku. Niemniej należy wypełnić ten ustawowy obowiązek i przekazać informacje składkowe. Umożliwiają one bowiem ubezpieczonym weryfikację danych, jakie wykazał za nich płatnik w raportach złożonych w ZUS. W razie niezgodności taka osoba powinna złożyć płatnikowi – na piśmie lub do protokołu – wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raportach. Ubezpieczony ma na to trzy miesiące od otrzymania informacji. Po tym terminie uznaje się, że dane w zestawieniu są prawidłowe.
Jeżeli ubezpieczony zgłosi nieprawidłowości, płatnik powinien rozpatrzyć jego wniosek i – jeśli uzna go za zasadny – skorygować raporty. Jeśli nie zrobi tego w ciągu miesiąca, sprawę przejmuje ZUS. Przeprowadza postępowania wyjaśniające i wydaje w tej sprawie decyzję, od której płatnik może się odwołać.
Część w funduszu
Weryfikując dane w informacji od płatnika, ubezpieczony powinien je porównać z tymi zaewidencjonowanymi w bazie ZUS. To szczególnie ważne w przypadku osób, które posiadają rachunek w otwartym funduszu emerytalnym. W chwili obecnej nie ma obowiązku wybierania takiego funduszu, jednak każdy pracownik, który zapisał się do ofe, powinien sprawdzić, czy trafia tam część jego miesięcznej składki i w jakiej wysokości, a także przeanalizować wysokość składek zgromadzonych na subkoncie w ZUS.
Forma dowolna
Płatnicy, którzy mają oprogramowanie kadrowo-płacowe dedykowane ich działalności, mogą przekazać roczne informacje w formie elektronicznej. To najtańsza forma doręczenia, która zmniejsza czasochłonność oraz koszty związane z wydrukiem dokumentów. Warunkiem doręczenia informacji w formie elektronicznej jest uwierzytelnienie jej elektronicznym podpisem oraz zgoda ubezpieczonego na ten rodzaj komunikacji. Wraz ze zgodą na otrzymywanie dokumentacji elektronicznej ubezpieczony powinien zadeklarować, jaki kanał informacji wybiera do kontaktu elektronicznego – czy ma to być wysyłka na adres e-mail, czy wydruk z poziomu użytkownika w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście elektroniczny dokument musi czynić zadość przepisom i spełniać wszystkie wymogi, jakie są określone dla tego dokumentu >patrz ramka.