O tym, jak trudno jest rozszyfrować odpowiedź z urzędu w wydawałoby się prostej sprawie, przekonała się koleżanka, która napisała do dwóch instytucji w sprawie samowolnego montażu zadaszenia na budynku objętym ochroną konserwatorską. Pierwszy zareagował burmistrz dzielnicy, który doprowadził do usunięcia samowoli. Parę tygodni później swoją decyzję w sprawie przesłał Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego (PINB). Ponieważ daszka już nie było, czyli sprawa była załatwiona po myśli wnioskodawcy, PINB miał szansę wystosować krótkie, zwięzłe pismo informujące o umorzeniu postępowania jako bezprzedmiotowego. Niestety, jak się okazuje, nawet tak prostą informację można skomplikować.
Nigdy dość przypominania, że odbiorca pisma urzędowego nie ma tej samej wiedzy co urzędnik (zresztą żaden czytelnik nie ma tej wiedzy co autor). Zwykle nie jest obeznany z językiem urzędowym i prawniczym, nie jest też przyzwyczajony do wymaganej przepisami struktury decyzji administracyjnej. Należałoby więc maksymalnie ułatwić mu lekturę, zwłaszcza jeśli sprawa naprawdę jest prosta. Tymczasem z pisma, o którym mowa, trudno się nawet zorientować, że chodzi o sprawę zdemontowanego kilka tygodni wcześniej daszka.
Pierwszych kilka linijek zajmuje oczywiście podstawa prawna. Oczywiście jest to obowiązkowy element decyzji, czy jednak początek pisma jest najwłaściwszym miejscem? Osoba mająca do czynienia z pismami urzędowymi wie, że pierwsze linijki można po prostu pominąć. Ogólna prawidłowość jest jednak taka, że na początku podaje się informację najważniejszą, dlatego czytelnik niepotrzebnie skupia się na trudnym fragmencie i utwierdza się w przekonaniu, że pism urzędowych nie da się zrozumieć.
Po podstawie prawnej i krótkim opisie sprawy następuje pogrubiona i podkreślona decyzja: „umarzam postępowanie administracyjne prowadzone w ramach nadzoru budowlanego". Dla osoby obeznanej z językiem urzędowym jest to oczywiście banalnie proste, można się jednak zastanawiać, czy adresat zrozumie, jak to się ma do zgłaszanej przez niego sprawy daszka (i czy np. nie znaczy to, że zdemontowany już daszek ma prawo wrócić na swoje miejsce). Nawiasem mówiąc, w tym miejscu nie pada stwierdzenie, że postępowanie zostało umorzone jako bezprzedmiotowe – ta ostatnia fraza pada dopiero na końcu uzasadnienia. Takie rozbicie też niepotrzebnie utrudnia lekturę, nawet obytemu czytelnikowi.
Dalej następuje oczywiście uzasadnienie, z którego adresat spodziewa się dowiedzieć, czemu organ administracji podjął taką, a nie inną decyzję. Tu jednak znalazł się najbardziej kuriozalny fragment pisma: blisko połowę uzasadnienia zajmują wyjaśnienia, co było pierwszą czynnością w sprawie i jak w 1981 r. Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się do tego, że Kodeks postępowania administracyjnego nie rozstrzyga kwestii daty wszczęcia postępowania z urzędu. Czytelnik może się więc dowiedzieć (o ile przebrnie przez zdanie liczące 65 słów i 7 linijek), że datą wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu jest dzień pierwszej czynności urzędowej dokonanej w sprawie (i tu wyliczenie warunków, które muszą być spełnione, żeby można było przyjąć takie założenie).