Zdarza się często , że pomimo zwrotu towarów bądź udzielenia obniżki ceny sprzedawca nie może uzyskać od nabywcy potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Gdy taka faktura stanowi podstawę dla obniżenia wartości podstawy opodatkowania oraz wartości podatku należnego, posiadanie potwierdzenia jest wymaganym elementem dla skorygowania pierwotnych rozliczeń, co wynika z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Jeżeli potwierdzenie zostało uzyskane przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, to wartość sprzedaży obniża się w rozliczeniu za ten właśnie okres. Z kolei ewentualne uzyskanie potwierdzenia po tym terminie, uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym to potwierdzenie uzyskał.
Przepisy nie precyzują wymagań w zakresie formy, w którym takie potwierdzenie powinno zostać dokonane. Stąd dopuszcza się także potwierdzenie:
- wysłania faktury korygującej wraz z potwierdzeniem odbioru na tzw. zwrotnym potwierdzeniu odbioru listu poleconego,
- odbioru dokonane za pośrednictwem faxu,