Zeskanowana faktura nie przekreśla prawa do odliczenia

- Spółka (podatnik VAT czynny) na potwierdzenie zakupów towarów i usług w kraju otrzymuje faktury w formie papierowej. Aby ograniczyć koszty ponoszone na archiwizację papierowych wersji faktur zakupowych, spółka planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, w którym papierowe faktury będą w pierwszej kolejności skanowane, a następnie procesowane, tzn. akceptowane, dekretowane, księgowane oraz opłacane. W ostatnim kroku wdrożony system pozwoli na cyfrowe archiwizowanie faktur zakupowych. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych w formie papierowej faktur, dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje na fakturze odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one przeprowadzone. Możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do zamówienia lub umowy, potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Faktura będzie sprawdzana jako dokument zarówno pod względem biznesowym, jak i księgowym, a dostęp do niej będą mieli jedynie wskazani pracownicy spółki (i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym będą przechowywane faktury). W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych zawartych na fakturze  plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu pdf. Faktury w każdej chwili będzie można wydrukować, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian. Wdrożony przez spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny dostęp do nich, pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Spółka planuje, że po zeskanowaniu faktury zakupowej jej wersja papierowa zostanie zniszczona. Zeskanowane wersje faktur będą bowiem zawierać identyczną treść, jaką zawierały papierowe wersje faktur. Czy jeżeli spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, to zachowa prawo do odliczenia z nich VAT? – pyta czytelnik.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zob. art. 86 ust. 1 in principio ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Nakładają jedynie na podatnika obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury >patrz ramka.

Fiskus dopuszcza dowolność

Organy podatkowe wskazują, że ustawa o VAT dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jeśli przyjęty sposób archiwizacji zapewni przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych >patrz ramka. Organy podatkowe twierdzą, że nie ma przeszkód do istnienia systemu „mieszanego". Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Przechowywanie wyłącznie faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest więc możliwe. W konsekwencji, faktury zakupowe przechowane wyłącznie w formie elektronicznej (skany), pomimo że spółka otrzymała je w formie papierowej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo podatnika do odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego. Oczywiście pod warunkiem, że takie prawo wynika z art. 86, art. 86a, art. 88, art. 90 – art. 91 ustawy o VAT.

Interpretacje potwierdzają...

Sam fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które zostaną wcześniej wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na takich fakturach, ujętych w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe (por. interpretacje indywidualne: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 września 2017 r., 0114-KDIP1-2.4012.424. 2017.1.RD; Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r., IPPP2/4512-1052/15-4/AO; Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 października 2014 r., ILPP4/443-379/14-2/BA; Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r., IBPP3/443-1391/ 14/JP).

... ale warto się zabezpieczyć

W świetle aktualnej praktyki organów możliwe jest zatem odliczenie podatku naliczonego z faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, nawet jeśli faktury papierowe zostaną po ich zeskanowaniu zniszczone. Zalecałbym jednak wystąpienie w wnioskiem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji indywidualnej w tym zakresie, gdyż w ten sposób podatnik będzie bardziej chroniony w sytuacji ewentualnej zmiany praktyki organów podatkowych.

Uwaga! Gdy podatnik zdecyduje się, na przechowywanie wyłącznie faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, przed zniszczeniem papierowych oryginałów powinien się upewnić, że przepisy innych ustaw, w szczególności przepisy ustawy o rachunkowości, zezwalają na zniszczenie tych dokumentów.

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1221 ze zm.)

Dokument ma także postać elektroniczną

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT). Natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Chodzi o sposób przechowywania i dostęp...

Przepisy wprost nakazują, aby podatnicy przechowywali otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (nie dotyczy to przypadku, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur; zob. art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Podatnicy mają obowiązek zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

... oraz zachowanie treści

Podatnik musi określić sposób, który zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, przy czym:

- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

- integralność treści faktury polega na tym, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (zob. art. 106m ust. 1–4 ustawy o VAT).

Miejsce i sposób przechowywania danych – art. 73 ustawy o rachunkowości

1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.