Zwrot wydatków
Pierwszy ze sposobów stosuje się na podstawie art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, który wyłącza zwrot wydatków z opodatkowania VAT pod warunkiem, że zostały one poniesione w imieniu i na rzecz usługobiorcy, na co usługodawca posiada dowody, a wydatki te ujmowane były przejściowo w prowadzonej przez niego ewidencji. Spełnienie przez podatnika (usługodawcę) tych warunków będzie skutkować możliwością bezpośredniego rozliczenia z kontrahentem poniesionych w imieniu i na jego rzecz wydatków. Tym samym podatnik (usługodawca) nie będzie zobowiązany ujmować w podstawie opodatkowania przedmiotowych wydatków w transakcji dotyczącej świadczenia usług na rzecz tego kontrahenta.
Refakturowanie
Drugi sposób – refakturowanie polega na tym, że podatnik nabywa usługę, a następnie odsprzedaje ją ostatecznemu nabywcy. Mamy z nim do czynienia wówczas, gdy podatnik (usługodawca) działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).
Wliczenie w cenę
Trzeci ze sposobów, tj. wliczenie poniesionych wydatków w cenę usługi jako element kalkulacyjny, to jedyny sposób, gdy usługodawca działa we własnym imieniu i na swoją rzecz.
Przykład
Jan Kowalski świadczy w ramach prowadzonej kancelarii usługi prawne podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Zawiera on z klientami umowy, zgodnie z którymi są oni zobowiązani do zwrotu wydatków poniesionych przez pana Kowalskiego w związku ze świadczonymi usługami prawnymi. Chodzi o opłaty za znaczki pocztowe, parkowanie, przejazd autostradą, bilety kolejowe, bilety lotnicze, przejazdy taksówką, przejazdy samochodem oraz opłaty sądowei skarbowe. W jaki sposób strony powinny się rozliczyć z ww. kosztów?
Analizując dodatkowe koszty, którymi mają być obciążani klienci Jana Kowalskiego, mamy do czynienia z obowiązkiem zapłaty z tytułu:
1. zwrotu ewentualnie zaistniałych wydatków, które są opodatkowane różnymi stawkami podatkowymi (bilety kolejowe, bilety lotnicze na trasach krajowych, przejazdy taksówką, opłaty za nocleg – 8 proc., opłata za przejazd autostradą, przejazd samochodem – 23 proc., bilety lotnicze na trasach międzynarodowych - zero proc., znaczki pocztowe – zwolnione z VAT), oraz z tytułu