Podmioty nieposiadające w danym państwie członkowskim Unii siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu, lecz dokonujące w tym kraju zakupów (czy to na potrzeby swojej działalności prowadzonej w innym państwie UE czy na własne potrzeby) są w tym kraju obciążane podatkiem zawartym w cenie nabywanych towarów i usług. Podatku tego nie mogą one odzyskać w zwykłym trybie, czyli przez odliczenie od podatku należnego.
Zasada neutralności VAT (a także reguła unikania podwójnego opodatkowania) wymaga jednak, aby podmioty te mogły odzyskać ten podatek. Wprowadzono więc szczególne procedury umożliwiające podmiotom z innych państw członkowskich UE, a także z krajów trzecich (na zasadzie wzajemności), odzyskanie VAT zapłaconego w danym państwie członkowskim w takim samym co do zasady zakresie, w jakim podatek ten mogą odzyskiwać podatnicy z tego państwa.
Mogą wystąpić trzy sytuacje, tj. gdy wniosek o zwrot:
- podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Polska państwie członkowskim UE składa polski przedsiębiorca,
- VAT naliczonego w Polsce składa zagraniczny przedsiębiorca (z innego niż Polska państwa członkowskiego UE lub z państwa spoza UE),