Spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) w toku prowadzonej działalności wystawia faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących (dalej określane łącznie jako faktury). Wszystkie ww. faktury są wystawiane przy użyciu informatycznego systemu finansowo-księgowego w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden przekazywany jest nabywcy towarów/usług, a drugi zostaje w dokumentacji spółki. Oba egzemplarze faktur są drukowane (mają formę papierową).
Z uwagi na dużą liczbę wystawianych faktur spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić nowy model ich archiwizacji. Wszystkie faktury będą generowane w formie elektronicznej przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego, a następnie zapisywane na dysku/serwerze spółki w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych w nich zawartych za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania lub edytorów tekstu. System księgowy zawiera pełną historię wystawionych w nim faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła daną fakturę (przy czym do wystawiania faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego posiadający dostęp do systemu). Zgodnie z planowanym modelem archiwizacji faktur, egzemplarz faktury przeznaczony dla spółki będzie przechowywany wyłącznie na jej dysku/serwerze w formacie PDF (nie będzie już drukowany), natomiast egzemplarz przeznaczony dla kontrahenta będzie nadal drukowany i wysyłany do niego w formie papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do nich. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej oraz umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych.
Faktury będą przechowywane przez spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z tych faktur. Spółka gromadzi umowy handlowe, zamówienia od kontrahentów, dokumenty magazynowe itp., które potwierdzają związek pomiędzy wystawianymi fakturami a zrealizowanymi transakcjami. Czy planowany sposób archiwizacji faktur spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur?
– pyta czytelnik.
Tak. Planowany przez spółkę sposób archiwizacji faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze spółki bez ich drukowania, spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT.