Firma może dowolnie organizować archiwizację faktur

Przepisy nie sprzeciwiają się wyłącznie elektronicznemu przechowywaniu dokumentów sprzedaży wysyłanych do klientów w formie papierowej, jeśli wystawca zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Publikacja: 16.08.2017 06:00

Firma może dowolnie organizować archiwizację faktur

Foto: Fotolia.com

Spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) w toku prowadzonej działalności wystawia faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących (dalej określane łącznie jako faktury). Wszystkie ww. faktury są wystawiane przy użyciu informatycznego systemu finansowo-księgowego w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden przekazywany jest nabywcy towarów/usług, a drugi zostaje w dokumentacji spółki. Oba egzemplarze faktur są drukowane (mają formę papierową).

Z uwagi na dużą liczbę wystawianych faktur spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić nowy model ich archiwizacji. Wszystkie faktury będą generowane w formie elektronicznej przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego, a następnie zapisywane na dysku/serwerze spółki w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych w nich zawartych za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania lub edytorów tekstu. System księgowy zawiera pełną historię wystawionych w nim faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła daną fakturę (przy czym do wystawiania faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego posiadający dostęp do systemu). Zgodnie z planowanym modelem archiwizacji faktur, egzemplarz faktury przeznaczony dla spółki będzie przechowywany wyłącznie na jej dysku/serwerze w formacie PDF (nie będzie już drukowany), natomiast egzemplarz przeznaczony dla kontrahenta będzie nadal drukowany i wysyłany do niego w formie papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do nich. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej oraz umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych.

Faktury będą przechowywane przez spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z tych faktur. Spółka gromadzi umowy handlowe, zamówienia od kontrahentów, dokumenty magazynowe itp., które potwierdzają związek pomiędzy wystawianymi fakturami a zrealizowanymi transakcjami. Czy planowany sposób archiwizacji faktur spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur?

– pyta czytelnik.

Tak. Planowany przez spółkę sposób archiwizacji faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze spółki bez ich drukowania, spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT.

Po egzemplarzu dla każdej ze stron

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji sprzedawca.

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT). Z kolei faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Definicja faktury obejmuje zatem zarówno dokumenty wystawione w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, pod warunkiem, że zawierają one wszystkie obligatoryjne elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT (w przypadku faktur korygujących oraz duplikatów faktur również dodatkowe elementy wymienione odpowiednio w art. 106j oraz 106l ustawy o VAT).

Uwaga!

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik – sprzedawca lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). W planowanym modelu archiwizacji faktur spółka ma jedynie przechowywać faktury w formie elektronicznej, a nie przesyłać je w tej formie.

Wymogi ustawowe

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT (art. 112 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kilka ważnych pojęć...

Art. 112a ustawy o VAT nie definiuje takich pojęć jak autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Należy zatem posłużyć się definicjami przedmiotowych pojęć zawartymi w art. 106m ustawy o VAT.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Integralność treści faktury to pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać(art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

... sprecyzowanych w interpretacjach

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „kontrole biznesowe" oraz „wiarygodna ścieżka audytu". Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 29 lipca 2016 r. (IPPP3/4512-497/16-3/RD) „(...) Pojęcie »kontrole biznesowe« użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie »wiarygodna ścieżka audytu«, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. (...)".

Jako kontrole biznesowe firma może więc wykorzystać działania i procedury, które mają na celu zapewnienie zbieżności wystawianych przez nią faktur z rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi (tj. ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu).

Nie ma przeszkód, ale trzeba spełnić warunki

Przepisy ustawy o VAT nie sprzeciwiają się zatem elektronicznej archiwizacji faktur wysyłanych do klientów w formie papierowej, o ile spełnione zostaną ustawowo określone warunki, w tym w szczególności:

- podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawianych przez niego faktur od momentu wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych,

- faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

- podatnik będzie miał możliwość zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (przy czym w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W planowanym przez spółkę modelu archiwizacji faktur spełnione będą wszystkie warunki określone w ustawie o VAT. Sposób archiwizacji faktur, polegający na ich wystawianiu w formacie elektronicznym i wysyłaniu do kontrahenta w formie papierowej, a przechowywaniu egzemplarza przeznaczonego dla spółki jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez ich drukowania, jest więc prawidłowy.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2017 r., 0112 -KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa; interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 17 grudnia 2015 r., IPPP2/4512-1107/15-2/BH; interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 marca 2015 r., ITPP3/443-731/14/MD).

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1221 ze zm.)

Organ musi mieć zapewniony dostęp do danych

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT).

Przepisu art. 112a ust. 2 ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) w toku prowadzonej działalności wystawia faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących (dalej określane łącznie jako faktury). Wszystkie ww. faktury są wystawiane przy użyciu informatycznego systemu finansowo-księgowego w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden przekazywany jest nabywcy towarów/usług, a drugi zostaje w dokumentacji spółki. Oba egzemplarze faktur są drukowane (mają formę papierową).

Z uwagi na dużą liczbę wystawianych faktur spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić nowy model ich archiwizacji. Wszystkie faktury będą generowane w formie elektronicznej przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego, a następnie zapisywane na dysku/serwerze spółki w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych w nich zawartych za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania lub edytorów tekstu. System księgowy zawiera pełną historię wystawionych w nim faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła daną fakturę (przy czym do wystawiania faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego posiadający dostęp do systemu). Zgodnie z planowanym modelem archiwizacji faktur, egzemplarz faktury przeznaczony dla spółki będzie przechowywany wyłącznie na jej dysku/serwerze w formacie PDF (nie będzie już drukowany), natomiast egzemplarz przeznaczony dla kontrahenta będzie nadal drukowany i wysyłany do niego w formie papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do nich. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej oraz umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych.

Pozostało 83% artykułu
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe