W przedstawionym stanie faktycznym za palety pobierane są kaucje, a więc ma miejsce drugi z tych przypadków.
Kiedy potrzebna jest faktura
Kaucje nie powinny być dokumentowane fakturami. Faktury wystawia się tylko w przypadku niezwrócenia palet w umówionym terminie (> patrz scenariusz 1), a jeżeli termin zwrotu nie został w umowie określony – w terminie 60. dni od dnia wydania palet (> patrz scenariusz 2).
Co istotne, faktury te nie powinny być fakturami dokumentującymi dostawę palet, lecz fakturami korygującymi podwyższającymi podstawę opodatkowania dostaw towarów wydanych na paletach. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 8 października 2014 r. (IPPP2/443-693/14-2/AO): „przepisy dotyczące podstawy opodatkowania wskazują, że w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania, podstawę opodatkowania podwyższa się o wartość tego opakowania. Podwyższenie takie powinno być udokumentowane fakturą korygującą (wystawioną do faktury dokumentującej dostawę towaru dostarczanego w danym opakowaniu zwrotnym)".
W przypadku wystawienia takich faktur korygujących powinna zostać proporcjonalnie podwyższona podstawa opodatkowania wszystkich towarów wydanych na niezwróconych paletach lub – co jest jednak rozwiązaniem mniej prawidłowym – wartość palet powinna zostać wykazana w odrębnej (dodawanej fakturą korygującą) pozycji.
Stawka taka jak za wydane produkty
Niezależnie od wybranego sposobu wystawienia faktury korygującej, wartość palet opodatkowana jest zawsze według stawki VAT, którą są opodatkowane wydane na nich towary.
Dotyczy to również sytuacji, gdy towary wydane na paletach opodatkowane są różnymi stawkami VAT. Odpowiednie zastosowanie ma w takich przypadkach interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 listopada 2014 r. (ITPP1/443-1026/14/AJ), w której czytamy, że „w przypadku, gdy przedmiotem jednej dostawy są towary opodatkowane różnymi stawkami (gdy na jednej fakturze są wyszczególnione towary opodatkowane różnymi stawkami podatku np. 5 proc., 8 proc. i 23 proc.), wówczas koszty transportu – kuriera, należy przyporządkować proporcjonalnie do podstawy opodatkowania poszczególnych towarów opodatkowanych różnymi stawkami i do kosztów tych zastosować taką samą stawkę jak dla towarów, z którymi są związane. Skoro więc w przedmiotowej sprawie ww. koszty przesyłki nie stanowią samodzielnej usługi, lecz są elementem podstawowej czynności jaką jest sprzedaż towarów, zatem co do zasady nie powinny być wykazywane w odrębnej pozycji faktury dokumentującej sprzedaż towarów. W takiej bowiem sytuacji koszty te należałoby uznać za odrębny przedmiot sprzedaży".