Podatnicy VAT prowadzący działalność handlową na terytorium RP, ewidencjonujący sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących, po spełnieniu dodatkowych warunków mogą uzyskać uprawnienie do prowadzenia sprzedaży towarów w systemie Tax Free. Istotą systemu jest zapewnienie osobom fizycznym niemającym stałego miejsca zamieszkania na terytorium UE (tzw.: „podróżnym") prawa do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium kraju, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione poza terytorium UE w bagażu osobistym nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym miał miejsce zakup. System ten dotyczy wyłącznie sprzedaży detalicznej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Aby nabywca mógł skorzystać z takiego zwrotu, musi zrobić zakupy za minimum 300 zł (przed 1 czerwca 2016 r. limit wynosił 200 zł). Dodatkowo nabywca powinien posiadać dokumenty pochodzące od sprzedawcy, na których urząd celny potwierdza wywóz towarów.
Podatek zwraca podróżnemu sprzedawca lub podmiot, którego przedmiotem działalności jest dokonywanie takiego zwrotu i z którym sprzedawca ma zawartą umowę. Aby sprzedawca samodzielnie mógł realizować zwrot, jego obroty za poprzedni rok podatkowy muszą wynieść min. 400 000 zł, a sam zwrot powinien dotyczyć wyłącznie towarów nabytych przez podróżnego u tego sprzedawcy. Zwrot podatku podróżnym może mieć formę wypłaty gotówkowej lub polecenia przelewu, czeku rozrachunkowego bądź karty płatniczej.
Formalności
Niezależnie od tego, kto realizuje zwrot, zastosowanie procedury Tax Free wiąże się z koniecznością wypełnienia przez przedsiębiorców następujących formalności:
1) poinformowania naczelnika urzędu skarbowego na piśmie, że są sprzedawcami;
2) zapewnienia podróżnym pisemnej informacji o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim;