Współczesne systemy prawno-gospodarcze charakteryzują się autonomią prawa bilansowego i prawa podatkowego. W Polsce podstawowym źródłem prawa bilansowego, będącego ogółem norm prawnych regulujących podstawowe zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarcze, jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zadaniem rachunkowości jest dostarczanie wiarygodnych informacji różnym odbiorcom zewnętrznym i wewnętrznym poprzez wierne i rzetelne opisywanie rzeczywistości gospodarczej, w tym również opisywanie podatkowych skutków zaistniałych zdarzeń. Tym samym, system rachunkowości jest podstawowym systemem informacyjnym pozwalającym w szerokim zakresie zaspokajać wymagania podatkowe. Fakt ten został podkreślony w przepisach prawa, gdyż – zgodnie z zapisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – księgi rachunkowe zostały uznane za księgi podatkowe.
W konsekwencji uznaje się, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone również dla celów podatkowych, czyli w celu terminowego i prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego w wysokości przewidzianej przez przepisy prawa podatkowego. Zasada ta ma swoje odzwierciedlenie również w prawie bilansowym, gdyż ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki gospodarcze do prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, w sposób umożliwiający m.in. terminowe sporządzenie deklaracji podatkowych (art. 24 uor). W konsekwencji, księgi te muszą sprostać zarówno wymaganiom stawianym przez prawo bilansowe, jak i prawo podatkowe.
Informacje dla firmy i dla organów
Ujmowane w księgach rachunkowych informacje dotyczące rozliczeń podatkowych muszą być dostępne zarówno dla jednostki prowadzącej te księgi, jak i dla organów skarbowych kontrolujących prawidłowość rozliczeń podatkowych. Jednostki gospodarcze zmuszone są tym samym do prowadzenia dodatkowej, rozbudowanej ewidencji szczegółowej, która uwzględniałaby potrzeby informacyjne organów skarbowych. Taka ewidencja może być prowadzona wraz z księgami rachunkowymi (stanowiąc ich integralną część, jak np. rejestry prowadzone dla podatku od towarów i usług), bądź samoistnie, niezależnie od zapisów księgowych (np. ewidencja przebiegu pojazdu).
Poprzez plan kont i kartoteki
Najczęściej spotykaną formą przystosowania ksiąg rachunkowych do potrzeb podatkowych jest rozbudowa planu kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych oraz prowadzenie odrębnych kartotek uszczegóławiających informacje podatkowe (np. rejestry tworzone dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług). Należy przy tym pamiętać, że zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym sposób powiązania księgi głównej z księgami pomocniczymi) powinny być ujęte w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Oznacza to, że w systemach informatycznych rachunkowości należy zaprojektować bazy danych, służące nie tylko do sporządzania okresowej obligatoryjnej sprawozdawczości finansowej, ale także do określania obciążeń podatkowych i w konsekwencji rozrachunków publicznoprawnych.
Alokacja podatku
Charakterystyczną cechą podatku od towarów i usług jest obciążenie nim wartości dodanej, czyli przyrostu wartości w każdej fazie produkcji i wymiany. Podatek ten jest pobierany w każdej fazie cyklu wytwórczego danego towaru lub usługi, a jego wartość jest wliczana do ceny sprzedaży. Co do zasady, faktyczny ciężar tego podatku ponosi kupujący i z tego względu VAT zaliczany jest do podatków pośrednich.