Jak zaksięgować wydatek na transport materiałów

- Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzi warsztat stolarski (produkuje meble). W czerwcu 2017 r. nabył od firmy X klej stolarski. Nabyty klej jest dla przedsiębiorcy materiałem pomocniczym. Transport kleju zlecili przewoźnikowi, który zrobił to 21 czerwca 2017 r., wystawiając tego dnia fakturę nr 21/06/2017 r. na kwotę 369 zł, w tym VAT: 69 zł. Przedsiębiorca zapłacił za usługę transportu kleju przelewem na rachunek bankowy przewoźnika. Podatek naliczony wynikający z faktury potwierdzającej nabycie usługi transportu kleju zostanie odliczony w całości przez przedsiębiorcę w deklaracji VAT-7 za czerwiec 2017 r. W jakiej kolumnie prowadzonej przez przedsiębiorcę (metodą kasową) podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy ująć koszty transportu kleju? Czy właściwa będzie tu kolumna 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są jego kosztem uzyskania przychodu),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

Rzeczpospolita

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatek na zakup usługi transportu kleju (udokumentowany fakturami) w prowadzonej przez czytelnika działalności będzie dla niego kosztem uzyskania przychodów, w cenie nabycia netto, tj. bez naliczonego VAT >patrz ramka.

Przelewem na rachunek bankowy

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej została zrealizowana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 1 ustawy o PIT), jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł. Z opisu stanu faktycznego przedstawionego w pytaniu wynika, że za fakturę potwierdzają nabycie usług transportu kleju przedsiębiorca zapłacił przelewem na rachunek bankowy przewoźnika. Poza tym kwota z faktury jest niższa niż ww. limit, a zatem ograniczenia wynikające z art. 22p ustawy o PIT go nie dotyczą.

W dacie poniesienia

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem wydatki ponoszone na zakup usług transportu nabytego kleju powinien potrącić w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury przez przewoźnika.

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Na podstawie faktury od przewoźnika

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Otrzymana od przewoźnika faktura potwierdzająca nabycie usługi transportu kleju jest zatem dla czytelnika podstawą do ujęcia poniesionych wydatków jako koszty uzyskania przychodów.

Wątpliwości czytelnika dotyczą tego, w jakiej kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinien ująć koszty transportu kleju, który stanowi dla niego materiał pomocniczy. Chodzi w szczególności o to, czy należy je ująć w kolumnie 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości (zob. § 3 pkt 1 lit. c rozporządzenia).

Objaśnienia

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 11 podatkowej księgi jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Zakup usług transportu kleju udokumentowany fakturą z 21 czerwca 2017 r., nr 21/06/2017 na kwotę netto 300 zł zależy zatem ująć w kolumnie 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.